Về vai trũ của thụng tin trong cụng tỏc lập KH núi chung và KH thi cụng núi riờng đó được nờu ở cỏc phần trờn. Ở đõy chỳng ta chỉ đi vào cỏc giải phỏp nhằm khắc phục cỏc nhược điểm của cụng tỏc thụng tin nhằm gúp phần hoàn thiện cụng tỏc lập KH thi cụng.
Phần trờn chỳng ta đó nờu những nhược điểm của cụng tỏc thụng tin trong lập kế hoạch thi cụng. Ở đõy chỳng ta sẽ đưa ra cỏc giải phỏp nhằm khắc phục cỏc hạn chế đú. Việc khắc phục hạn chế này khụng chỉ cú tỏc dụng đến cụng tỏc lập KH thi cụng mà cỏc phương phỏp này cũng cú tỏc dụng rất lớn đến cụng tỏc thụng tin trong lập KH thi cụng núi riờng.
Cỏc giải phỏp đưa ra nhằm hoàn thiện cụng tỏc thụng tin theo hướng : cung cấp thụng tin một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời với chi phớ thấp nhất cú thể. Một số giải phỏp được đưa ra như sau:
Thiết kế lại đường đi của thụng tin. Việc thiết kế lại đường đi của thụng tin giỳp tăng hiệu quả cụng tỏc cung cấp thụng tin và tăng mối liờn hệ giữa cỏc phũng ban trong cụng tỏc lập KH thi cụng. Đường đi mới của thụng tin được thiết kế như sau :
cụng ty Quyết Tiến sau khi hoàn thiện
Trong sơ đồ mới này cỏc thụng tin vẫn được tập hợp tại phũng dự ỏn thiết kế tuy nhiờn mối liờn hệ cũng được thiết lập với giữa phũng kế hoạch kĩ thuật và cỏc phũng ban khỏc trong cụng ty. Cỏc mũi tờn mới được thiết kế cú tớnh hai chiều biểu thị mối liờn hệ giữa cỏc phũng ban đú. Khi cú cỏc thụng tin mới cần cập nhật cỏc phũng ban liờn quan khụng chỉ thụng bỏo cho phũng dự ỏn thiết kế như trước mà thụng bỏo trực tiếp cho phũng KHKT. Ngược lại khi cần cỏc thụng tin thờm cho cụng tỏc lập KH thi cụng thay vỡ thụng qua phũng dự ỏn thiết kế phũng kế hoạch kĩ thuật cú thể yờu cầu trực tiếp cỏc phũng ban khỏc cung cấp thụng tin cho mỡnh do đú cỏc thụng tin được cung cấp nhanh hơn đảm bảo tớnh cập nhật của thụng tin cho quỏ trỡnh ra quyết định.
Thiết kế cỏc kờnh thụng tin mới: Hiện nay cỏc thụng tin nội bộ và thụng tin về gúi thầu được cung cấp khỏ đầy đủ nhưng nguồn thụng tin bờn ngoài đặc biệt là cỏc thụng tin về thị trường xõy dựng và thụng tin về thị trường vật liệu xõy dựng chưa được coi trọng. Cỏc thụng tin này ảnh hưởng rất lớn đến chi phớ và hiệu quả cụng tỏc thi cụng. Giải phỏp được đưa ra là thiết lập cỏc kờnh thụng tin về thị trường, cỏc
Chủ đầu tư P.TC- KT P.Thiết Bị P.Vật Tư P.TC- HC Ban GĐ Phũng dự ỏn thiết kế Phũng kế hoạch kĩ thuật TT khỏc Đối thủ CT
thụng tin về giỏ NVL một cỏch cụ thể và cú dự bỏo chứ khụng chỉ căn cứ vào giỏ hiện tại như hiện nay.
Một kờnh thụng tin quan trọng khỏc là thụng tin về ngành xõy dựng. Tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của cỏc cụng ty trong ngành. Với thụng tin này cú thể được cung cấp tại rất nhiều nguồn như thống kờ ngành, cỏc tổ chức xếp hạng doanh nghiệp. Đõy cũng là cỏc thụng tin mà cụng ty cần quan tõm trong quỏ trỡnh lập KH thi cụng.
Cỏc thụng tin bờn ngoài là cỏc thụng tin rất khú tỡm hiểu và việc tỡm hiểu cỏc thụng tin chưa chắc đó là cỏc thụng tin chớnh xỏc nờn muốn nõng cao hiệu quả cụng tỏc này một vấn đề quan trọng là đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Tiếp theo là cỏc biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc dự bỏo:
Kế hoạch thi cụng là chương trỡnh hoạt động trong tương lai do đú nú được xõy dựng dựa trờn cỏc thụng tin dự bỏo. Tuy nhiờn hiện nay cụng tỏc này chưa đạt được hiệu quả cao do đú cỏc thụng tin dự bỏo hầu hết là thiếu và khụng chớnh xỏc đõy cũng là nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng điều chỉnh kế hoạch nhiều như hiện nay.
