6 Lập báo cáo kỹ thuật, khảo sát, TKKT-DT
công trình nhà liền kế Hóc Môn
2010 7 Tư vấn khảo sát, thiết kế bản vẽ, kỹ thuật thi
công công trình cà phê Trung Nguyên.
700 2010
8 Lập báo cáo đầu tư, thiết kế kỹ thuật-dự thầu khu văn hóa thể thao bắc Quận 8.
2010
(Nguồn:Phòngkế hoạch thiết kế kỹ thuật)
- Qua bảng trên ta thấy các dự án và dịch vụ tư vấn khảo sát, giám sát mà Công ty ký kết ngày càng tăng là do nhu cầu tư vấn tăng cao, các nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào việt nam, các chính sách liên quan đến xây dựng kết cấu hạ tầng để phục vụ cho công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và các chính sách liên quan đến phát triển nhà ở cho khu tái định cư…Đã giúp Công ty gia tăng liên tục số lượng hợp đồng ký kết, tăng doanh thu đóng góp đáng kể vào lợi nhuận của Công ty.
- Với uy tín và năng lực của mình Công ty ngày càng có nhiều công trình có quy mô ngày càng lớn.
- Để có được sự thành công như ngày hôm nay Công ty đã áp dụng một phương pháp làm việc rất phổ biến trong việc kinh doanh dịch vụ tư vấn như các tổ chức tư vấn quốc tế thường áp dụng. Đó là, sau khi tìm kiếm được khách hàng có nhu cầu tư vấn và nghiên cứu kỹ bản điều khoản giao việc, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng, thu thập các thông tin cơ bản, bối cảnh thực hiện hợp đồng một cách đầy đủ. Tiếp theo cán bộ thực hiện hoạt động phải nghiên cứu và hiểu rõ nội dung công việc do khách hàng yêu cầu thực hiện. Việc xây dựng kế hoạch công việc và triển khai thực hiện quá trình tư vấn là bước tiếp theo sau khi hiểu rõ các yêu cầu trong hợp đồng. Công việc tiếp theo là báo cáo, trình bày kết quả và đánh giá hiệu quả thực hiện. Sau mỗi hợp đồng thực hiện hoạt động tư vấn, Công ty luôn lấy ý kiến phản hồi từ phía khách hàng về mức độ thoả mãn nhu cầu, về quy trình, thái độ làm việc của cán bộ tư vấn của Công ty…Làm cơ sở để Công ty rút kinh nghiệm hoàn thiện và nâng cao chất lượng các hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn của mình. Quá trình thực hiện công việc hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn tại Công ty đang tiến hành bao gồm:
+ Tìm kiếm khách hàng.
+ Hình thành và ký kết hợp đồng.
+ Tìm hiểu dự án và hợp đồng.
+ Lập kế hoạch hành động.
+ Tiến hành thương lượng và thực hiện quá trình tư vấn.
+ Báo cáo kết quả và đánh giá.
+ Thanh lý hợp đồng.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động trên kinh nghiệm và các mối quan hệ. Điều này là cần thiết nhưng chưa đủ để các doanh nghiệp có thể phát triển hoạt động kinh doanh của mình, nhất là đối với doanh nghiệp nước ngoài. Thông tin trở thành một yếu tố quan trọng trong kinh doanh, việc sở hữu thông tin hay việc thiếu thông tin thị trường, những đổi thay của môi trường kinh doanh có thể là nguyên nhân cơ bản của thành công hay thất bại của một doanh nghiệp khi tung ra sản phẩm trên thị trường hoặc đầu tư vào một thị trường mới hay một lĩnh vực mới. Do đó, nhu cầu của các tổ chức tư vấn là rất lớn đặc biệt là các thị trường quốc tế nơi mà các doanh nghiệp trong nước còn ít nhiều bỡ ngỡ. Vì vậy, các hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn như lập báo cáo tiền khả thi và khả thi của dự án, lập hồ sơ dự án xin cấp phép đầu tư, tư vấn chuyển giao công nghệ kỹ thuật… là rất phù hợp với nhu cầu thị trường hiện nay và trong tương lai. Tuy nhiên, hoạt động trong môi trường cạnh tranh, nhu cầu lớn nhưng còn ở