THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU,CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI HÀ NỘI FORD
2.2.1 Thực trạng tổ chức hạch toỏn doanh thu tại Hà Nội Ford
Doanh thu là một trong những chỉ tiờu tổng hợp quan trọng, gúp phần đỏnh giỏ hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Doanh thu chịu tỏc động của nhiều yếu tố như khỏch hàng, thời hạn thanh toỏn, cỏc điều kiện thanh toỏn... Vấn đề đặt ra với nhà quản lý là phải cú cơ chế doanh thu như thế nào để đảm bảo thu hồi vốn một cỏch nhanh nhất với hiệu quả cao nhất.
Do đặc thự của doanh nghiệp là kinh doanh thương mại và cung cấp dịch vụ sửa chữa nờn doanh thu của Hà Nội Ford bao gồm: doanh thu từ hoạt động bỏn xe, doanh thu từ hoạt động bỏn phụ tựng xe, doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe và doanh thu từ hoạt động tài chớnh. Một điểm cần lưu ý đú là tại Hà Nội Ford khụng thực hiện hạch toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu. Cỏc khoản chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn được hạch toỏn trực tiếp làm giảm doanh thu của hoạt động đú, chiết khấu thanh toỏn khụng cú trong cỏc điều khoản của hợp đồng được ký kết giữa doanh nghiệp và khỏch hàng, hàng bỏn của doanh nghiệp nếu cú sai sút hay hỏng húc thỡ sẽ được sửa chữa hoặc đổi nếu vẫn trong thời hạn bảo hành và được hạch toỏn làm tăng chi phớ bảo hành của kỳ đú.
Doanh thu của Hà Nội Ford được theo dừi trờn tài khoản 511(doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ) và doanh thu hoạt động tài chớnh(TK 515).
TK 511 lại được chi tiết theo từng loại hỡnh hoạt động:
TK 5111: Doanh thu từ hoạt động bỏn xe (TK này được chi tiết tới cấp 3 theo từng loại xe).
TK 5112 : Doanh thu từ hoạt động bỏn phụ tựng xe. TK 5113 : Doanh thu từ sửa chữa xe.
2.2.1.1 Cụng tỏc tổ chức hạch toỏn chi tiết doanh thu tại Hà Nội Ford
Tài khoản sử dụng : TK 5111 _ Doanh thu từ hoạt động bỏn xe. Tài khoản này được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp hai theo từng chủng loại xe:
TK 51111: Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Focus. TK 51112 : Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Mondeo. TK 51113 : Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Transit. TK 51114 : Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Ranger. TK 51115 : Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Escape. TK 51116 : Doanh thu từ hoạt động bỏn xe Everest.
Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua xe, khỏch hàng sẽ liờn hệ với phũng kinh doanh. Tại đõy, phũng kinh doanh sẽ làm những thủ tục ban đầu cho việc mua bỏn xe, kết thỳc giai đoạn này là cụng ty và khỏch hàng sẽ ký kết một hợp đồng kinh tế về việc mua xe. Trong thời hạn thanh toỏn của hợp đồng, khỏch hàng mang tiền mặt tới nộp cho thủ quỹ hoặc chuyển qua tài khoản tiền gửi ngõn hàng của cụng ty. Khi bộ phận kế toỏn của cụng ty nhận đủ với số tiền như trong hợp đồng đó ký, thủ quỹ sẽ xuất hoỏ đơn bỏn hàng xỏc nhận doanh thu phỏt sinh và phiếu thu tiền xỏc nhận việc khỏch hàng đó thanh toỏn, phũng kinh doanh sẽ dựa trờn hợp đồng đó ký và hoỏ đơn bỏn hàng để chuyển giao xe cho khỏch hàng trong thời hạn sớm nhất, chậm nhất là 2 ngày kể từ ngày khỏch hàng tới nộp tiền.
Như vậy chứng từ sử dụng để hạch toỏn doanh thu bỏn xe là cỏc hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy bỏo Cú của ngõn hàng. Hoỏ đơn bỏn hàng được lập thành 3 liờn:
Liờn 1 (màu tớm) : Lưu sổ sỏch.
Liờn 2 (màu đỏ) : Giao cho khỏch hàng . Liờn 3 (màu xanh) : Nội bộ.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mó số 01 GTKT - 322 Liờn 3 : Nội bộ AU/ 2008
Ngày 02 thỏng 04 năm 2007 0005609
Đơn vị bỏn hàng : Xớ nghiệp cổ phần đại lý Ford Hà Nội Địa chỉ : 94 Ngụ Thỡ Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản :
Điện thoại : MST : 0100727617-002
Họ tờn người mua hàng : Đoàn Ngọc Quỳnh Tờn đơn vị : Cụng ty TNHH IQ.NET Địa chỉ :
Số tài khoản :
Hỡnh thức thanh toỏn : Tiền mặt.