Biện phỏp đầu tiờn để khắc phục tỡnh trạng này là nguồn nhõn lực. Đõy là nhõn tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả cụng tỏc này tại cụng ty. Muốn cụng tỏc dự bỏo cú hiệu quả đầu tiờn cần đào tạo cỏn bộ làm cụng tỏc dự bỏo cỏc nghiệp vụ về cụng tỏc này như cỏc phương phỏp dự bỏo, cỏc phần mềm dựng cho cụng tỏc này, phương phỏp khai thỏc thụng tin….
Biện phỏp thứ hai là đầu tư mỏy múc trang thiết bị dựng cho cụng tỏc dự bỏo. Mỏy múc trang thiết bị cú vai trũ lớn quyết định hiệu quả cụng tỏc này đặc biệt là trong thời đại cụng nghệ thụng tin hiện nay. Cụng ty hiện nay đó cú hệ thụng mỏy tớnh được kết nối mạng internet đõy là một tiền đề quan trọng giỳp nõng cao hiệu quả cụng tỏc này tuy nhiờn cỏc phần mềm dựng cho cụng tỏc dự bỏo chưa được cụng ty coi trọng. Việc ứng dụng cỏc phần mềm dự bỏo như Clementine hay forecast master sẽ giỳp nõng cao hiệu quả và chất lượng cụng tỏc dự bỏo.
Nguồn thụng tin dựng cho cụng tỏc dự bỏo cần được coi trọng hơn nữa. Cỏc nguồn thụng tin này cú rất nhiều nhưng cụng tỏc tập hợp phõn tớch thụng tin cần cú những cải tiến về mặt qui mụ và chất lượng cỏc thụng tin được tập hợp hay phõn tớch.
Áp dụng cỏc phương phỏp dự bỏo định lượng. Hiện nay cỏc dự bỏo của cụng ty hầu hết mang tớnh định tỡnh như dự bỏo hiện trường thi cụng theo mựa để xỏc định thời gian thi cụng cỏc hạng mục cho thuận lợi…Mỗi thụng tin cần cú một phương phỏp dự bỏo khỏc nhau phự hợp với đặc điểm thụng tin đú. Ở đõy đưa ra phương phỏp dự bỏo thụng tin giỏ nguyờn vật liệu xõy dựng một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phớ cụng tỏc thi cụng.
Nhu cầu nguyờn vật liệu cú đặc điểm rất quan trọng là biến đổi theo mựa. Đõy là đặc điểm của ngành do đú mà giỏ nguyờn vật liệu cú xu hướng thay đổi theo mựa. Cụ thể giỏ cỏc loại vật liệu xõy dựng thường tăng rất cao vào những thỏng cuối năm và giảm vào những thỏng đầu năm khi mà cỏc cụng trỡnh xõy dưng ớt. Từ đặc điểm này chỳng ta đưa ra phương phỏp dự bỏo ỏp dụng cho giỏ nguyờn vật liệu là dự bỏo giỏ biến đổi theo mựa. Đõy là một vớ dụ về ứng dụng phương phỏp này trong dự bỏo giỏ thộp năm 2010. Ta cú bảng số liệu giỏ thộp năm 2008 và 2009 như sau ( cỏc số liệu mang tớnh minh họa):
(Đơn vị: đồng) Thỏng 2008 (đồng/cõn) 2009 (đồng/cõn) Giỏ TB thỏng Giỏ TB giản đơn Chỉ số mựa vụ 1 16.000 20.000 18.000 23.083 0.78 2 16.500 21.500 19.000 23.083 0.82 3 17.000 23.000 20.000 23.083 0.87 4 16.500 24.500 20.500 23.083 0.89 5 18.500 22.500 20.500 23.083 0.89 6 21.000 23.000 22.000 23.083 0.95 7 23.000 26.000 24.500 23.083 1.06 8 24.000 25.000 24.500 23.083 1.06 9 24.500 26.500 25.500 23.083 1.1 10 25.000 27.000 26.000 23.083 1.13 11 26.500 29.500 28.000 23.083 1.21 12 27.500 29.500 28.500 23.083 1.23 Tổng giỏ bỡnh quõn = 277.000 đ
Nhu cầu bỡnh quõn thỏng giản đơn = 277.000/ 12 = 23.083 đồng/kg
Dự bỏo giỏ thộp trung bỡnh năm 2010 là 21.000 đ/kg thỡ ta cú dự bỏo giỏ thộp cho từng thỏng năm 2010 như sau:
Thỏng Giỏ (đồng/cõn) Thỏng Giỏ (đống/cõn) 1 21.000 * 0.78 = 16.380 7 21.000 * 1.06 = 22.260 2 21.000 * 0.82 = 17.220 8 21.000 * 1.06 = 22.260 3 21000 * 0.87 = 18.270 9 21.000 * 1.1 = 23.100 4 21000 * 0.89 = 18.690 10 21.000 * 1.13 = 23.730
5 21.000 * 0.89 = 18.690 11 21.000 * 1.21 = 25.410
6 21.000 * 0.95 = 19.950 12 21.000 * 1.23 = 25.830
Mỗi loại thụng tin cần cỏc phương phỏp dự bỏo khỏc nhau. Cỏc phương phỏp dự bỏo định lượng mà cụng ty cần quan tõm như: phương phỏp bỡnh quõn giản đơn. Phương phỏp bỡnh quan di động,bỡnh quõn di động cú trọng số, phương phỏp san bằng số mũ giản đơn, san bằng số mũ cú điều chỉnh xu hướng, phộp hoạch định theo xu hướng, dự bỏo theo mựa, kết hợp dự bỏo theo mựa và theo xu hướng, phương phỏp dự bỏo nhõn quả….với đặc điểm của ngành xõy dựng thỡ cỏc phương phỏp cần chỳ trọng hơn cả là dự bỏo theo mựa và dự bỏo theo mựa kết hợp xu hướng.