dạng tiềm ẩn, để giành được hợp đồng, Công ty đã duy trì những nỗ lực mời chào một cách liên tục và thường xuyên về khả năng của mình nhằm giúp đỡ cho khách hàng có nhu cầu tìm hiểu và tin tưởng vào Công ty được thể hiện thông qua các cách tiếp thị quảng cáo, các mối tiếp xúc với khách hàng cũ, đại diện một số Công ty tư vấn các nhà tư vấn, các chuyên gia đầu ngành có tham gia liên doanh, liên kết thực hiện dự án, liên kết các bạn hàng thường xuyên liên hệ trực tiếp với Công ty thông qua fax, email, điện thoại. Đối với khách hàng truyền thống, sau khi nhận được thông tin, Công ty xem xét và phản hồi lại cho khách hàng sớm nhất, ngoài ra Công ty còn chủ động tìm kiếm khách hàng như tham gia dự thầu về tư vấn, soạn thảo bản đề xuất về kỹ thuật tài chính và gửi cho khách hàng, cung cấp những thông tin cho khách hàng truyền thống giới thiệu hoặc thông qua các thông tin về dịch vụ tư vấn mà Công ty đã quảng bá được thương hiệu của mình.Với hình thức quảng cáo với một chi phí hợp lý đã đem
lại hiệu quả không nhỏ cho hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn của Công ty trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp xúc với Công ty.
2.2.2.2. Hình thành và ký kết hợp đồng
Để tiến hành một hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn cho những dự án có quy mô lớn và phức tạp thì trước hết phải có sự đồng ý và phê duyệt của Công ty. Tiếp theo, cán bộ tư vấn của Công ty có các cuộc tiếp xúc ban đầu với khách hàng, thảo luận về việc khách hàng muốn gì và cán bộ tư vấn có thể giúp khách hàng như thế nào, chuẩn đoán sơ bộ vấn đề, kế hoạch vụ việc tư vấn, kiến nghị vụ việc tư vấn với khách hàng, dự kiến những mục tiêu cụ thể cần đàm phán (giá cả cao nhất hoặc thấp nhất, vấn đề thanh toán, bảo hành…).Theo kinh nghiệm của cán bộ tư vấn của Công ty thì đây là giai đoạn làm nền tảng cho mọi sự việc tiếp theo, thiết lập mối quan hệ giữa cán bộ tư vấn của Công ty và khách hàng. Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng tư vấn, Công ty luôn cố gắng bám sát mục tiêu đã định trong chiến lược và kế hoạch đàm phán. Sau khi đàm phán thành công, hợp đồng kinh doanh dịch vụ tư vấn được Công ty soạn thảo theo đúng quy định của Pháp luật về hợp đồng kinh tế do các bên đương sự tiến hành. Sau đó bản y sao hợp đồng được mỗi bên giữa một bản và ký nháy vào bản dự thảo hợp đồng, thể hiện sự thống nhất giữa các bên. Khi giám đốc thông qua và phê chuẩn, hợp đồng sẽ chính thức được thực hiện, cán bộ tư vấn triển khai dịch vụ.
Một trong những điểm quan trọng nhất trong hợp đồng mà Công ty đã thực hiện trong thời gian qua là yêu cầu, quy mô, phạm vi công việc và thời gian giao, nhận việc. Đây là vấn đề hay xảy ra bất đồng trong đàm phán và cả trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn của Công ty với khách hàng, tại điều khoản này Công ty với khách hàng đưa ra những thoả thuận chung, chi tiết về phần công việc mà Công ty và khách hàng phải thực hiện.
Các đầu vào của khách hàng là những thông tin, nhân lực, phương tiện…do khách hàng cung cấp.
Đầu vào của Công ty là những phương tiện, trang thiết bị, nhân lực… mà Công ty dự kiến sử dụng để thực hiện hợp đồng.
Sản phẩm của hợp đồng đó là các bản báo cáo, các bản vẽ, các kiến nghị…mà khách hàng đòi hỏi ở Công ty.
Có thể nói, vấn đề xác định giá tư vấn là một trong những vấn đề quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc đàm phán, ký kết hợp đồng.
