Kế toán chi tiết hàng hóa

2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH

2.3. Kế toán chi tiết hàng hóa

Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức Nhật ký chung cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Việc hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán.

2.3.1. Hạch toán chi tiết ở kho :

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng chủng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hóa được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dày của hàng hóa để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày, thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hóa nhập xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một

lần và cuối tháng kế toán hàng hóa, kế toán kho và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa, đi kiểm kho để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách.

2.3.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán :

Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho của thủ kho.. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hóa cộng lại.

Hàng ngày, kế toán hàng hóa nộp thẻ kho được làm trên Excel trình Giám đốc để phục vụ cho công tác quản lý và theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hóa ở kho để có kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Sau đây là mẫu thẻ kho được làm trên Excel :

VD : Thẻ kho của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Đơn vị : Công ty TNHH TM & SX Nam Tiến

Địa chỉ:

THẺ KHO

Ngày lập thẻ : 01/05//2010 Tờ số : 03

- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Ø 50.3 x 2.0 - Đơn vị tính : C

ST T

Ngày tháng

SH chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất SỐ LƯỢNG Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 20 01 01/05 2563 Nhập hàng Hòa Phát 15 35

02 02/05 2900 Xuất bán Anh Huy Coma7 8 27 03 05/05 0514 Nhập Hòa Phát 10 37 04 05/05 2102 Xuất cty CPXD COTEC 20 17 05 15/05 2635 Xuất bán Cty TNHH Hãng phim Việt 10 7 06 17/05 2785 Xuất bán Cty Việt

Thanh 7 0 07 20/05 6321 Nhập Tràng An 40 40 08 24/05 3548 Xuất bán XD Long Giang 30 10 09 28/05 3561 Xuất bán Cty Licogi 10 0 10 30/05 6453 Nhập Hòa Phát 50 50 11 31/05 3590 Xuất bán cty Vinalight 30 20 Phiếu 76

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa ở Công ty Nam Tiến Hàng ngày

s

Đối chiếu Cuối

2.4. Kế toán tổng hợp hàng hóa :

Kế toán hàng tồn kho của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái các TK 156, TK 632, Tk 331, Tk 131, Tk 111, 112 để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa.

2.4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng :

Tại công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vậy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

- Khi mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập để tiến hành tổng hợp hàng hóa.

- Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi : Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 Thẻ kho Phiếu xuất Sổ tổng hợp NXT hàng hóa tháng Hàng ngày Số liệu Phiếu nhập Sổ chi tiết hàng hóa

VD : Ngày 04/05/2010 Công ty Nam Tiến mua thép của Công ty CP ống thép Việt Đức VG Pipe, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi :

Nợ TK 1561 : 84.511.199 đ Nợ TK 133 : 8.451.119 đ Có TK 111 : 92.962.318 đ

- Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi :

Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 112

VD : Ngày 05/05/2010 Công ty Nam Tiến mua thép của Công ty TNHH ống thép Hòa Phát thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi :

Nợ TK 1561 : 226.065.155 đ Nợ TK 133 : 22.606.515 đ Có TK 112 : 248.671.670 đ

- Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi : Nợ TK 1561

Nợ TK 133 Có TK 331

VD : Ngày 04/05/2010 Công ty mua thép của Công ty TNHH ống thép Hòa Phát chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, kế toán ghi :

Nợ TK 1561 : 112.319.971 đ Nợ TK 133 : 11.231.997 đ Có TK 331 : 123.551.968 đ

- Trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về. Tại công ty không xảy ra trường hợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, Công ty không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường.

2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa :

Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán và lập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. Đường dẫn cách nhập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo cáo bán hàng/ Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng/ Enter.

Dưới đây là mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng từ ngày 01/04/2010 đến 30/04/2010 :

- Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng :

Khi bán hàng hóa của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản :

Nợ TK 632 : 5.009.191.040đ Có TK 156 : 5.009.191.040đ

- Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa( Vận chuyển, bốc xếp ) cho khối lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng theo công thức : Chi phí thu mua Chi phí thu mua

Phân bổ chi phí tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Số lượng cho số lượng = x hàng xuất hàng hóa xuất bán Số lượng hàng Số lượng hàng bán tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ

VD : Số dư đầu kỳ TK 1562 : 22.703.900đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng : Số lượng 1.240.399 kg thành tiền : 86.827.930đ Phân bổ chi phí 22.703.900đ + 86.827.900đ cho số hàng xuất bán = x 1.244.710 kg 333.881kg + 1.240.399 kg = 86.601.700 đ Kế toán định khoản : Nợ TK 632 : 86.601.700 đ Có TK 1562 : 86.601.700 đ

- Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn hàng hóa. Sau đây là mẫu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của Công ty Nam Tiến :

2.5. Kế toán giá vốn hàng bán :

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho đang được thực hiện tại Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng xuất bán.

