Hỡnh thức sổ kế toỏn là hệ thống sổ kế toỏn sử dụng để ghi chộp hệ thống húa và tổng hợp số liệu từ chứng từ kế toỏn theo một trỡnh tự và phương phỏp nhất định . Về thực chất, hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức tổ chức hệ thống sổ kế toỏn bao gồm số lượng cỏc loại sổ chi tiết, Sổ kế toỏn tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa cỏc sổ, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp và tổng hợp số liệu để lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toỏn, chế độ kế toỏn hiện hành, thể lệ kế toỏn của nhà nước, căn cứ quy mụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yờu cầu quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn cũng như điều kiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tớnh toỏn, xử lý thụng tin mà lựa chọn vận dụng hỡnh thức kế toỏn và tổ chức hệ thống sổ kế toỏn cho phự hợp, nhằm cung cấp thụng tin kế toỏn đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc và nõng cao hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn.
Để tiến hành ghi chộp cỏc nghiệp vụ nhập, xuất NVL cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng một trong 4 hỡnh thức ghi sổ kế toỏn sau:
Hỡnh thức Nhật k ý chung
Đặc trưng của hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn Nhật ký để ghi vào sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Khi ỏp dụng hỡnh thức sổ này, kế toỏn NVL sử dụng hệ thống sổ kế toỏn như: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyờn dựng (Nhật ký mua hàng), Sổ Cỏi TK 152 (chi tiết),…, Sổ chi tiết cỏc TK 152…
Trỡnh tự ghi sổ của hỡnh thức sổ này như sau: Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL …) làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế vào sổ Nhật ký chung hoặc cỏc Nhật ký đặc biệt, sau đú căn cứ vào
số liệu trờn sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt vào sổ cỏi TK 152 và cỏc TK liờn quan khỏc.
Cuối kỳ Kế toỏn NVL cộng số liệu trờn sổ cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu trờn sổ Cỏi với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức Nhật ký chung cú ưu điểm là Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp, thuận thiờn cho phõn cụng lao động kế toỏn, thớch hợp với thực hiện hạch toỏn kế toỏn trờn mỏy. Nhưng hỡnh thức ghi sổ này lại cú nhược điểm là ghi chộp trựng lặp trờn cỏc sổ như: Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền – Sổ Cỏi tiền mặt; Sổ Nhật ký mua hàng – Sổ cỏi TK mua hàng…
Trỡnh tự ghi của hỡnh thức ghi sổ này được khỏi quỏt như sau:
Hỡnh thức Nhật k ý – Sổ cỏi
Đặc trưng của hỡnh thức ghi sổ này là cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất đú là Nhật ký – Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào Nhật ký – Sổ Cỏi là cỏc chứng từ gốc.
Khi ỏp dụng hỡnh thức sổ này, Kế toỏn NVL sử dụng cỏc sổ tổng hợp như: Nhật ký - sổ cỏi, Sổ chi tiết vật liệu.
NHẬT Kí CHUNG Nhật ký mua
hàng
Sổ chi tiết vtư, sản phẩm, hàng húa
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cỏi TK 152, 153, 155, 156, 331.. bổ vtư xuất Bảng phõn
sử dụng Bảng kờ tớnh giỏ cuối kỡ BCĐSPS Bỏo cỏo Chứng từ ban đầu
Trỡnh tự ghi sổ của hỡnh thức này như sau: Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc kế toỏn ghi Nhật ký - Sổ Cỏi, sau đú vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. Cuối thỏng phải khúa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đỳng sổ liệu giữa sổ Nhật ký – Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết).
Hỡnh thức Nhật k
H ý – Sổ Cỏi cú ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp, dễ
đối chiếu kiểm tra, nhưng cú nhược điểm là khú phõn cụng lao động kế toỏn tổng hợp. Đối với những đơn vị cú quy mụ vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp, cú nhiều hoạt động kinh tế tài chớnh thỡ việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp trở nờn khụng thuận tiện vỡ mẫu sổ cồng kềnh.