Trong suốt bốn năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ tư vấn, Công ty thường tính toán thù lao trên các cơ sở sau:
- Tính theo tỉ lệ % vốn đầu tư của dự án, tuỳ vào quy mô và tính phức tạp của dự án mà tỷ lệ thù lao tư vấn trong khoảng 4,5% đến 12 % vốn đầu tư của dự án.
- Tính theo thời gian làm việc của tư vấn: Thường áp dụng cho các dịch vụ tư vấn mà Công ty thực hiện nhưng không có trong đơn giá Nhà Nước quy định và các công việc điều tra thu thập số liệu, xin ý kiến góp ý là hợp đồng được thanh toán theo thời gian thực tế mà các nhà tư vấn đã sử dụng vào công việc. tỷ lệ % theo thời gian gồm:
+ Lương cơ bản: 40%.
+ Các khoản chi xã hội: 8%.
+ Phí Công ty lãi: 8%.
+ Phí quản lý: 44%.
+ Tổng chi phí: 100%.
+ Dự phòng: khoảng 10% tổng chi phí.
- Tính theo giá trọn gói: Là việc Công ty đàm phán với bên nhận tư vấn đi đến với một giá cố định cho một dịch vụ tư vấn nào đó, thường áp
dụng cho khách hàng là các cá nhân, các Công ty tư nhân, Công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Tính theo thực chi cộng phí cố định: Thường áp dụng với các dịch vụ tư vấn như xin giấy phép đầu tư, hoặc các công việc mà không thể tính toán được như (chi phí đi lại, ăn ở, thu thập thông tin…). Lệ phí cố định (bằng 15% đến 20% khoản thực chi như phí quản lý…).
2.2.2.3. Tìm hiểu dự án và hợp đồng
- Tìm hiểu về dự án và hợp đồng Công ty tiến hành các hoạt động sau.
+ Tìm hiểu sự việc thông qua các tài liệu, thông tin mà khách hàng đã cung cấp cũng như những thông tin mà mình đã thu thập được.
+ Phải xác định được các sự kiện cần thiết từ đó lập kế hoạch thu thập các thông tin cơ bản như mục tiêu, nội dung, nguồn vốn, bối cảnh và thực trạng của vụ việc, trước khi tiến hành nghiên cứu chi tiết yêu cầu của khách hàng.
+ Phân tích tổng hợp lại sự việc như biên tập thông tin, phân tích số liệu.
+ Khảo sát chi tiết vấn đề.
- Kết quả của quá trình này được Công ty tổng hợp lại và cho kết luận làm thế nào để hướng công việc sao cho giải quyết được vấn đề thực tế và đạt được các lợi ích mong muốn.
2.2.2.4. Lập kế hoạch hành động
- Là tìm kiếm ý tưởng cho các giải pháp có thể, xây dựng, phát triển các giải pháp, đánh giá các giải pháp có thể thay thế cho nhau và trình bày các kiến nghị với khách hàng để quyết định. Tiếp đó, lập kế hoạch chi tiết bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Tóm tắt bối cảnh dự án hợp đồng.
+ Phạm vi công việc cần thực hiện.
+ Yêu cầu các đầu vào
+ Thời gian thực hiện và giao nộp sản phẩm tư vấn.
- Tư đó, Công ty xác định nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, các mối quan hệ và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Sự thành công trong hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn của Công ty chủ yếu phụ thuộc vào các yếu tố như kế hoạch hành động, nguồn nhân lực đầu vào. Yếu tố quyết định nhất là phải xác định được các công việc cần thực hiện và tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp.