Ngoài cỏc phương phỏp dự bỏo đinh lượng cần chỳ trọng cỏc phương phỏp dự bỏo định tớnh cũng cần cần cú biện phỏp đổi mới. Vỡ đặc điểm ngành cú rất nhiều yếu tố cần dự bỏo bằng phương phỏp định tớnh như dự bỏo nhu cầu cỏc cụng trỡnh, dự bỏo cỏc đặc điểm tự nhiờn của hiện trường thi cụng… Hiện nay phương phỏp dự bỏo cho cỏc thụng tin này thường là lấy ý kiến của ban quản lý điều hành. Phương phỏp này chưa thực sự phỏt huy tỏc dụng. Với mỗi loại thụng tin cũng sẽ cú nhưng phương phỏp dự bỏo khỏc nhau. Cú rất nhiều phương phỏp dự bỏo định tớnh mà cụng ty cần quan tõm như phương phỏp delphi, phương phỏp nghiờn cứu thi trường, phương phỏp lấy ý kiến hỗn hợp của bộ phận thị trường…
Một giải phỏp quan trọng khỏc nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc dự bỏo là sử dụng chớnh cỏc dự bỏo của ngành.
Cỏc giải phỏp tiếp theo sẽ nhằm khắc phục nhược điểm về phương phỏp truyền thụng tin. Như phần thực trạng và phần nhược điểm đó nờu hiện nay cỏc thụng tin được thiết kế dưới dạng cỏc văn bản, hồ sơ. Khi cú nhu cầu thụng tin cỏc yờu cầu đú cũng được gửi dưới dạng cỏc cụng văn phương phỏp truyền thụng tin này khụng mang lại hiệu quả về mặt thời gian cũng như mặt chi phớ. Với cụng nghệ thụng tin như hiện nay cụng ty cần xem xột ỏp dụng cỏc phương phỏp truyền thụng tin mới như fax, mail….Cỏc phương phỏp này cú độ bảo mật cao và hiệu quả truyền thụng tin tốt hơn hẳn so với phương phỏp truyền thống mà cụng ty đang ỏp dụng.
Cuối cựng là một số biện phỏp chung nhằm nõng cao hiệu quả cụng tỏc thụng tin trong lập KH thi cụng.
Tăng cường quan hệ giữa cỏc phũng ban trong cụng ty. Do thụng tin trong cụng tỏc lập KH thi cụng là rất lớn điều này đũi hỏi sự tham gia của rất nhiều cỏc phũng ban trong cụng ty do đú mà muốn tăng cường hiệu quả cụng tỏc thụng tin thỡ việc tăng cường hiệu quả cụng tỏc là khụng thể bỏ qua. Muốn tăng cường quan hệ giữa
cỏc phũng ban cần thiết kế cỏc đường thụng tin giữa cỏc phũng ban, xõy dựng quan hệ nhõn quả….và một biện phỏp quan trọng hơn cả là xõy dựng văn húa cụng ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qui định trỏch nhiệm từng cỏ nhõn, nhúm trong cụng tỏc thụng tin. Muốn nõng cao hiệu quả cụng tỏc cần phõn cụng cụ thể trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn cú như vậy mới nõng cao ý thức của từng bộ phận cỏ nhõn trong cụng tỏc thụng tin.
Nõng cao nhận thức của ban giỏm đốc và cỏc cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc thụng tin về vai trũ của thụng tin trong hoạt động của cụng ty núi chung và của cụng tỏc lập KH thi cụng núi riờng.