Như đã nhận xét ở trên, thông tin về hàng hóa không được kế toán kho cập nhật liên tục trong ngày, điều này khiến nhân viên bán hàng không lắm rõ thông tin về lượng hàng hóa sẵn có trong kho phục vụ tiêu thụ. Để khắc phục điều này thủ kho lên thực hiện việc lập thẻ kho riêng biệt cho mỗi loại hàng hóa ngay sau khi xuất kho. Tất cả các thẻ xuất kho này sẽ được tập hợp vào một quyển duy nhất để lưu giữ. Khi lập xong thẻ kho, thủ kho dựa vào thẻ kho
đã lập để nhập ngay thông tin vào máy tính, qua đó số lượng hàng tồn trong ngày, trong tháng… sẽ luôn được cập nhật kịp thời.
Biểu 3.1. Mẫu thẻ kho
Công ty cổ phần Xây Lắp và Thiết Bị Bưu Điện 39 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân – Hà Nội
THẺ KHO Ngày lập :
Tên hàng hoá: Mã hàng hóa: Đơn vị tính:
Ngày
xuất Số phiếu Diễn giải Số lượng xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày… Tháng… Năm Người lập (ký, họ tên)
Ngoài ra, do công tác quản lý kho chưa thực sự tốt vì vậy Công ty nên tiến hành việc kiểm kê kho hàng vào cuối tháng. Điều này là cần thiết, đảm bảo thông tin trên sổ sách là chính xác, đồng thời chánh sự thất thoát tài sản, hoặc khi phát hiện sự mất mát, thiếu hụt thì sẽ có thể dễ dàng khắc phục và xử lý ngay.
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Tổng doanh thu bán
hàng
Mẫu biên bản kiểm kê như sau:
Biểu 3.2. Biên bản kiểm kê hàng hóa
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA CUỐI THÁNG
Ngày……Tháng….. năm…
Số lượng hàng hoá tồn kho hiện tại như sau:
STT Mã hàng Tên hàng Đ/vị tính Đơn giá
sổ sách kiểm kê Chênh lệchThừa Thiếu Tình trạng hàng hóa Còn tốt 100% Kém phẩm chất Không sử dụng được SL TT SL TT …
T/trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người kiểm kê
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)