2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH
2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa
Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán và lập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. Đường dẫn cách nhập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo cáo bán hàng/ Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng/ Enter.
Dưới đây là mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng từ ngày 01/04/2010 đến 30/04/2010 :
- Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng :
Khi bán hàng hóa của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản :
Nợ TK 632 : 5.009.191.040đ Có TK 156 : 5.009.191.040đ
- Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa( Vận chuyển, bốc xếp ) cho khối lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng theo công thức : Chi phí thu mua Chi phí thu mua
Phân bổ chi phí tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Số lượng cho số lượng = x hàng xuất hàng hóa xuất bán Số lượng hàng Số lượng hàng bán tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
VD : Số dư đầu kỳ TK 1562 : 22.703.900đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng : Số lượng 1.240.399 kg thành tiền : 86.827.930đ Phân bổ chi phí 22.703.900đ + 86.827.900đ cho số hàng xuất bán = x 1.244.710 kg 333.881kg + 1.240.399 kg = 86.601.700 đ Kế toán định khoản : Nợ TK 632 : 86.601.700 đ Có TK 1562 : 86.601.700 đ
- Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn hàng hóa. Sau đây là mẫu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của Công ty Nam Tiến :
2.5. Kế toán giá vốn hàng bán :
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho đang được thực hiện tại Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng xuất bán.
Để theo dõi giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán mở sổ chi tiết TK 632. Khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 632 : Trị giá vốn thực tế
Có TK 1561 : Trị giá vốn thực tế
VD : Ngày 28/04/2010 khi xuất kho hàng hóa bán cho Công ty Thiên Ngọc An thép hộp 50 x 100 x 2.0 số hóa đơn 005485 chưa thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 với bút toán sau :
Nợ TK 632 : 314.000 đ Có TK 1561 : 314.000 đ
Mỗi lần xuất kho hàng hóa để bán, kế toán đều phản ánh giá vốn hàng bán trên một dòng của sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 kế toán lập sổ cái TK 632.
Đường dẫn cách nhập dữ liệu vào sổ cái một TK : Kế toán tổng hợp / Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ cái tài khoản/ Enter.
SỔ CÁI Tháng 04/2010 Tên TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : TK 632 Đơn vị tính : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ... ... 30/04 00548 4 28/04 Bán thép 50x100x2.0 156 1 314.000 30/04 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 911 5.692.495.656 Cộng số phát sinh 5.692.495.65 6
Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên )
Sổ chi tiết sổ cái
Tháng 04/2010
Tên TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : TK 632
Dư nợ đầu kỳ : Dư nợ đầu kỳ :
Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư nợ cuối kỳ : 0
Đơn vị tính : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ... ... 30/04 00548 4 28/04 Bán thép 50x100x2.0 156 1 314.000 30/04 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 911 5.692.495.656 Cộng số phát sinh 5.692.495.65 6 Số dư cuối kỳ
Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên )
2.6. Kế toán giảm giá hàng bán :
Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản : Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532
Có TK 111,112
Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532
Có TK 131
Cuối tháng, kế toán chuyển giá hàng bán theo định khoản : Nợ TK 511
Có TK 532
Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái trên phần mềm cho TK 532.
VD : Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 1250 ngày 15/05/2010 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là 1.800.000, kế toán ghi sổ ;
Nợ TK 532 : 1.800.000 Có TK 111 : 1.800.000
Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi : Nợ TK 511 : 1.800.000
Có TK 532 : 1.800.000
2.7. Kế toán doanh thu bán hàng :
Quá trình bán hàng của Công ty được thực hiện khi Công ty giao hàng cho khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng, kế toán vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo hai phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán chịu.
- Nội dung sổ chi tiết doanh thu : Loại sổ này dùng để theo dõi doanh thu của từng nghiệp vụ phát sinh. Từ các sổ chi tiết doanh thu cuối tháng, kế toán tổng hợp lại để ghi vào sổ cái TK 511.
- Căn cứ để lập sổ chi tiết doanh thu : Bao gồm Hóa đơn bán hàng ( GTGT ), báo cáo bán hàng, phiếu thu tiền mặt...
- Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái cho TK 511 trên phần mềm Fast.
VD : Căn cứ vào hóa đơn bán hàng cho Công ty Thiên Ngọc An theo số hóa đơn 005485 ngày 28/04/2010 ở trên chưa thanh toán, kế toán ghi sổ doanh thu theo định khoản :
Nợ TK 111 : 385.000 Có TK 511 : 350.000 Có TK 333(3331) : 35.000
Sau đây là phần trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng tháng 04 năm 2010 ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :
Sổ chi tiết TK 511
Tháng 04 năm 2010 Dư nợ đầu kỳ : Dư có đầu kỳ : 0
Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư có cuối kỳ : 0
Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có
... 30/04 00548
4
28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 300.000
Kết chuyển doanh thu thuần 5.692.495.65 6 Tổng cộng 5.692.495.65 6 5.692.495.656 Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng
Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan, kế toán tập hợp ghi vào sổ cái TK 511 và sổ cái TK 3331 SỔ CÁI Tháng 04 năm 2010 Số hiệu : TK 5111 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 30/04 00548 4 28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 350.000 ... Kết chuyển doanh thu thuần
5.692.495.65 6 Tổng cộng 5.692.495.65 6 5.692.495.65 6
Người ghi Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
• Các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ trên phần mềm : có 2 đường dẫn
- Đường dẫn 1 : Khai báo các bút toán
Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động/ Enter.
+ Kết chuyển hàng bán bị trả lại : Nợ TK 511
Có TK 531,532,521 Loại kết chuyển Có – Nợ
+ Kết chuyển giảm giá hàng bán : Nợ TK 511 Có TK 532 Loại kết chuyển Có – Nợ
+ Kết chuyển chiết khấu thương mại : Nợ TK 511 Có TK 521 Loại kết chuyển Có – Nợ
+Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 911 Loại kết chuyển Nợ - Có + Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911 Có TK 632 Loại kết chuyển Có - Nợ + Kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 Có TK 641 Loại kết chuyển Có – Nợ
Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Bút toán kết chuyển tự động/ Enter.
PHẦN III
Nhận xét và kết luận
1/ Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :
Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường, Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “ Bán hàng là sức sống “, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng.
Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hóa, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ.
Với hàng hóa, Công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han, rỉ,...chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hóa.
Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra.
Về công tác kế toán :
Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu ủa cao trong hạch toán hàng hóa. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra : Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng.
2/ Nhận xét cụ thể về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :
2.1. Ưu điểm :
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng đã cung cấp những thông tin chung, cần thiết cho công tác quản lý kinh doanh của Công ty cũng như của các cơ quan quản lý tài chính như : Cục thuế, Ngân hàng...
- Thứ 1 : Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 có sửa đổi, bổ sung phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Nói chung việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện nay trong công tác kế toán tương đối hợp lý và khoa học.
- Thứ 2 : Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Công ty đã thực hiện tốt quy định về hóa đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu, chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu sau khi được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ chi tiết. Có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách kịp thời, chính xác.
- Thứ 3 : Hệ thống sổ kế toán : Công ty đã sử dụng phần mềm Fast trong công tác kế toán, cách nhập liệu nhanh, chính xác, rõ ràng, tiết kiệm thời gian, chi phí.
- Thứ 4 : Từ khi thành lập và phát triển đến nay Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ của Nhà nước, tổ chức mở các sổ kế toán hợp lý để phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, kế toán đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lưu thông.
- Thứ 5 : Đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ, năng lực, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc được giao. Công tác kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người được phân công theo từng phần hành cụ thể. Từ đó phát huy tính chủ động, sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm và sự thành thục trong công việc của mỗi người.
- Thứ 6 : Công ty áp dụng các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán khá phù hợp, chính sách giá cả linh hoạt, Công ty quy định khung giá bán niêm yết cho từng loại hàng hóa. Công ty căn cứ nhu cầu thị trường để điều chỉnh giá bán cho phù hợp với giá cả của thị trường.
2.2. Nhược điểm :
tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu quản lý của Công ty. Cụ thể như sau :
2.2.1. Kế toán bán hàng :
- Trong việc kế toán hàng tồn kho, do hàng tồn kho của Công ty có giá trị lớn, như vậy để giảm bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do giảm giá hàng tồn kho, mặt khác để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, đảm bảo tính đáng tin cậy về thông tin kế toán và kết quả kinh doanh của mình thì Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Trong việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng : Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách đến mua hàng và thanh toán ngay Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm