Thủ tục xuất kho hàng hóa

2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH

2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa

Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, các cửa hàng vật liệu xây dựng, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng.

Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà Nước.

- Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh sắt thép khác, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng. Trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình Giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán sẽ viết Biên bản giao hàng và phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên :

+ Liên 1 : Lưu tại gốc

+ Liên 2 : Giao cho phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT )

+ Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng.

Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên 3, sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT.

Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc

+ Liên 2 : Giao cho khách

+ Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ để nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công nợ ( nếu có phát sinh nợ ).

VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC. Kế toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau :

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN

Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944- 36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

BIÊN BẢN GIAO HÀNG

002102

Người mua hàng : Anh Huy

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC

Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484

Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788 Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội

Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy

cách

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống thép hàn

Ø 50.3 x 2.0 x 6m kg 1019,7 14.500 14.777.965

Tổng tiền 14.777.965

Bằng chữ : Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng.

Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho

Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Bộ phận :………….

SCT : 789 Nợ…………. Có…………..

Phiếu xuất kho

Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC

Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8-Q.Phú Nhuận-HCM Nhập kho : Địa điểm:………..

Phương tiện vận chuyển : 30S-7515 STT Tên nhãn hiệu quy

cách hàng hóa

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất

A B C 1 2 3 4

1 Ống thép hàn kg

∅ 50.3 x 2.0 x 6 1019,17 1019,17 14.500 14.777.965

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo :

Xuất, ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách :

HÓA ĐƠN

0074573

Ngày 05 tháng 05 năm 2010

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên người mua hàng : Anh Huy

Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC

Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp các loại kg 1019,1 7 14.500 14.777.9 65 Cộng tiền hàng : 14.777.965

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796

Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761

Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm sáu mươi mốt đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp. Kế toán viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau :

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN

Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944- 36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

BIÊN BẢN GIAO HÀNG

004620

Người mua hàng : Anh Hợp

Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp

Người nhận hàng : Anh Phong Điện thoại : 0902618268

Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 56 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội

Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số

lượng

Đơn giá Thành tiền 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270

Tổng tiền 216.413.570

Bằng chữ : Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.

Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho

Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Bộ phận :………….

SCT : 4620 Nợ…………. Có…………..

Phiếu xuất kho

Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp

Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình Nhập kho : Địa điểm:………..

Phương tiện vận chuyển : 30L-4672 STT Tên nhãn hiệu quy

cách hàng hóa

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 1500 21.818,18 32.727.270

Cộng 216.413.570

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo :

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )

Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách :

HÓA ĐƠN

0074620

Ngày 12 tháng 05 năm 2010

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên ngưòi mua hàng : Anh Hợp

Tên đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp

Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn – Quảng Trạch - Quảng Bình Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng

Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.10 0 2 Thép hộp50 x100x 6m Cây 70 382.760 26.793.20 0 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.0 00

4 Khóa giáo Cái 1500 21.818, 18

32.727.27 0

216.413.570

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 21.641.357

Tổng cộng tiền thanh toán 238.054.927

Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mươi tám triệu, không trăm năm mươi tư nghìn, chín trăm hai bảy đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

VD 3 : Ngày 18/05/2010 xuất hàng cho Công ty CP XNK và XD Việt Đức. Kế toán viết phiếu xuất kho như sau :

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN

Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944- 36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

BIÊN BẢN GIAO HÀNG

003822

Người mua hàng : Anh Bình

Đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức

Người nhận hàng : Anh Vũ Điện thoại : 0925214256

Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 236 Đường Hoàng Quốc Việt – Hà Nội

Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy

cách

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000

Tổng tiền 90.963.985

Bằng chữ : Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho

cung tiêu hàng chuyển

Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Bộ phận :………….

SCT : 3822 Nợ…………. Có…………..

Phiếu xuất kho

Ngày 18 tháng 05 năm 2010

Đơn vị mua : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Nhập kho : Địa điểm:……….. Phương tiện vận chuyển : 29N-8084

STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất

A B C 1 2 3 4 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 15.500 22.796.625

Cộng 90.963.985

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo :

Xuất, ngày 18 tháng 05 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )

HÓA ĐƠN

0003822

Ngày 18 tháng 05 năm 2010

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên người mua hàng : Anh Bình

Tên đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K Nguyễn Trãi- Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0101895526 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 15.500 22.796.625

Cộng tiền hàng : 90.963.985

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 9.096.398

Tổng cộng tiền thanh toán 100.060.383

Số tiền viết bằng chữ : Một trăm triệu, không trăm sáu mươi nghìn, ba trăm tám mươi ba đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Đối với các công trình hay các hợp đồng lớn, trước khi giao dịch thường có nhu cầu xem bảng báo giá các mặt hàng cần mua, sau đó gửi xác nhận đơn đặt hàng. Dưới đây là ví dụ về bảng báo giá kiêm xác nhận đơn đặt hàng mà Công ty gửi đến công ty CP Thép Việt Thanh :

- Trường hợp Công ty xuất bán cho các đại lý, khách lẻ...sau khi biết được chủng loại, số lượng hàng khách cần mua, kế toán bán hàng báo giá cho khách rồi viết hóa đơn bán hàng fax xuống cho thủ kho biết để xuất hàng. Khách hàng thanh toán tiền hàng cho kế toán bán hàng. Sau khi nhận được bản fax hóa đơn bán hàng, kế toán kho có nhiệm vụ viết Biên bản giao hàng cho khách.

VD : Ngày 16/05/2010 xuất hàng bán cho Cửa hàng Tân Hương ở Yên Phụ. Kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng như sau :

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN

Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944- 36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

Tên khách hàng : CH Tân Hương

Địa chỉ : Yên Phụ Điện thoại : 38239945

TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 14 x 1.0 Cây 50 41.000 2.050.000 2 14 x 1.1 Cây 50 44.500 2.225.000 3 30 x 1.1 Cây 10 100.500 1.005.000 4 30 x 1.0 Cây 10 92.000 920.000 5 25 x 50 x 1.4 Cây 20 160.000 3.200.000 6 40 x 1.1 Cây 10 135.500 1.355.000 7 50 x 100 x 1.8 Cây 4 402.500 1.610.000 8 20 x 1.4 Cây 40 81.500 3.260.000 9 30 x 60 x 1.8 Cây 15 237.000 3.555.000 10 20 x 40 x 1.4 Cây 10 126.500 1.265.000 11 30 x 1.4 Cây 15 126.500 1.897.500 Cộng 24.712.500 CK 3% 741.000 Tổng tiền hàng 23.971.500

Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Hai mươi ba triệu, chín trăm bảy mươi mốt nghìn, năm trăm đồng.

Ngày 16 tháng 05 năm 2010 Người mua Người vận chuyển Người giao hàng

* Khi hàng hóa được xuất kho, dựa vào các chứng từ, kế toán nhập các dữ liệu vào máy tính như sau :

Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Enter.

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (loại hóa đơn, mã khách, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, TK nợ 131, ngày ht, ngày lập chứng từ, mã hàng, mã kho,số lượng, giá bán/ Enter cho tới khi lưu )

2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng :

Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng.

* Sau khi nhận được hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán bán hàng vào phiếu thu tiền mặt.

Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu thu tiền mặt / Enter.

Kế toán khai các thông tin trên phiếu thu giống phiếu chi nhưng TK Nợ lúc này là TK1111, Tk có 131. Sau đó Enter cho tới khi lưu.

• Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vào Giấy báo có( thu) của ngân hàng.

Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng / Enter.

Kế toán khai đầy đủ thông tin trên Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng giống giấy báo nợ nhưng TK nợ 1121NN, TK có 131. Sau đó Enter tới khi lưu.

• Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi.

Cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa Công ty luôn chú trọng quá trình thu hồi công nợ phải thu khách hàng. Việc theo dõi kiểm tra và đôn đốc khách