Ta cú thể khỏi quỏt quỏ trỡnh ghi sổ của hỡnh thức ghi sổ này theo sơ đồ sau:
Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức Chứng từ - ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “chứng từ - ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ đăng k
+ ý chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ Cỏi
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng k
s ý chứng
từ ghi sổ) và cú chứng từ gốc dớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
Chứng từ ban đầu
Sổ kế toỏn chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng húa, thanh
toỏn với người bỏn
Nhật ký- Sổ Cỏi TK 151, 152, 331… Bảng phõn bổ vật tư xuất dựng Bảng tổng hợp chi tiết
Bỏo cỏo kế toỏn
Bảng kờ tớnh giỏ vật tư cuối kỳ
Cỏc sổ của hỡnh thức sổ này chủ yếu là: Sổ đăng k
C ý chứng từ ghi sổ, Chứng từ
ghi sổ, Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng húa, thanh toỏn với người bỏn, Sổ cỏi cỏc TK 151,152, 331…
Trỡnh tự ghi sổ của hỡnh thức ghi sổ này như sau: Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào sổ Cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Cuối thỏng phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư của từng tài khoản trờn Sổ cỏi. Sau đú, kế toỏn NVL căn cứ vào Sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ chi tiết) được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức chứng từ - ghi sổ cú ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp. Thuận tiện cho phõn cụng lao động kế toỏn, nhưng cú nhược điểm lớn là cụng việc bị trựng lắp, khối lượng cụng việc ghi chộp kế toỏn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối thỏng nờn việc cung cấp số liệu bỏo cỏo thường chậm. Hỡnh thức sổ này thường được ỏp dụng tại cỏc đơn vị quy mụ vừa, quy mụ lớn, cú nhiều nhõn viờn kế toỏn…
Sơ đồ ghi sổ khỏi quỏt của hỡnh thức sổ này như sau:
Chứng từ ban đầu Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 151, 152, 331… BCĐSPS Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ kế toỏn chi tiết vật tư, hh, thanh toỏn với
người bỏn … Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kờ tớnh giỏ vật tư cuối kỳ Bảng phõn bổ vật tư xuất sử dụng
Hỡnh thức Nhật k ý chứng từ
Nguyờn tắc cơ bản của hỡnh thức sổ kế toỏn Nhất k
N ý chứng từ là:
+ Tập hợp và hệ thống húa cỏc nghệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn Cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng Nợ.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống húa cỏ nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn).
+ Kết hợp việc hoạch toỏn tổng hợp với hoạch toỏn chi tiết trờn cựng một tổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
+ Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chi tiờu quản lý kinh tế tài chớnh và lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Cỏc loại sổ kế toỏn chủ yếu:Nhật ký – chứng từ, Bảng kờ, Sổ Cỏi, Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn của hỡnh thức sổ này như sau: Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký – chứng từ hoặc bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.Đối với Nhật ký – chứng từ đựoc ghi căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết thỡ hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn, vào bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết vào Nhật kớ chứng từ.Cuối thỏng khúa sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký – chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký – chứng từ với cỏc sổ kế toỏn chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cỏi.
Số liệu tổng hợp ở sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức này cú ưu điểm lớn là giảm nhẹ khối lượng cụng việc ghi sổ kế toỏn do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trờn tờ sổ và kết hợp kế toỏn tổng hợp, kế toỏn chi tiết ngay trờn cựng một trang sổ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyờn ngay trờn trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh. Tuy nhiờn, hỡnh thức này cú nhược điểm là: Mẫu sổ
kế toỏn phức tạp nờn khụng thuận tiện cho việc ỏp dụng mỏy tớnh vào hạch toỏn kế toỏn.
Sơ đồ ghi sổ khỏi quỏt của hỡnh thức sổ này như sau:
Chứng từ ban đầu Bảng phõn bổ số 2 Bảng kờ số 4, 5, 6 NKCT 7 Bảng kờ 3 NKCT 5 NKCT liờn quan 1, 2, 4, 6, 10 Sổ chi tiết 331 Sổ cỏi TK 151, 152, 153, 154,
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN MAY 40 HÀ NỘI