II. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN
3. Hoàn thiện hạch toỏn chi phớ
Tiết kiệm chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm là một mục tiờu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng hướng tới, nhưng để đạt được điều đú thỡ mỗi doanh nghiệp phải cú một cỏch đi riờng, cỏch làm riờng phự hợp với điều kiện, đặc điểm và tỡnh hỡnh thực tế của doanh nghiệp mỡnh. Một trong những giải phỏp tốt nhất mà doanh nghiệp cú thể thực hiện là nõng cao năng lực quản lý chi phớ ở ngay cỏc đội, cỏc xớ nghiệp sản xuất. Đối với việc quản lý này là rất cần thiết và đũi hỏi phải phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời, chi tiết cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh và cụng việc hoàn thành được giao.
Kế toỏn chi phớ NVLTT:
Chi phớ NVLTT là khoản mục chiếm tỷ trọng cao trong giỏ thành sản xuất. Vỡ vậy, để quản lý và sử dụng hiệu quả NVLTT Cụng ty phải quan tõm đến việc tổ chức mua sắm, dự trữ vật tư thật tốt để làm sao mua được vật tư chất lượng tốt, giỏ thành rẻ, tổ chức vận chuyển thuận lợi. Muốn làm được việc này, đũi hỏi Cụng ty phải cú mối quan hệ tốt với cỏc nhà cung cấp, cỏc cỏn bộ vật tư phải cú sự tỡm tũi, nghiờn cứu sỏng tạo để cú thể tỡm được cỏc nhà cung cấp tốt nhất, hoặc tỡm được loại vật tư thay thế chất lượng tương đương nhưng giỏ thành hạ hơn cũng là một giải phỏp. Giải phỏp sử dụng cỏc vật liệu tại chỗ nhằm hạ giỏ thành sản phẩm cũng là một biện phỏp nhằm giảm chi phớ vận chuyển bốc dỡ, tiết kiệm thời gian. Ngoài
ra, phải tăng cường quản lý định mức tiờu hao để đỏnh giỏ đỳng tỉ lệ hao phớ ngay từ khõu bảo quản, xuất dựng NVL và trong từng khõu của giai đoạn sản xuất sản phẩm. Cựng với việc tăng cường cụng tỏc thu hồi phế liệu cú thể thu hồi được sai quỏ trỡnh sản xuất, cần tổ chức sử dụng những khoản mục chi phớ sao cho giảm tối đa thiệt hại do phỏ đi làm lại hay do thiết kế cú vấn đề.
Bờn cạnh đú, Ban tài chớnh kế toỏn Cụng ty cần yờu cầu nhõn viờn thống kờ đội lập bảng kờ vật liệu cũn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở cụng trường để cú căn cứ phản ỏnh chớnh xỏc hơn chi phớ NVLTT thực tế phỏt sinh. Bảng kờ NVL cũn lại cuối kỳ cú thể lập theo mẫu sau:
TỔNG CTY XÂY DỰNG SễNG HỒNG CễNG TY CPĐT & XD HỒNG HÀ BẢNG Kấ NVL CềN LẠI CUỐI KỲ Đội... số : Thỏng .... năm .... Tờn cụng trỡnh STT Tờn vật liệu Khối
lượng Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ
Tổng cộng
Để lập bảng kờ này, nhõn viờn thống kờ đội cựng cỏn bộ kỹ thuật tiến hành kiểm kờ, xỏc định khối lượng vật liệu cuối kỳ cũn lại tại cụng trỡnh để tiến hành tớnh toỏn ghi vào bảng kờ. Bảng kờ được lập theo từng cụng trỡnh hoặc hạng mục cụng trỡnh theo từng thỏng. Mỗi dũng trờn bảng kờ sẽ được ghi cho một thứ vật liệu. Phương phỏp ghi:
Cột Tờn vật liệu : Ghi tờn từng vật liệu cuối kỳ cũn lại tại cụng trỡnh (Cú thể ghi theo từng loại vật liệu ).
Cột đơn vị tớnh: Ghi đơn vị tớnh của từng loại vật liệu
Cột khối lượng : Ghi khối lượng vật liệu cũn lại cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kờ.
Cột đơn giỏ : Ghi đơn giỏ của từng loại vật liệu, giỏ này cú thể xỏc định theo giỏ đớch danh hoặc theo giỏ của lần nhập gần nhất.
