Hệ thống thông tin của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hoá. Các nhân viên của Oriental Express sử dụng rất thành thạo hệ thống thông tin của Công ty được thiết lập để trao đổi thông tin với các đại lý của Công ty được thiết lập tại các cảng biển mà Công ty có quan hệ giao nhận, trao đổi thông tin giữa khách hàng và Công ty, phát hành B/L và các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho khách hàng những thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc. Hiên nay Oriental Express đang sử dụng các hệ thông tin sau đây.
Hệ thống truyền tin (Oriental Express Communication System OCS)
OCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. OCS là hệ thống thông tin hữu hiệu với nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin nhanh chóng. OCS được hầu hết các nhân viên Oriental Express sử dụng hàng ngày.
Hệ thống quản lý đơn đặt hàng (Operations and Documentation Execution System ODS))
ODS là một trong những hệ thống quan trọng nhất của Oriental Express. Ban đầu ODS được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management).
ODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Hệ thống này có những đặc điểm chính như:
- Với những khách hàng đặc biệt, ODS được cài đặt để nhận biết ngay được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai, giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đúng.
- Trong trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Oriental Express số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; ODS sẽ cập nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng. Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Cũng nhờ ODS, Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điếm nào?
- ODS được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi ODS được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất có ý nghĩa.
Hệ thống ODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng như:
+ Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving);
+ Vận đơn (B/L); + Tính cứoc phí;
+ Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice);
Và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ khi Oriental Express nhận được yêu cầu của người gửi hàng cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận.
Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của Oriental Express sử dụng ODS để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu:
+ Nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order); + Nhận hàng vào kho;
+ Nhận hàng tại bãi container (CY);
+ Sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container… + Tính toán cước phí;
+ Phát hành chứng từ: Forwarder’s Cargo Receipt (FCR), House Bill of Lading (HBL). . .
+ Gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu liên quan.
Đặc biệt hệ thống này giúp Oriental Express quản lý chi tiết các đơn đặt hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng…
Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến (Online Booking &Documentation System for Shipper)
Đây là công cụ chính được Oriental Express sử dụng trong chiến lược phát triển thương mại điện tử của mình.
Hệ thống này cho phép các khách hàng của Công ty gửi những yêu cầu uỷ thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức này giúp cho cả hai bên khách hàng và Công ty trong giao dịch hàng ngày.
Khách hàng có thể gửi Booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và cũng nhận được xác nhận của Oriental Express qua internet nhanh chóng. Oriental Express cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin và xác nhận các booking note kịp thời.
Oriental Express đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại. Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn Oriental Express sẽ áp dụng thành công trong lĩnh vực này.
Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng ( Client Visibility Tool )
Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách hàng. Hệ thống được điều hành bởi Tradevision- một tổ chức chuyên cung cấp các thông tin có mạng kết nối hàng trăm Website của các hàng hàng không và hàng tàu trên thế giới.
Khách hàng của Oriental Express có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng hàng hóa của mình thông qua hệ thống này. Khách hàng có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu sau:
- Số vận đơn. - Số container. - Ngày khởi hành. ……
Khách hàng cũng có thể có các số liệu thống kê thông qua hệ thống này.
Hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu ( Global Airfreight System AxsFreight)
Hệ thống này được Công ty thiết lập sau ODS là hệ thống được cài đặt riêng cho việc giao nhận hàng hóa bằng hàng không.
AirFreight được dùng để phát hành vận đơn hàng không: House Airway Bill, Master Airway Bill và cả Direct Airway Bill.
AirFreight có một chương trình tự động tích cước phí và tự động lấy mức cước phí của các hợp đồng cước phí đang có hiệu lực được lưu trong hệ thống, chương trình này cũng có thể tự động chuyển các số liệu cước phí sang bộ phận phát hành các không vận đơn và không kết nối với các hệ thống Startrack- hệ thống kiểm tra tình trạng hàng hoá vận chuyển bằng hàng không. AxssFreight khắc phục được các nhược điểm trên, nhưng lại bộc lộ điểm yếu khác: không có chương trình quản lý PO như ODS. Do hai hệ thống ODS và Axsfreight chưa tương thích, dẫn đến các nhân viên Oriental Express phải cùng lúc cập nhật thông tin vào cả hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu quả. Sắp tới Oriental Express sẽ nâng cấp hai hệ thống này để đạt mức độ phối hợp cao hơn, giúp người sử dụng có thể tận dụng các tiện ích của chương trình PO Upload và Shipping Window của ODS.
Hiện nay, nhờ hệ thống AxsFreight người sử dụng có thể: - Nhập các thông tin về hàng hoá.
- Phát hành không vận đơn hàng không. - In nhãn hiệu hàng hoá.
- Tính toán cước phí và phát hành hoá đơn.
Đặc biệt hệ thống này được gắn kết nối với mạng Tradevision- một công cụ tìm kiếm thông tin về hàng hoá hàng không rất hiệu quả. Do vậy khách hàng của Oriental Express nhận được thông tin về hàng hoá được vận chuyển đường hàng không khá nhanh và chính xác.