D sx = th’x + b’h + ch’b
8.7.5. Tổ chức giao vật tƣ cho các đơn vị sử dụng
Công tác cấp phát vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến việc phục vụ kịp thời, đầy đủ vật tư cho sản xuất, cắt giảm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản trong quá trình chuyển đưa vật tư từ kho doanh nghiệp đến các đơn vị sử dụng. Ngoài ra nếu công tác này được tổ chức hiệu quả sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động. Công tác này đòi hỏi phải làm tốt việc xuất kho và lựa chọn đúng đắn phương thức giao vật tư. Công tác xuất kho phụ thuộc vào nghiệp vụ kho và trình độ cơ giới hóa các công việc xếp dỡ trong kho, xuất kho là một công việc có tính nghiêm ngặt cao độ, đòi hỏi phải tuân theo những nguyên tắc:
- Chỉ xuất kho cho những người nhận hàng có đủ các giấy tờ, thủ tục quy định.
- Chỉ xuất kho cho những người có đầy đủ quyền hạn nhận tức là những người được ủy quyền và có chữ ký mẫu ở kho.
- Vật tư chỉ được xuất sau khi đã kiểm nhận về mặt số lượng, chất lượng và đã được tiếp nhận. Vật tư không đảm bảo chất lượng thì không được xuất, nếu xuất thì phải làm các thủ tục cần thiết khác.
- Khi xuất vật tư cần tiến hành cân, đong, đo, đếm cẩn thận. - Vật tư xuất kho phải đảm bảo về mặt chất lượng.
Có hai phương thức giao vật tư ở doanh nghiệp:
Phương thức giao vật tư tại kho doanh nghiệp. Theo phương thức này, phân xưởng
căn cứ vào các chứng từ cấp phát, cử người cùng các phương tiện vận tải đến các kho doanh nghiệp nhận vật tư và chuyển về.
Phương thức này có một số nhược điểm như: phân xưởng phải có người làm tiếp liệu, nhiều khi phải rút công nhân từ các dây chuyền sản xuất đi làm tiếp liệu, ảnh hưởng đến năng suất của phân xưởng, phải lo kiếm và dành giữ các phương tiện vận chuyển, dẫn tới việc sử dụng không hợp lý phương tiện vận chuyển. Kho cung cấp cũng sẽ bị động trong cấp phát và khó tránh khỏi sai sót; cuối cùng gây nên những căng thẳng vật tư không cần thiết đối với những loại vật tư mà nhiều phân xưởng cùng sử dụng do không điều hòa được.
Phương thức giao tại kho thường được áp dụng trong trường hợp nhu cầu đơn lẻ hoặc trong các trường hợp đặc biệt khác.
Phương pháp giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương pháp giao vật tư do phòng
hậu cần vật tư trên cơ sở lịch cấp phát vật tư hoặc yêu cầu của các đơn vị sử dụng. Phương thức này có nhiều tiến bộ hơn so với phương thức thứ nhất: nó cho phép các phân xưởng tập trung vào các hoạt động sản xuất, sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, điều hòa các nhu cầu một cách thuận tiện. Ngoài ra, phương thức này cũng cho phép phòng vật tư đi sát với tình hình sản xuất, nắm bắt chính xác nhu cầu của các phân xưởng và tổ chức cấp phát hợp lý hơn.
Trong một số trường hợp, người ta có thể áp dụng một số phương pháp giao vật tư đặc biệt khác như: tổ chức hệ thống kho tại các cụm phân xưởng, hoặc giao thẳng vật tư trực tiếp cho các đơn vị sử dụng.
Hai phương thức giao trên đều có ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện, tình hình cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn phương thức giao thích hợp.