Cột thành tiền : Ghi giỏ trị từng thộ vật liệu cũn lại cuối kỳ.
Cột đơn giỏ và cột thành tiền cú thể do kế toỏn viờn ở ban tài chớnh kế toỏn của Cụng ty xỏc định.
Dũng tổng cộng ở cột thành tiền cho biết tổng giỏ trị cũn lại cuối kỳ và là căn cứ để tớnh toỏn, xỏc định chi phớ NVLTT thực tế phỏt sinh để tiến hành nhập liệu.
Nếu ở cỏc đội thực hiện lập bảng kờ NVL cũn lại cuối kỳ chưa sử dụng cuối thỏng kế toỏn tớnh toỏn xỏc định CPNVLTT phỏt sinh để tiến
hành nhập liệu. Trớch dẫn số liệu tại Cụng trỡnh : Nhạc viện Hà Nội – Nhà học số 2 theo bảng kờ NVL cũn lại chưa sử dụng cuối quý III ( 30/ 09/ 2005) là 7.510.174, cú bảng kờ NVL cũn lại chưa sử dụng cuối quý IV (31/ 12/ 2005 ). Tổng Cụng ty XD Sụng Hồng Cụng ty CPĐT & XD Hồng Hà BẢNG Kấ NVL CềN LẠI CUỐI KỲ Đội XL số 02 Thỏng 12 năm 2005 Tờn cụng trỡnh : Nhạc viện Hà Nội – Nhà học số 2 STT Tờn vật liệu Đv tớnh Khối
lượng Đ.giỏ Thành tiền
Ghi chỳ 1 Xi măng Tấn 10 730.000 7.300.000 2 Cỏt đen m3 110 31.000 3.410.000 3 Đỏ hộc m3 55 104.205 5.731.275 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 25.059.000
Căn cứ vào bảng kờ NVL cũn lại cuối kỳ kế toỏn xỏc định lại CPNVL thực tế sử dụng trực tiếp cho thi cụng cụng trỡnh Nhạc viện Hà Nội – Nhà học số 2 quý 4 năm 2005 là:
7.510.174 + 1.167.720.451 – 25.095.000 = 1.150.135.625. Kế toỏn tiến hành nhập liệu vào mỏy tớnh theo định khoản
Nợ TK 621 1.150.135.625
Cú TK 141 1.150.135.625
Như vậy, chi phớ NVLTT CT Nhạc viện Hà Nội – Nhà học số 2 đó giảm đi một lượng là :
I.167.720.451 – 1.150.135.625 = 17.584.826
1.764.111.971 – 17.584.286 = 1.746.527.145
Để thực hiện việc lập bảng kờ vật liệu cũn lại cuối kỳ và bảng tổng hợp chi phớ sản xuất đũi hỏi nhõn viờn thống kờ đội phải cú trỡnh độ nhất định về kế toỏn. Do đú, Ban tài chớnh kế toỏn cần tổ chức hướng dẫn đào tạo cơ bản về lập cỏc chứng từ núi trờn cho cỏc nhõn viờn kế toỏn đội.
Nếu điều kiện cụng ty khụng cho phộp, khụng thể tổ chức việc kiểm kờ NVL cũn lại cuối kỳ ở cỏc cụng trỡnh thỡ cũng cần phải tổ chức kiểm kờ lượng vật tư cũn lại chưa sử dụng tại cụng trỡnh xõy dựng (khi cụng trỡnh đó hoàn thành ). Bởi việc mua vật liệu và khụng dựng hết là điều khú trỏnh khỏi, khi đú tuỳ thuộc vào phương thức xử lý lượng vật liệu thừa này mà thực hiện hạch toỏn cho phự hợp.
Cụng ty thực hiện chế độ giao khoỏn cho từng đội cụng trường cú nhiều ưu điểm, hoàn toàn phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Cỏc đội chủ động mua sắm vật tư hay cú sự hỗ trợ của Cụng ty, vật tư được chuyển thẳng đến chõn cụng trỡnh như thế sẽ đảm bảo tớnh chủ động, kịp thời tiến độ thi cụng cụng trỡnh. Tuy nhiờn, trường hợp vật tư chuyển thẳng tới chõn cụng trỡnh Cụng ty cần ghi sổ rừ ràng hơn. Cụ thể, sau khi ký kết hợp đồng mua bỏn, thanh toỏn với nhà cung cấp, cỏn bộ cung ứng của Cụng ty phải ỏp tải vật tư đến cụng trỡnh. Hai bờn lập biờn bản giao nhận vật tư gồm 02 bản, mỗi bờn giữ một bản. Sau đú, kế toỏn cụng trường tiến hành ghi vào sổ theo dừi chi tiết vật tư. Từ đú làm căn cứ đối chiếu của kế toỏn Cụng ty vào cuối mỗi thỏng.
