II. Thực trạng công tác quản trị vậ tt của công ty cơ khí Z179 1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật t
3. Công tác tổ chức tiếp nhận vậ tt
Công tác tổ chức tiếp nhận vật t ở công ty cơ khí Z179 là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật t. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật t về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật t cho sản xuất của công ty đều do phòng Kế hoạch – Vật t đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật t có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lợng từng loại vật t cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại vật t đó.
Khi vật t đợc nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận đợc hoá đơn hay phiếu xuất kho của ngời bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch vật t làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trớc tiên, vật t mua về phải đợc kiểm nghiệm về chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật t (thờng là phó phòng, ngời chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật t), một đại diện phòng KCS (thờng là trởng phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng của từng loại vật t rồi trớc sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật t, một giao cho phòng kế toán. Trờng hợp vật t không đúng số lợng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật t để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật t phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lợng cũng nh số lợng của vật t không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho)
Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật t lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại vật t cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho ngời nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật t, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật t. Hoá đơn của ngời bán đợc chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Vật t sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận đợc chuyển nhanh vào kho của công ty, bộ phận quản lý vật t có trách nhiệm bảo quản vật t không để xảy ra tình trạng h hỏng, mất mát.