II Các loại lãng phí ở FSC
2.1 Chuyển động thừa
Chuyển động thừa là bất kỳ chuyển động thừa nào mà người công nhân ( nhân viên ) phải thực hiện trong quá trình làm việc của họ , chẳng hạn như hành động tìm kiếm , vươn tới, hoặc xếp đặt các bộ phận , công cụ ,… Việc di chuyển đi lại cũng được coi là chuyển động thừa không cần thiết.
Chuyển động thừa là 1 loại lãng phí vì nó làm tăng các chi phí như:
Chi phí nhân công
Chi phí máy móc thiết bị
Chi phí thiệt hại nếu như không hoàn thành đúng hạn hợp đồng
v,v …
Công thức tính lãng phí do chuyển động thừa
ci / ti ki x Wi ¦ 1 + = ∑ n l
Wi là lương 1 tháng của người thứ i khi ngươi này vân chuyển thừa Ki là thời gian lãng phí do vận chuyển thừa
Ti là thời gian làm việc 1 tháng của người thứ i Ci là ci phí cho việc vân chuyển này
N là số người thực hiện vận chuyển lãng phí Ở FSC chuyển động thừa là do:
Đi họp nhưng không cần thiết, đi họp nhưng không trong thành phần tham dự hoặc tổ chức họp không cần thiết dẫn đến mọi người đến là thừa.
Tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia. Lãng phí này xảy ra khi một số lượng lớn các thành viên tham dự cuộc họp phải di chuyển xa để cho một số nhỏ các thành viên di chuyển gần
Di chuyển máy móc thiết bị/linh phụ kiện hoặc tài liệu hồ sơ không cần thiết.
Chuyển máy móc thiết bị/linh phụ kiện hay tài liệu hồ sơ tới sai địa chỉ. Việc này thường là việc gửi email giữa các thành viên trong công ty, tuy nhiên một số thành viên không cần thiết phải đọc email đó cũng được gửi, việc này làm tốn thời gian đọc email của người đó và thời gian xóa email. Đối với công văn giấy tờ, việc gửi tới sai địa chỉ không chỉ làm mất thời gian của người gửi, của người nhận , chi phí vận chuyển, ngoài ra có thể gây hậu quả như lộ thông tin mật.
Đi lại quá nhiều giữa các phòng ban chỉ để giải quyết 1 công việc. Việc đi lại quá nhiều giữa các phòng ban để giải quyết một vấn đề này có thể do lỗi của người đi giải quyết vấn đề vì không
Lưu trữ những đồ vật (máy móc thiết bị/linh phụ kiện, tài liệu hồ sơ) thừa/không dùng đến bởi vì không có qui trình/hướng dẫn huỷ bỏ. Những đồ vật thừa này có thể dẫn đến việc gây cản trở cho công viêc, làm tăng thời gian làm một công việc nào đó. Lưu cùng một thứ tại nhiều nơi . Việc này gây băn khoăn trong việc lựa chọn nơi lấy.
Lưu trữ tài liệu mà không biết lưu trữ ở đâu. Việc này dẫn đến lãng phí về thời gian cho người đi tìm tài liệu đó.
Đi tìm các thông tin .
Ví dụ : Lãng phí do đi họp không cần thiết
Ví dụ: trong 1 cuộc họp của FSC kéo dài 2 ngày, chỉ cần 6 ngừời tham dự nhưng có đến 8 người. Lương của người thừa số 1 là 5 triệu/ 1 tháng , lương của người số 2 là 3 triêu/ tháng. Thời gian làm việc 1 tháng của 2 người là : 22 ngày. Chi phí cho mỗi người đến cuộc họp là 2 triệu/ người.
Lãng phí = 4triệu 727 nghìn đồng
Ví dụ: Tổ chức các cuộc họp mà không chú ý tới việc di chuyển của các thành viên tham gia.
1 cuộc họp giữa 2 miền của FSC. Thành phần tham dự gồm : 2 người miên Nam ở TP Hồ Chí Minh, 7 Người ở HN. Do 1 lý do nào đấy lại bị tổ chức ở HCM. Chi phí đi lại từ HCM đến HN và ngược lại là 4 triệu. Như vậy đã lãng phí 20 triệu, ngoài ra chưa kể đến chi phí tổ chức cuộc họp tăng thêm do mức chi phí ở TP Hồ Chí Minh cao hơn chi phí ở Hà Nội, chi phí ăn ỏ cao hơn do mức sinh hoạt ở TP Hồ Chí Minh cao hơn
Trên đây là bức ảnh tủ tài liệu của phòng kế toán của FSC trước khi thực hiện 5S. Một file tài liệu không có tên. Khi cần lấy 1 tài liệu trên tủ tài liệu thì nhân viên trong phòng kế toán phải mở từng file tài liệu ra , xem tài liệu mình cần tìm có ở trong file nào. Hành động này tốn rất nhiều thời gian của nhân viên.
Ví dụ :
Một danh bạ điện thoại tại phòng TSC của công ty FSC. Danh bạ này chưa cập nhập 1 số thông tin về các cán bộ mới của công ty. Mỗi lần cần gọi cho người cán bộ mới đó, thì nhân viên có danh bạ này phải di chuyển đến vị trí làm việc của người khác, nhìn thông tin về người mình cần gọi rồi lại di chuyển về vị trí của mình để gọi điện.
Đây là 1 ví dụ về lãng phí khi chuyển động thừa. Nếu danh bạ của người đó đã cập nhập thông tin về những người mới thì người đó không phải di chuyển đến chỗ người khác và lại di chuyển về. Điều này không những gây ra sự lãng phí cho người đó mà còn gây lãng phí cho người khác, vì hành động di chuyển đến chỗ người khác để xem danh bạ có thể gây sự mất tập trung cho người khác.
Nguyên nhân của các lãng phí do di chuyển thừa là:
Kế hoạch làm việc, sản xuất chưa được làm tốt. Vì vậy dẫn đến lãng phí là có người không trong thành phần tham dự nhưng vẫn đến cuộc họp, tổ chức họp mà không chú ý tới sự di chuyển của các thành viên tham dự.
Chưa xác định rõ vai trò, chức năng của từng người vì vậy dẫn đên việc di chuyển quá nhiều giữa các phòng ban chỉ để giải quyết một công việc. Việc chưa xác định rõ vai trò chức năng này có thể là do người đi giải quyết công việc, do không nắm rõ chứac năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, hoặc là do thái độ , trách nhiệm của phòng ban giải quyết vấn đề. Hay việc gửi các tài liệu, công văn giấy tờ sai địa chỉ. Có thể là do người gửi không nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, không nắm rõ được những phòng ban nào chịu trách nhiệm, có thẩm quyền phải đọc tài liệu, công văn đó.
Việc bố trí , sắp xếp chỗ làm việc chưa hợp lý. Việc bố trí không hợp lý này dẫn đến việc lưu tài liệu ở nhiều nơi, hoặc lưu ở chỗ nào mà không biết và dẫn đến việc đi tìm các tài liệu, các thông tin.
Do ý thức của nhân viên. Đối với lãng phí do gửi giấy tờ, công văn sai địa chỉ có thể là do không nắm rõ được chức năng , vai trò của các phòng ban hoặc là do sai lầm của nhân viên khi gửi nhầm địa chỉ.