Quy trình hạch toán được mở chi tiết theo từng phân xưởng. Đối với các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất (TK621, TK622, TK627) và tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK154) đều được mở các tài khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và theo nhóm sản phẩm.
2.2.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên liệu chính cấu thành thực tế của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách tách biệt rõ ràng, cụ thể cho từng loại sản phẩm. CPNVL trực tiếp bao gồm giá trị NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… được xuất dùng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm. Sản phẩm chính của công ty là các sản phẩm về đồ gỗ nên CPNVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất sản phẩm, đó là yếu tố chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. Do đó việc hạch toán đầy đủ, chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất đóng vai trò quan trọng đối với công ty. Đồng thời, NVL sử dụng tại công ty rất đa dạng và phong phú, có vai trò tương đương nhau trong quá trình sản xuất. NVL chính để phục vụ sản xuất của công ty là các loại gỗ, trong đó gỗ keo xẻ được sử dụng nhiều nhất với tỷ lệ 90%.
Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
Tài khoản sử dụng:
TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi tiết như sau:
TK 6211 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp –phân xưởng phôi.
TK 62111 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp –phân xưởng phôi - ván sàn 20 nan TK 62112– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – phân xưởng phôi - ván sàn 6 nan
TK6212 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – gia công
TK 6212 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX gia công – ván sàn 20 nan TK 6212 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX gia công – ván sàn 6 nan
TK 6213 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX hoàn thiện
TK 62131 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX hoàn thiện – ván sàn 20 nan. TK 62132 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – PX hoàn thiện – ván sàn 6 nan.
Trình tự kế toán:
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật lập, tổ trưởng các phân xưởng viết phiếu đề nghị vật tư. Căn cứ vào đó thủ kho tiến hành kiểm tra xem kho có đáp ứng yêu cầu vật tư cho sản xuất phù hợp với định mức vật tư hay không. Nếu không đáp ứng được thì thủ kho đưa phiếu đề nghị này cho kế toán để viết phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: một liên giao cho thủ kho, một liên giao cho phân xưởng, một liên được lưu tại phòng kế toán.
Tất cả chi phí nguyên vật liệu đều được tập hợp thẳng vào TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng phân xưởng và chi tiết cho từng loại sản phẩm.Cuối tháng sau khi đã có giá xuất nguyên vật liệu, kế toán tính đựơc cột thành tiền của nguyên vật liệu xuất kho.
Ví dụ: Phiếu xuất kho bán thành phẩm của phân xưởng gia công phục vụ quá
trình sản xuất cho PX hoàn thiện. (Phụ lục 01)
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiến hành hạch toán bút toán thích hợp vào máy tính. Khi nhập số liệu vào máy, kế toán chỉ cần nhập chủng loại và số lượng NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất dùng theo phương pháp đã được lựa chọn (phương pháp nhập trước xuất trước) rồi chuyển các thông tin đó đưa lên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
2.2.3.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp tại Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu gồm: lương chính, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Ngoài ra còn có cả các khoản mục phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, các khoản tiền thưởng, tiền làm thêm và các ngày chủ nhật, ngày lễ… tất cả những khoản này được cộng tính vào tiền lương chính và trả cho công nhân vào cuối tháng. Tiền lương được tính theo số giờ công lao động của công nhân.
- Thu nhập chi trả cho người lao động hàng tháng, là số tiền trả cho cá nhân đối với số ngày làm việc theo qui định trong một tháng (8 giờ/ngày – 48 giờ/tuần).
- Người lao động làm việc vượt quá thời gian qui định 48 giờ/tuần, hoặc làm việc trong số ngày nghỉ phép theo qui định sẽ được chi trả tiền công làm ngoài giờ.
- Lương làm thêm của người lao động được tính toán dựa trên tiền lương thực trả hàng tháng.
Qui định như sau:
+ Ngày nghỉ phép mà không nghỉ là 100% nhân với số giờ thực tế làm thêm tính theo tiền lương của công việc đang làm của ngày bình thường.
+ Ngày làm việc bình thường là 150% nhân với số giờ thực tế làm thêm tính theo tiền lương của công việc đang làm của ngày bình thường.
+ Ngày nghỉ hàng tuần là 200% nhân với số giờ thực tế làm thêm tính theo tiền lương của công việc đang làm của ngày bình thường.
+ Các ngày nghỉ lễ, tết thì mức chi là 300% nhân với số giờ thực tế làm thêm tính theo tiền lương của công việc đang làm của ngày bình thường.
- Trường hợp đi họp, hội nghị, đi học vào các ngày làm việc trong tuần được tính theo tiền lương của công việc đang làm của ngày bình thường.
- Đối với các vị trí tham gia công tác sản xuất làm việc theo ca trong tuần
không được coi là tiền công làm ngoài giờ.
