ở Công ty Cổ phần đầu t xây dựng phát triển nhà số 7- Hà nội, các xí nghiệp dựng công trình là các đơn vị nhỏ trực thuộc chịu sự quản lý của công ty, không có t cách pháp nhân. Vì vậy việc tự lo mua sắm vật t, tài sản cố định cho hoạt động của xí nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Theo em, với những vật liệu chính, đòi hỏi chất l- ợng cao, có giá trị lớn và khó mua, Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, đảm bảo cung cấp vật t
đủ về số lợng và đảm bảo về chất lợng cho Công ty khi cần ở mọi lúc, mọi nơi.
Để đảm bảo sử dụng vật t đúng mức, tiết kiệm, hàng tuần các xí nghiệp lập bảng kế hoạch mua vật t dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Sau khi phòng kế hoạch duyệt, Công ty sẽ quyết định loại vật t nào do công ty mua, loại vật t nào do đội mua và với số lợng là bao nhiêu. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đánh giá tình hình sử dụng vật t thực tế. Cuối tháng (quý) Phòng kế hoạch cùng phòng Kế toán và ban lãnh đạo công ty phân tích, đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t. Sau khi ký hợp đồng mua vật t với nhà cung cấp, đến thời hạn, cán bộ cung ứng sẽ đi áp tải vật t về tận công trờng của Đội xây dựng công trình. Hai bên sẽ lập biên bản
giao nhận vật t (lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản). Sau đó, kế toán đội mang chứng từ về Cty và làm thủ tục thanh toán cho ngời bán và ghi sổ kế toán.
biên bản giao nhận vật t
Ngày tháng năm...
Hôm nay chúng tôi gồm:
-Ông (Bà)...Địa chỉ...Đại diện bên giao -Ông (Bà)...Địa chỉ...Đại diện bên nhận Đã tiến hành bàn giao số lợng vật t sau đây:
STT Quy cách, chủng loại vật t ĐVT Số lợng Thành tiền
Bảng theo dõi chi tiết vật t
Công trình: ... Ngày tháng năm STT Chứng từ Tên vật t Đơn vị bán ĐVT Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Ký nhận SH NT
Bảng này sẽ dùng làm căn cứ đối chiếu với Kế toán Công ty vào cuối tháng. Quản lý tốt vật t chỉ đem lại hiệu quả mội nửa cho Công ty trong việc hạ giá thành sản phẩm. Để cạnh tranh đợc trên thị trờng, Công ty còn phải hạ thấp chi phí vật t. Do vật t có giá trị lớn, giảm chi phí vật t cho Công ty sẽ giúp cho Công ty giảm chi phí thi công xuống rất nhiều. Nhng giảm không có nghĩa là cắt xén vật t mà là hạ đến mức thấp nhất giá mua vật t. Giảm chi phí vật t bao gồm giảm chi phí thu mua vật t và giảm chi phí vận chuyển vật t tới tận chân công trình. Để làm đợc điều đó Công ty cần thiết lập đợc mối quan hệ tốt với nhà cung cấp vật t có tín nhiệm. Đồng thời Công ty phải thờng xuyên nghiên cứu khảo sát giá cả vật t trên thị trờng để tránh tình trạng bị mua với giá cao.
Ngoài ra, trong trờng hợp Công ty phá dỡ công trình cũ để xây lại mới. Công ty nên tổ chức tận dụng phế liệu thu hồi chặt chẽ hơn. Đây thực sự là nguồn quan trọng giúp Công ty giảm bớt phần nào vật t mới cần mua cho thi công.
Công tác kế toán vật t ở Đội xây dựng công trình khá chính xác, đầy đủ. Tuy nhiên, do vật t sử dụng cho thi công các công trình gồm nhiều chủng loại khác nhau nên ngoài sổ chi tiết vật t, kế toán đội cần mở thêm sổ Danh điểm vật t. Vì nh thế sẽ giúp ích cho việc xác định giá trị thực tế vật t xuất dùng (theo phơng pháp giá thực tế đích danh) đợc chính xác hơn và việc quản lý vật t đợc chặt chẽ hơn.