Để theo dõi giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán mở sổ chi tiết TK 632. Khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 632 : Trị giá vốn thực tế

Có TK 1561 : Trị giá vốn thực tế

VD : Ngày 28/04/2010 khi xuất kho hàng hóa bán cho Công ty Thiên Ngọc An thép hộp 50 x 100 x 2.0 số hóa đơn 005485 chưa thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 với bút toán sau :

Nợ TK 632 : 314.000 đ Có TK 1561 : 314.000 đ

Mỗi lần xuất kho hàng hóa để bán, kế toán đều phản ánh giá vốn hàng bán trên một dòng của sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 kế toán lập sổ cái TK 632.

Đường dẫn cách nhập dữ liệu vào sổ cái một TK : Kế toán tổng hợp / Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ cái tài khoản/ Enter.

SỔ CÁI

Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên )

Sổ chi tiết sổ cái

Tháng 04/2010

Tên TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : TK 632

Dư nợ đầu kỳ : Dư nợ đầu kỳ :

Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư nợ cuối kỳ : 0

Đơn vị tính : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ... ... 30/04 00548 4 28/04 Bán thép 50x100x2.0 156 1 314.000 30/04 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 911 5.692.495.656 Cộng số phát sinh 5.692.495.65 6 Số dư cuối kỳ

Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên )

2.6. Kế toán giảm giá hàng bán :

Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản : Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 532

Có TK 111,112

Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532

Có TK 131

Cuối tháng, kế toán chuyển giá hàng bán theo định khoản : Nợ TK 511

Có TK 532

Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái trên phần mềm cho TK 532.

VD : Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 1250 ngày 15/05/2010 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là 1.800.000, kế toán ghi sổ ;

Nợ TK 532 : 1.800.000 Có TK 111 : 1.800.000

Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi : Nợ TK 511 : 1.800.000

Có TK 532 : 1.800.000

2.7. Kế toán doanh thu bán hàng :

Quá trình bán hàng của Công ty được thực hiện khi Công ty giao hàng cho khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng, kế toán vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo hai phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán chịu.

- Nội dung sổ chi tiết doanh thu : Loại sổ này dùng để theo dõi doanh thu của từng nghiệp vụ phát sinh. Từ các sổ chi tiết doanh thu cuối tháng, kế toán tổng hợp lại để ghi vào sổ cái TK 511.

- Căn cứ để lập sổ chi tiết doanh thu : Bao gồm Hóa đơn bán hàng ( GTGT ), báo cáo bán hàng, phiếu thu tiền mặt...

- Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái cho TK 511 trên phần mềm Fast.

VD : Căn cứ vào hóa đơn bán hàng cho Công ty Thiên Ngọc An theo số hóa đơn 005485 ngày 28/04/2010 ở trên chưa thanh toán, kế toán ghi sổ doanh thu theo định khoản :

Nợ TK 111 : 385.000 Có TK 511 : 350.000 Có TK 333(3331) : 35.000

Sau đây là phần trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng tháng 04 năm 2010 ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :

Sổ chi tiết TK 511

Tháng 04 năm 2010 Dư nợ đầu kỳ : Dư có đầu kỳ : 0

Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư có cuối kỳ : 0

Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có

... 30/04 00548

4

28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 300.000

Kết chuyển doanh thu thuần 5.692.495.65 6 Tổng cộng 5.692.495.65 6 5.692.495.656 Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng

Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan, kế toán tập hợp ghi vào sổ cái TK 511 và sổ cái TK 3331

SỔ CÁI

5.692.495.65 6 Tổng cộng 5.692.495.65 6 5.692.495.65 6

Người ghi Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)

• Các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ trên phần mềm : có 2 đường dẫn

- Đường dẫn 1 : Khai báo các bút toán

Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động/ Enter.

+ Kết chuyển hàng bán bị trả lại : Nợ TK 511

Có TK 531,532,521 Loại kết chuyển Có – Nợ

+ Kết chuyển giảm giá hàng bán : Nợ TK 511 Có TK 532 Loại kết chuyển Có – Nợ

+ Kết chuyển chiết khấu thương mại : Nợ TK 511 Có TK 521 Loại kết chuyển Có – Nợ

+Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 911 Loại kết chuyển Nợ - Có + Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911 Có TK 632 Loại kết chuyển Có - Nợ + Kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 Có TK 641 Loại kết chuyển Có – Nợ

Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Bút toán kết chuyển tự động/ Enter.