BIấN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Ngày ... thỏng ... năm ....
Hụm nay, chỳng tụi gồm :
ụng (Bà ) ...Địa chỉ... Đại diện bờn giao ễng (Bà ) ...Địa chỉ ...Đại diện bờn nhận Đó tiến hành bàn giao số lượng vật tư sau đõy :
STT Quy cỏch, phẩm chất, chủng loại
vật tư Đvị tớnh Số lượng Thành tiền
Đại diện bờn A Đại diện bờn B
( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn )
Cụng tỏc hạch toỏn vật tư đội xõy dựng cụng trỡnh là tương đối chi tiết và đầy đủ. Tuy nhiờn, do vật tư sử dụng cho cụng trỡnh gồm rất nhiều chủng loại khỏc nhau. Do vậy, ngoài việc ghi sổ chi tiết NVLTT, kế toỏn cụng trường cần mở thờm sổ danh điểm vật tư (riờng cho từng cụng trỡnh ). Như thế sẽ giỳp cho việc xỏc định giỏ thực tế vật tư xuất dựng được chớnh xỏc hơn. Hơn nữa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật số liệu vào mỏy tớnh, tiết kiệm thời gian quản lý nhưng vẫn đảm bảo tớnh chặt chẽ cao. Vật tư sau khi làm thủ tục nhập kho tại chõn cụng trỡnh, kế toỏn cụng trỡnh ghi danh điểm vật tư, mỗi loại vật tư một danh điểm ứng với một mó số riờng.Sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Kho cụng trường :...
STT Danh điểm Tờn vật tư ĐVT Đơn
giỏ Nhà cung cấp 1
2
... ... .. ... ... ...
Phương thức khoỏn kinh doanh được ỏp dụng tại Cụng ty rất cú hiệu quả, là động lực thỳc đẩy người lao động cú tinh thần trỏch nhiệm cao hơn với cụng việc cả về chất lượng lẫn thời gian, đảm bảo tiến độ thi cụng cho cụng trỡnh. Việc quản lý tiền lương của cụng nhõn trong cỏc đội nhận khoỏn được tiến hành theo phương thức: Cỏc đội trưởng theo cỏc chỉ tiờu khoỏn tự tiến hành chia lương, hàng thỏng nộp cỏc bảng chấm cụng cho kế toỏn tiền lương lập bảng thanh toỏn tiền lương và sổ chi tiết theo dừi thanh toỏn với cụng nhõn viờn. Quản lý lương theo phương thức này khụng thật sự chặt chẽ, cú thể dẫn đến tỡnh trạng người lao động khụng nhận được mức lương xứng đỏng với cụng sức họ bỏ ra. Mặt khỏc, dễ gõy ra tỡnh trạng gian lận trong quỏ trỡnh lập và thanh toỏn lương. Cụ thể sẽ xảy ra tỡnh trạng khai khống tờn cụng nhõn trong bảng chấm cụng và thanh toỏn tiền lương, ... Để khắc phục tỡnh trạng này, lao động của đội, xớ nghiệp cần phải cú Hợp đồng lao động kốm theo để làm căn cứ lập bảng chấm cụng và thanh toỏn tiền lương hàng thỏng.
Bờn cạnh đú, cần bố trớ lao động một cỏch hợp lý và khoa học, đỳng người đỳng việc. Đảm bảo việc tăng năng suất và chất lượng lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương, ở những cụng đoạn sản xuất nào cú thể thay thế thợ cấp bậc cao cho cấp bậc thấp thỡ nờn thay, những cụng việc nào yờu cầu trỡnh độ khụng cao thỡ Cụng ty cú thể sử dụng lao động phổ thụng thay thế nhằm hạ chi phớ tiền lương, mặc dự vậy vẫn phải đảm bảo yờu cầu chất lượng cụng trỡnh cả về chất lượng lẫn thời gian.
Áp dụng cỏc hỡnh thức tiền thưởng, lương hợp lý, cú cỏc chế độ thưởng phạt rừ ràng cụng minh như vậy mới kớch thớch người lao động hăng say làm việc nõng cao năng suất và gõy được lũng tin của cụng nhõn với Cụng ty.
Để quản lý và theo dừi khoản mục chi phớ này một cỏch chặt chẽ và chi tiết theo từng yếu tố chi phớ, cũng như phự hợp với chuẩn mực kế toỏn hiện hành, đồng thời, đảm bảo tớnh đồng bộ với cỏch hạch toỏn của Cụng ty với cỏc đơn vị xõy lắp khỏc. Cụng ty nờn mở chi tiết sổ TK 623 – Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng. Bao gồm :
TK 6231 : Chi phớ nhõn cụng điều khiển mỏy thi cụng TK 6231 : Chi phớ vật liệu
TK 6233 : Chi phớ dụng cụ sản xuất TK 6234 : Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng TK 6237 : Chi phớ dịch vụ mua ngoài TK 6238 : Chi phớ bằng tiền khỏc.
Cỏc tài khoản này lại tiếp tục đựơc mở chi tiết cho từng đối tượng kế toỏn tập hợp chi phớ để phản ỏnh cỏc yếu tố chi phớ sử dụng mỏy thi cụng ở từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh.
Trớch dẫn số liệu cụng trỡnh Nhạc viện Hà Nội – Nhà học số 2. Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng phỏt sinh trong thỏng 12 năm 2005 sẽ được hạch toỏn chi tiết như sau :
Nợ TK 6237 : 58.499.600
Nợ TK 133 : 2.924.980
Cú TK 141 : 61.424.580
3. Về phương phỏp tớnh giỏ thành :
Hiện nay, kế toỏn cụng ty dang thực hiện việc tớnh giỏ thành sản xuất sản phẩm theo phương phỏp giản đơn : Ztt= D dk + C – Dck
Đồng thời, việc tớnh giỏ thành sản xuất sản phẩm được xỏc định cho từng khoản mục chi phớ NVLTT, CP NCTT, CP SDMTC , CP SXC. Tuy nhiờn, trong trương hợp bờn A quy định thanh toỏn sản phẩm sau khi hoàn thành toàn bộ, đặc biệt là trường hợp cụng ty nhận thầu cỏc hợp đồng cải tạo nõng cấp với thời gian thi cụng ngắn, giỏ trị khối lượng xõy lắp nhỏ. Kế
toỏn cụng ty cú thể ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm theo đơn đặt hàng. Bởi vỡ, khi hoạt động sửa chữa hoàn thành, kế toỏn cú thể xỏc định được ngay giỏ thành sản xuất của đơn đặt hàng mà khụng cần đợi đến cuối quý, đảm bảo đỏp ứng được kịp thời số liệu cho cụng tỏc quản lý chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm. Nội dung cụ thể của phương phỏp như sau :
Đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất và đối tượng tớnh giỏ thành sản xuất sản phẩm là từng đơn đặt hàng, khi bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng thỡ mỗi đơn đặt hàng được mở riờng một bảng tớnh giỏ thành.
Hàng thỏng, căn cứ vào số liệu đó được phản ỏnh trờn sổ chi tiết chi phớ của cỏc đơn đặt hàng kế toỏn lập bảng tổng hợp chi phớ sản xuất của cỏc đơn đặt hàng. Số liệu của bảng này được chuyển vào bảng tớnh giỏ thành sản xuất sản phẩm của cỏc đơn đặt hàng tương ứng. Khi cỏc đơn đặt hàng hoàn thành, chủ đầu tư nghiệm thu chấp nhận thanh toỏn toàn bộ chi phớ sản xuất tập hợp trong bảng tớnh giỏ thành sản xuất của đơn đặt hàng chớnh là giỏ thành sản xuất đơn đặt hàng hoàn thành. Đối với những đơn đặt hàng đến cuối kỳ bỏo cỏo (cuối quý ) chưa hoàn thành thỡ toàn bộ chi phớ sản xuất đó được tập hợp theo đơn đặt hàng đú coi là chi phớ sản xuất dở dang cuối kỳ chuyển kỳ sau.