D sx = th’x + b’h + ch’b
8.7.6. Tổ chức kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tƣ 1 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tƣ
8.7.6.1. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tƣ
Vật tư cấp phát cho các phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, không tuân thủ quy trình công nghệ, không tận dụng phế liệu và sản xuất nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy, phòng quản lý vật tư của doanh nghiệp không chỉ lo mua sắm vật tư, cấp phát cho các phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng vật tư.
Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị sử dụng về tình hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm làm ra, mặt khác phải tiến hành kiểm tra việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng.
Về mặt nguyên tắc, lượng vật tư xuất kho doanh nghiệp phải khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư, nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì có nhiều trường hợp có lệnh xuất kho mà không có hoặc không đầy đủ, có vật liệu phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì vật liệu đó không thể chia nhỏ để bớt lại, hoặc do nhiều nguyên nhân khác.
Lượng vật tư thực tế cấp ra cũng có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt, vì trong quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì phải thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay thay thế vật tư phải có phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng và phải được hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm hay thay thế do phân xưởng đề nghị, trưởng phòng kế hoạch và vật tư duyệt. Trong phiếu yêu cầu cần ghi rõ nguyên nhân cấp thêm hay thay thế. Nguyên nhân cấp thêm có thể do phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất hoặc do sử dụng vật tư không đúng mục đích, hoặc sản xuất nhiều phế phẩm. Trong phiếu yêu cầu thay thế cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đề nghị thay thế phải được sự đồng ý của phòng thiết kế, kỹ thuật và giám đốc.
Một căn cứ khác để kiểm tra là các báo cáo sử dụng vật tư của các phân xưởng. Trong báo cáo cần nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác, phòng vật tư cũng cần phải tiến hành kiểm tra, quan sát trực tiếp nơi sử dụng vật tư để đánh giá lại tính chính xác của các báo cáo nhận được.
Sau khi có được chính xác các số liệu về tình hình sử dụng vật tư ở các phân xưởng, để đánh giá tình hình sử dụng vật tư, người ta tiến hành so sánh đối chiếu các số liệu trên các hạn mức, báo cáo sử dụng vật tư và tình hình cấp phát.