Tờn hàng hoỏ dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Mua xe ụ tụ Everest Sk
3807
Cỏi 1 430 136 818 430 136 818
Cộng tiền hàng 430 136 818 Thuế suất GTGT : 10% Thuế GTGT: 43 013 681 Tổng tiền thanh toỏn 473 150 500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghỡn năm trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Đồng thời khi khỏch hàng mang tiền tới trả, kế toỏn tiờu thụ phỏt hành hoỏ đơn bỏn hàng cho khỏch hàng thỡ kế toỏn thanh toỏn xuất phiếu thu tiền:
Xớ nghiệp cổ phần Đại lý Ford Hà Nội Số phiếu : 389 Địa chỉ: 94 Ngụ Thỡ Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội Tài khoản : 1111
PHIẾU THU
Ngày 02 /04 /2007
Liờn 1
Người nộp : Đỗ Hải Hà.
Địa chỉ : Phũng kinh doanh.
Về khoản : Nộp tiền bỏn xe của Cụng ty TNHH IQ. NET Số tiền : 473 150 500
Bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghỡn năm trăm đồng chẵn.
Kốm theo : 1 hoỏ đơn bỏn hàng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh toỏn
Sau khi nhận được cỏc chứng từ cú liờn quan, kế toỏn tiờu thụ tiến hành cập nhật số liệu vào mỏy tớnh, mỏy tớnh sẽ cập nhật cỏc hoỏ đơn. Sau đú, cứ 10 ngày, kế toỏn viờn sẽ lập bảng kờ nộp tiền phiếu thu hợp đồng bỏn xe cú mẫu như sau:
BẢNG Kấ HỢP ĐỒNG BÁN XE TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007 Ngày Thỏng Số hợp đồng Tờn khỏch hàng Loại Xe Hợp đồng trước VAT 10% VAT Tổng tiền đó nộp 02/04 5604 Cụng ty TNHH IQ.NET Everest SK 3807 430 136 818 43 013 681 473 150 500 05/04 5605 Cụng ty TNHH Hiền Anh Transit 16s Diesel 580 177 400 58 017 740 638 195 140 05/04 5606 Lờ Đức Tựng Transit 16s Petrol 612 231 400 61 223 140 673 454 540 07/04 5608 Nguyễn Khỏnh Ngọc Escape 3.0L 515 680 000 51 568 000 567 248 000 Bảng 4: Trớch Bảng kờ hợp đồng bỏn xe từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Tổ chức hạch toỏn doanh thu từ hoạt động bỏn phụ tựng
Tài khoản sử dụng : TK 5112 _ Doanh thu từ hoạt động bỏn phụ tựng. Ngoài kinh doanh mặt hàng xe Ford nguyờn chiếc, Hà Nội Ford cũn cung cấp phụ tựng chớnh hóng cho cỏc loại xe Ford nhập khẩu thụng qua đặt hàng từ nguồn cung cấp nước ngoài. Đặc biệt, cụng ty cũn cung cấp phụ tựng cho cỏc loại xe khỏc nhau dựa trờn nguồn cung cấp trong nước của cỏc đại lý hay trung tõm phụ tựng. Hà Nội Ford cú 3 trung tõm bỏn phụ tựng xe là: Trụ sở chớnh tại 94 Ngụ Thỡ Nhậm Hà Nội, Trung tõm 3S tại Hạ Long, Trung tõm 2S tại Lạng Sơn.
Dựa trờn hợp đồng đó ký của khỏch hàng và trung tõm bỏn phụ tựng, khỏch hàng sẽ nộp tiền trước, sau đú sẽ nhận được phụ tựng đỳng theo như hợp đồng đó ký kết. Sau khi khỏch hàng thanh toỏn, kế toỏn viờn tại trung tõm mua bỏn phụ tựng sẽ xuất hoỏ đơn và phiếu thu tiền cho khỏch hàng. Hoỏ đơn bỏn hàng và phiếu thu này sẽ được chuyển xuống cho bộ phận quản lý kho. Thủ kho sẽ căn cứ vào nội dung của phiếu thu và hợp đồng để xuất kho phụ tựng, sau đú thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho.
Sau đú toàn bộ tiền khỏch hàng đó nộp và cỏc chứng từ liờn quan sẽ được chuyển về phũng kế toỏn tại trụ sở chớnh. Tại đõy, kế toỏn tiờu thụ sẽ tiến hành hạch toỏn ghi nhận doanh thu bỏn hàng và lập bảng kờ nộp tiền bỏn phụ tựng theo định kỳ 10 ngày. BẢNG Kấ NỘP TIỀN BÁN PHỤ TÙNG TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007 Ngày Thỏng Số hợp đồng Tờn khỏch hàng Loại phụ tựng Hợp đồng trước VAT 10% VAT Tổng tiền đó nộp 01/04 5602 Cty TNHH Nhật Việt Mụtụ RO 1010968 4 330 000 433 000 4 763 000 01/04 5603 Cty TNHH Bắc Á RO 1010969 3 440 000 344 000 3 784 000 10/04 5609 Trần Duy Hải RO 1010970 5 234 500 523 450 5 757 950 Bảng 5: Trớch Bảng kờ nộp tiền bỏn phụ tựng từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Tổ chức hạch toỏn doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe
Tài khoản sử dụng: TK 5113 _ Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe. Tài khoản này lại được chi tiết thành:
TK 51131: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe theo hợp đồng tài chớnh. TK này dựng để theo dừi doanh thu của cỏc hợp đồng sửa chữa xe.
TK 51132: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa nhỏ. Tài khoản này dựng để theo dừi doanh thu từ cỏc hoạt động sửa xe khụng cú hợp đồng tài chớnh. ` Tương tự như hạch toỏn doanh thu bỏn xe và doanh thu bỏn phụ tựng, sau khi nhận được tiền và cỏc phiếu sửa chữa từ trung tõm bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe, kế toỏn tiờu thụ sẽ tiến hàng ghi nhận doanh thu từ
hoạt động sửa chữa xe. Sau đú cứ định kỳ 10 ngày, kế toỏn tiờu thụ sẽ lập Bảng kờ nộp tiền sửa chữa nhỏ và Bảng kờ nộp tiền phiếu thu sửa chữa.
BẢNG Kấ NỘP TIỀN SỬA CHỮA THEO HĐTC
Ngày HĐTC R.O Tờn khỏch hàng HĐ trước VAT 5% VAT Tổng tiền đó nộp 01/04 4351 1028535 Cty CP đầu tư &
phương tiện vận tải
12 043 000 602 150 12 645 150
02/04 4352 1028536 Bảo hiểm Petrolimex 7 585 000 379 250 7 964 250 03/04 4353 1028537 Cty CP XD Gia Lõm 16 325 000 816 250 17 141 250 03/04 4354 1028538 Cty TNHH TM Lõm Long 13 917 250 695 862.5 14 613 112.5
04/04 4355 1028539 Bảo hiểm Bưu điện 10 650 000 532 500 11 182 500 05/04 4356 1028540 Bảo hiểm Quõn đội 17 206 500 860 325 18 066 825 07/04 4357 1028541 Bảo Minh Thăng Long 16 550 000 827 500 17 377 500 09/04 4358 1028542 Bảo Minh Hà Nội 22 452 000 1 122 600 23 574 600 10/04 4359 1028543 Bảo Việt Hà Nội 9 790 000 489 500 10 279 500
Bảng 6: Bảng kờ nộp tiền sửa chữa theo HĐTC từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
BẢNG Kấ NỘP TIỀN PHIẾU THU SỬA CHỮA
TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007Ngày Số PT R.O Tờn khỏch Ngày Số PT R.O Tờn khỏch Hàng HĐ trước VAT 5% VAT Tổng tiền đó nộp 05/04 475 1029013 Trần Hồng Thắng 2 500 000 125 000 2 625 000 06/04 477 1029014 Anh Cường 9 730 500 486 525 10 217 025 07/04 478 1029015 Anh Phượng 5 533 333 276 667 5 810 000 09/04 483 1029016 Anh Đức 8 675 000 433 750 9 108 750 10/04 492 1029017 Nguyễn Ngọc Vỹ 6 750 470 337 523.5 7 087 993.5
Bảng 7: Bảng kờ nộp tiền phiếu thu sửa chữa từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Hạch toỏn chi tiết vào tài khoản doanh thu
Cựng với việc theo dừi tỡnh hỡnh doanh thu tiờu thụ thụng qua cỏc Bảng kờ, kế toỏn tiờu thụ cũn tiến hành theo dừi chi tiết trờn tài khoản doanh thu. Sổ chi tiết tài khoản doanh thu sẽ theo dừi tất cả cỏc khoản doanh thu, bao gồm doanh thu từ hoạt động bỏn xe, doanh thu từ hoạt động bỏn phụ tựng, doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe.