I. MÔ HÌNH HƯỚNG DẪN SINHVIÊN LẬP KẾ HOẠCH CUỘC ĐỜ
2. Trả lời 2 câu hỏi: Người lập kế hoạch muốn đi tới đâu và làm thế nào để đi đến đó
để đi đến đó
Không ai có thể nói cho người khác biết phải đi con đường nào. Chỉ có trái tim của người đó mới biết đâu là con đường đi của riêng mình. Tuy nhiên, trong phạm vi đề án, xin đưa ra phương pháp khung Logic giúp sinh viên biết cách đặt mục tiêu và lên kế hoạch hành động cho mình.
Phương pháp khung logic LFA ( LFA-logical Frame Approach ) là phương pháp quản lý dựa trên phân tích các vấn đề phát triển cốt lõi, lựa chọn phương pháp giải quyết những vấn đó trên cơ sở nguồn lực sẵn có nhằm đạt được trạng thái phát triển tốt hơn. Trên lí thuyết, phương pháp này được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1 : Phân tích
- Phân tích các bên hữu quan (các đối tượng mà có liên quan lợi ích trực tiếp hay gián tiếp tới hoạt động dù là lợi ích đó là tích cực hay tiêu cực)
- Phân tích vấn đề. - Phân tích mục tiêu.
- Phân tích và lựa chọn chiến lược, thực hiện nhằm trả lời được 3 câu hỏi lớn: Vì sao lại làm hoạt động này? Hoạt động này làm gì? Và phải làm như thế nào?
Giai đoạn 2 : Thiết kế
- Xác định cấp mục tiêu cho hoạt động đang thiết kế. - Xây dựng các chỉ số đo lường.
- Xây dựng nguồn kiểm chứng các chỉ số. - Xây dựng các giả định của hoạt động.
- Tập hợp tất cả các yếu tố này để xây dựng khung logic.
Tuy nhiên, khi ứng dụng vào đặt mục tiêu và lên chương trình hành động trong lập kế hoạch cuộc đời, ta có linh hoạt và bỏ qua một số bước không cần thiết.
Dưới đây xin giới thiệu về 3 nội dung quan trọng nhất của phương pháp LFA, đó là xây dựng cây vấn đề, cây mục tiêu và khung Logic.
2.1. Cây vấn đề
2.1.1. Giới thiệu
Là một công cụ trong quá trình phân tích vấn đề nhằm xâu chuỗi tất cả những vấn đề tạo nên sự tồn tại của thực trạng hiện tại.
Cây vấn đề thể hiện rõ mối quan hệ giữa nguyên nhân - vấn đề cốt lõi và kết quả theo 1 sơ đồ hệ Logic giữa các cấp dưới dạng hình cây và gọi là cây vấn đề. Các cấp ở trên là hệ quả trực tiếp của cấp bên dưới và cấp dưới là nguyên nhân trực tiếp gây lên vấn đề ở bên trên.
Trong cấu trúc cây vấn đề, mỗi nguyên nhân cấp dưới chỉ tạo ra 1 kết quả cấp trên và 1 kết quả cấp trên có thể do nhiều nguyên nhân cấp dưới gây ra.
Xây dựng cây vấn đề là 1 khâu rất quan trong vì nó làm cơ sở để xác định các mục tiêu, từ đó liên quan đến kết quả đạt được trong tương lai. Do vậy, cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức vào công đoạn này.
2.1.2. Cách xây dựng cây vấn đề
- Để xây dựng cây vấn đề, trước hết cần tìm ra vấn đề cốt lõi – trở ngại chính của quá trình hoàn thiện và phát triển cần phải giải quyết. Sau đó, đặt câu hỏi : nếu vấn đề cốt lõi không được giải quyết thì hậu quả sẽ là gì. Nếu hậu quả đó không được giải quyết thì hậu quả cao hơn sẽ là gì…
- Đặt câu hỏi : Đâu là nguyên nhân gây ra vấn đề cốt lõi? Từ đó xác định nguyên nhân cấp 1. Tiếp tục đặt câu hỏi : tại sao lại phát sinh ra nguyên nhân cấp 1 để tìm nguyên nhân cấp 2. Tiếp tục đặt câu hỏi cho đến khi chúng ta tìm được nguyên nhân sâu xa – nguyên nhân cho phép ta lên kế hoạch hành trong phạm vi kiểm soát của mình.