- Công ty có quyền yêu cầu CBCNV làm việc vào các ngày lễ, tết và chi phi được tính bằng ngày làm thêm giờ theo quy định tính theo chế độ ngày lễ, tết
Chứng từ sử dụng:
Chứng từ gốc để căn cứ tính lương là bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương theo dõi cho từng phân xưởng.
Ngoài ra còn theo dõi qua các chứng từ khác như: Bảng phân bổ tiền lương và phụ cấp tiền ăn ca, bảng tổng hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm, bảng kê BHXH, BHYT, BHTN tính vào giá thành và phiếu kế toán… Cách tính các khoản trích BHYT, BHXH, BHTN như sau:
- BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 24% trên tổng lương cơ bản (17% được tính vào chi phí sản xuất, 7% trừ vào thu nhập của người lao động).
- BHYT đựơc trích hàng tháng theo tỷ lệ 4,5% trên tổng lương cơ bản. (3% tính vào chi phí sản xuất; 1,5% tính vào thu nhập của người lao động).
- BHTN được trích hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng lương cơ bản. (1% tính vào chi phí sản xuất, 1% trừ vào thu nhập của người lao động).
- KPCĐ được trích hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng lương cơ bản. (2% tính vào chi phí sản xuất, 0% trừ vào thu nhập của người lao động).
Tài khoản vận dụng:
TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp và tài khoản này được chi tiết cho từng phân xưởng:
TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp –Phân xưởng phôi TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp –Phân xưởng gia công TK 6223: Chi phí nhân công trực tiếp – Phân xưởng hoàn thiện
Trình tự hạch toán:
Hàng ngày, tổ trưởng sản xuất sẽ chấm công cho công nhân viên tại phân xưởng mình vào bảng chấm công (Phụ lục 04). Định kỳ nửa tháng các báo cáo này sẽ chuyển lên cho kế toán tiền lương để làm căn cứ lập bảng tính lương cho nhân viên từng phân xưởng sản xuất, sau đó lập bảng thanh toán lương cho các phân xưởng. Tại các phân xưởng của công ty đều có bảng chấm công để theo dõi số ngày nghỉ việc có lý do số ngày nghỉ không lý do, số ngày nghỉ phép và số ngày làm việc của công nhân viên…
Ngày cuối tháng tổ trưởng phân xưởng nộp bảng chấm công lên phòng kế toán để tiến hành tính lương sản phẩm và tính các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, BHTN , KPCĐ rồi vào bảng thanh toán lương (Phụ lục05) của các phân xưởng. Kế toán tính lương phải trả công nhân viên vào chi phí sau đó lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Các số liệu được tính toán tự cập nhật vào các sổ có liên quan như nhật ký chung, sổ chi tiết TK6221, sổ tổng hợp TK622 trên phần mềm kế toán. Lương của công nhân viên phân xưởng sau khi được tính toán xong kế toán tiền lương chuyển lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc phê duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ viết phiếu chi và thanh toán lương cho công nhân viên.Sau đó bảng thanh toán tiền lương và bảng tổng hợp tiền lương được chuyển cho kế toán để tính giá thành làm căn cứ để lập bảng tổng hợp và phân bổ CPNCTT.
2.2.3.3. Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sản phẩm sau CPNVLTT và CPNCTT. Chi phí này phát sinh ở phân xưởng sản xuất của công ty. CPSXC ở Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu bao gồm: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu phân xưởng, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, các khoản chi phí được tập hợp theo thời điểm phát sinh và được phân bổ cho từng loại sản phẩm
.
Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán lương, hoá đơn tiền điện, nước, phiếu chi...
Tài khoản vận dụng:
TK 627: chi phí sản xuất chung. Tài khoản này được chi tiết theo phân xưởng và theo nội dung chi phí:
TK 6271: CPSXC PX phôi
TK62711: Chi phí nhân viên PX phôi
TK 62712: Chi phí vật liệu PX phôi
TK 62713: Chi phí dụng cụ sản xuất PX phôi
TK 62714: Chi phí khấu hao TSCĐ PX phôi
TK 62717: Chi phí dịch vụ mua ngoài PX phôi
TK 62718: Chi phí bằng tiền khác PX phôi
Tại 2 phân xưởng còn lại là phân xưởng gia công và phân xưởng hoàn thiện thì TK 627 – Chi phí sản xuất chung cũng được hạch toán chi tiết đến tài khoản cấp 2 và tài khoản cấp 3 như đối với phân xưởng phôi.
Trình tự kế toán:
- Chi phí nhân viên phân xưởng:
Chi phí nhân viên phân xưởng gồm các khoản lương chính, lương phụ, các
khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, BHTN). Còn đối với nhân viên quản lý
phục vụ sản xuất như: nhân viên bộ phận kho, quản đốc phân xưởng, quản lý nhà
máy thì trả lương theo hệ số (nghĩa là lương thực lĩnh sẽ được tính vào lương cơ
bản, số ngày công đi làm). Căn cứ vào quỹ lương chia cho nhân viên phân xưởng và
tổng quỹ lương được trích vào giá thành sản phẩm, kế toán tiền lương phân bổ
lương cho từng phân xưởng trên. Các khoản trích theo lương được tính như với
CPNCTT. Sau đó tổng hợp vào sổ chi tiết TK62711 (Phụ lục 08), sổ tổng hợp TK627 chi tiết cho từng phân xưởng.
- Chi phí vật liệu:
Trình tự hạch toán tương tự như đối với việc xuất nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm. Các phiếu sơn xuất dùng được theo dõi hàng ngày trên bảng theo dõi lượng sơn tiêu thụ hàng ngày bởi quản đốc phân xưởng. Cuối tháng tổng hợp số liệu và chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để lập phiếu xuất kho và tính giá nguyên liệu sơn trong tháng. Từ các phiếu xuất kho nguyên vật liệu này kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy tính sẽ tự động vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn kho nguyên vật liệu, và các sổ chi tiết TK 62712 và sổ tổng hợp các tài khoản.
- Chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất tại phân xưởng (Phụ lục 09): Trình tự hạch toán và phương pháp ghi sổ tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Những công cụ dụng cụ lớn nhưng chưa đủ điều kiện được ghi nhận là tài sản thì được tính phân bổ nhiều lần và phân bổ dần. Khi có nhu cầu sử dụng những loại công cụ dụng cụ này tại phân xưởng thì tổ trưởng bộ phận viết phiếu yêu cầu đề nghị vật tư sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 3 liên trong đó có một liên do thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập vào máy tính. Trong kỳ phiếu nhập kho chỉ cần nhập số lượng đến cuối tháng thì tổng hợp lượng xuất của từng loại công cụ dụng cụ và tính giá xuất kho của từng loại công cụ dụng cụ trên phần mềm kế toán FAST.
Tại Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu, tất cả các công cụ dụng cụ đều tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước và toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ được phân bổ vào chi phí. Đối với khấu hao TSCĐ, Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu dùng phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian ước tính tương đương.
Đối với khấu hao TSCĐ (Phụ lục 10):
Đó là phản ánh khấu hao tài sản cố định thuộc các phân xưởng sản xuất kinh doanh chính, sản xuất kinh doanh phụ như: máy móc thiết bị nhà cửa, phương tiện vận tải… cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhà máy chế biến gỗ xuất khẩu dùng phương pháp khấu hao đường thẳng dựa trên thời gian ước tính tương đương. Mức khấu hao được tính theo công thức:
Mức khấu hao trích
trong tháng =
Nguyên giá TSCĐ
Thời gian sử dụng ước tính (tháng ) Dựa vào nguyên giá TSCĐ và số năm tính khấu hao để tính khấu hao hàng năm và khấu hao tháng sau đó. Phân bổ chi phí khấu hao sản xuất chung cho phân xưởng theo chi phí nhân công trực tiếp. Kế toán nhập số liệu đã tính vào phần mềm kế toán để máy tự động vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 214, sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK6274, TK627. Cuối năm tài chính kế toán tổng hợp lại toàn bộ TSCĐ đã có tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ trong năm. Và từ đó phân bổ khấu hao tháng cho các bộ phận.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài: như nước, điện, thư tín... phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty. Tiền điện và các chi phí sửa chữa được tập hợp theo phân xưởng.
TK sử dụng: TK 62717: Chi phí dịch vụ mua ngoài phân xưởng phôi TK 62727: Chi phí dịch vụ mua ngoài phân xưởng gia công. TK 62737: Chi phí dịch vụ mua ngoài phân xưởng hoàn thiện. Căn cứ vào phiếu chi, các hoá đơn kế toán sẽ nhập hàng ngày vào sổ chi tiết (Phụ lục 11), sổ cái TK627.
Đối với chi phí bằng tiền khác: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí tiếp khách, chi phí thuê kho bãi..
Chi phí này được chi tiết cho từng phân xưởng trên các tài khoản cấp 3: TK 62718: Chi phí bằng tiền khác ở PX phôi
TK 62728: Chi phí bằng tiền khác ở PX gia công TK 62738: Chi phí bằng tiền khác ở PX hoàn thiện.
Quy trình hạch toán: căn cứ vào các chứng từ gốc phiếu thu, phiếu chi hoá đơn GTGT; sau đó kế toán lựa chọn phần hành phù hợp và cập nhập số liệu vào máy tính, máy tính sẽ chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 627 và các tài khoản khác có quan hệ đối ứng phát sinh. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí và phân bổ chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng tập hợp chi phí cụ thể.
Tập hợp chi phí sản xuất chung: khi đã có số liệu về các phần hành liên quan kế