2.2.2.5. Tiến hành thương lượng và thực hiện quá trình tư vấn
- Theo sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được mô tả ở phần 2.1.3 của chương II, cơ cấu tổ chức của Công ty tương đối đơn giản, do vậy việc chỉ đạo và điều hành các hoạt động đều được thực hiện trực tiếp từ Tổng Giám đốc của Công ty. Thông thường, thông tin, mệnh lệnh được đưa ra từ Tổng Giám đốc tới các Giám đốc, Trưởng phòng và các bộ phận sẽ thực hiện mệnh lệnh này và tuỳ vào từng chuyên môn và chức năng của từng vị trí. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp do số lượng cán bộ của Công ty không nhiều, mệnh lệnh chỉ đạo cũng có thể được truyền trực tiếp từ Giám đốc đến từng nhân viên. Tất cả các sản phẩm tư vấn trước khi giao cho khách hàng đều được Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc kiểm tra, kiểm duyệt đầy đủ, và chỉ có lãnh đạo Công ty mới có quyền được gửi báo cáo sản phẩm cho khách hàng. Trường hợp sản phẩm được thực hiện bởi hai thứ tiếng, chủ yếu là tiếng Việt và tiếng Anh hoặc tiếng Hàn, sự phối hợp với cán bộ phiên dịch dịch với tất cả các bộ phận khác là hết sức cần thiết. Cán bộ phiên dịch thường là các cộng tác viên phải phối hợp với các cán bộ thực hiện để đảm bảo dịch đúng và đầy đủ nội dung công việc. Bên cạnh đó phải có kế hoạch cho việc đào tạo và phát triển nhân viên của khách hàng theo yêu cầu của hoạt động kinh
doanh dịch vụ tư vấn có hiệu quả hơn. Nếu trong thực tiễn thực hiện tư vấn cho khách hàng xuất hiện phát sinh ngoài ý muốn, phải có sự chuẩn bị để đưa ra những thay đổi phương pháp làm việc cho phù hợp với tình hình thực tế. Khi đó, Công ty phải chú ý công tác duy trì, giám sát và kiểm tra hoạt động mới đó.
- Sau khi thực hiện quá trình tư vấn Công ty phải lập các loại báo cáo sau:
+ Báo cáo khởi đầu: cho thấy các hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn được triển khai theo kế hoạch.
+ Báo cáo tiến độ: được viết ngắn gọn, thông báo tiến triển cho khách hàng về công việc, các thay đổi đã thay đổi hoặc dự kiến (nếu có). Điểm qua các vấn đề về hành chính và kỹ thuật, xác định được những sự kiện phát sinh được viết theo tuần, tháng…tuỳ vào quy mô công việc kinh doanh dịch vụ tư vấn.
+ Báo cáo trung gian: Nếu vụ việc kinh doanh dịch vụ tư vấn chia làm nhiều giai đoạn thì báo cáo trung gian là một dạng báo cáo cuối cùng, bao quát đủ mọi phương diện và rút ra những kết luận và các kiến nghị thích hợp cho giai đoạn sau.
+ Dự thảo báo cáo cuối cùng: là cơ sở cho việc hoàn thiện kinh doanh dịch vụ tư vấn. Tại đây Công ty có thể ghi nhận những đóng góp của khách hàng, của các nhà tài trợ…giải thích cho việc có thể hoặc không thể chấp nhận những thay đổi của khách hàng.
2.2.4. Báo cáo kết quả, đánh giá và thanh lý hợp đồng, bao gồm các hoạt động sau
- Báo cáo cuối cùng được cán bộ tư vấn của Công ty đệ trình và thông qua.
- Giải quyết các cam kết.
- Lập và đàm phán các kế hoạch tiếp tục về sau. - Nghiệm thu, chấm dứt và thanh lý hợp đồng.
- Kết thúc mỗi một hợp đồng kinh doanh dịch vụ tư vấn Công ty sẽ tổ chức một cuộc họp để đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm cho những hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn sau. Cán bộ tư vấn và khách hàng cùng nhau điểm lại tiến trình công việc từ đầu đến khi hoàn thành bản báo cáo cuối cùng nêu ra những thành tích, kiến nghị của khách hàng. Đồng thời, thống nhất đánh giá về dịch vụ tư vấn mà Công ty đã cung cấp thông qua các tiêu chí đánh giá mà khách hàng thường sử dụng sau:
+ Hoàn thành nhiệm vụ.
+ Bám sát điều khoản giao việc.
+ Những phần có tính chất sáng tạo.
+ Tính khả thi của những kiến nghị.
+ Mức độ tiếp thu các ý kiến đóng góp.
- Cuối cùng Công ty phải tiến hành lập báo cáo kết quả quá trình thực hiện kinh doanh dịch vụ tư vấn, tổng hợp lại những thay đổi hoặc điều chỉnh được coi là hợp lý và chấp nhận được. Công ty hoàn thành bản báo cáo này,