2.1.3. Sơ đồ
Hình 4.1: Cây vấn đề
2.2. Cây mục tiêu
2.2.1. Giới thiệu
Là cách biểu thị bằng sơ đồ các mục tiêu và mối liên hệ giữa chúng, nhằm cải thiện quan hệ giữa phương tiện với mục đích. Cấu trúc cây mục tiêu được chuyển từ cây vấn đề sang. Tuy nhiên, cây vấn đề chỉ là căn cứ để xây dựng cây mục tiêu. Các mục tiêu đặt ra có thể nhằm giải quyết tất cả các vấn đề hoặc chỉ một số các vấn đề mà ta có thể can thiệp được. Xây dựng cây mục tiêu không chỉ dựa trên cơ sở là cây vấn đề (tác động các vấn đề đạt được trạng thái mong muốn hơn) mà còn dựa vào những triển vọng, tiềm năng sẵn có của đối tượng tác động nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất có thể.
Trong cây vấn đề, các cấp mục tiêu có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Giữa mục tiêu cấp trên với cấp dưới là mối quan hệ triển khai. Ngược lại là mối liên hệ thực hiện, tức là để đạt được mục tiêu cấp trên thì phải thực hiện các mục tiêu cấp dưới. Giữa các mục tiêu cùng cấp phải có sự độc lập tương đối với nhau để đảm bảo tính logic giữa các mục tiêu.
Khi xây dựng cây mục tiêu cần phải xác định được vấn đề quan trọng nhất cần phải giải quyết mục tiêu cuối cùng, từ đó xác định các cấp mục tiêu tiếp theo. Các mục tiêu được lập căn cứ vào cây vấn đề và nguồn lực sẵn có.
2.2.2. Sơ đồ
Hình 4.2: Cây mục tiêu
2.3. Khung logic
Là tập hợp các khái niệm liên quan đến nhau, mô tả một cách đơn giản, dễ hiểu những khía cạnh quan trọng nhất của một chiến lược can thiệp tại một thời điểm nhất định.
Đây là sơ đồ để thể hiện các bước thực hiện, có tác dụng hỗ trợ quá trình quản lý, kiểm tra, giám sát hoàn thành hoạt động.
Hình 4.3: Khung Logic
Mục tiêu cuối cùng Chỉ số/chỉ tiêu Nguồn kiểm chứng Giả định Mục tiêu trung gian Chỉ số/chỉ tiêu Nguồn kiểm chứng Giả định Đầu ra Chỉ số/chỉ tiêu Nguồn kiểm chứng Giả định
Hoạt động Nguồn lực Điều kiện tiên quyết
Trong khung logic, cột 1 là quan trọng nhất, thể hiện logic can thiệp, phản ánh các cấp mục tiêu từ mục tiêu tổng quát đến các hoạt động cụ thể nhất. Khi hiểu cột này, người đọc sẽ trả lời 3 câu hỏi: Vì sao làm hoạt động này? Hoạt động này làm cái gì? Phải làm như thế nào? Cụ thể:
- Mục tiêu cuối cùng: Là mục tiêu tổng quát nhất mà ta hướng tới. Cấp mục tiêu này thể hiện tầm nhìn dài hạn để mọi hoạt động không bị lệch hướng trong quá trình thực hiện.
- Mục tiêu trung gian: Là mục tiêu trực tiếp, là cái đích của hoạt động. Cấp mục tiêu này để xác định ý đồ cụ thể mà dựa vào đó để xây dựng các chương trình hành động.
- Đầu ra: Là các sản phẩm cụ thể, trực tiếp do hoạt động ta muốn làm tạo ra. Về cơ bản thì đầu ra nằm trong sự kiểm soát của người thực hiện. Khi tất cả các đầu ra được hoàn thành thì mục tiêu trung gian cũng được hoàn thành.
- Hoạt động: Là những hoạt động cụ thể, cần thiết để biến những đầu vào, nguồn lực sẵn có thành đầu ra dự kiến.
Các cột tiếp theo thể hiện các yếu tố để hoàn thành, giám sát quản lý cột 1: - Chỉ số: Là những thức đo dùng để đo lường mức độ đạt được mục tiêu đề ra ở các cấp. Chỉ tiêu là chỉ số đã được lượng hóa để căn cứ vào đó xét mức độ hoàn thành của mục tiêu, đầu ra.
- Nguồn kiểm chứng: Là cách thức xây dựng nguồn thông tin, cách tính toán đo lường chỉ số và số lượng cần thu thập.
- Giả định: Là những điều kiện bên ngoài không thuộc tầm kiểm soát của chương trình dự án nhưng có tác động rất lớn đến mức độ đạt mục tiêu của chương trình dự án.
Các cột này được trình bày trình bày theo logic ngang sao cho phù hợp với cột 1