- Trong những năm cuối thế kỷ XX, hoạt động quản lý kinh doanh, sản xuất của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm ứng dụng cũ như Foxpro hay những công cụ thủ công Excel để phục vụ vào công tác quản lý. Tuy nhiên, bộ máy ngày càng phình to ra đòi hỏi những yêu cầu cao hơn về việc kết nối dữ liệu, chia sẻ thông tin cũng như bắt buộc phải có quy trình làm việc chính xác.
- Trước khi đưa vào sử dụng hệ thống CRM, Vinamilk phân phối sản phẩm theo cách truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng đó là thông qua nhà phân phối xuống đến các cơ sở bán lẻ rồi mới đến tay người tiêu dùng. Hình thức phân phối này gặp phải muôn vàn khó khăn.
Thứ hai, tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập được hệ thống phân phối ở thị trường nông thôn bởi đặc điểm của thị trường này là rộng lớn, dân cư phân bố rải rác, điều kiện hạ tầng giao thông kém, mức thu nhập không đều giữa các vùng. Thứ ba, không thể kiểm soát tất cả thông tin mà nhà phân phối, đại lý bán lẻ trao
đổi với khách hàng và ngược lại.
Thứ tư, gián đoạn thông tin giữa các khâu trung gian. Ví dụ tổng công ty không thể nắm bắt được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bổ hàng hóa kịp thời làm mất cơ hội bán hàng.
- Đến nay, Vinamilk đang ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế là Oracle, SAP và Microsoft. Trước khi sử dụng phần mềm SAP, Vinamilk đã triển khai thành công Oracle E Business suite và chính thức đưa vào hoạt động từ tháng 1 – 2007. Hệ thống này kết nối đến 13 địa điểm gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng trên toàn quốc. Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư hơn 4 triệu đô la Mỹ cho hệ thống công nghệ thông tin.
Về giải pháp ERP của Oracle
Để quản lý hiệu quả quá trình mua bán ở cả đầu vào và đầu ra Vinamilk sử dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP EBS 11i, đưa vào sử dụng và kết nối tại 13 địa điểm , gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng của Vinamilk trên toàn quốc. Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính, kế toán, sản xuất và phân phối
Trên thị trường ERP, Oracle E-Business được biết đến như là một trong những giải pháp ERP hàng đầu thế giới. Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lý hiệu quả tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa,...
Về CRM của SAP
o SAP CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tích hợp (CRM) - nằm trong gói SAP Business Suite, được sản xuất bởi SAP AG mà đối tượng là hoạt động kinh doanh của các tổ chức vừa và lớn trong tất cả các ngành, lĩnh vực.
o Chức năng CRM của SAP kết hợp ERP Oracle EBI 11i, Vinamilk có thể quản lý mọi mặt trong quan hệ khách hàng và các quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc. Vinamilk sử dụng SAP CRM để giao tiếp với các nhà phân phối. Phần mềm này không chỉ giúp công ty giải quyết mục tiêu ngắn hạn - từ đó giảm chi phí
và tăng khả năng ra quyết định mà còn có thể giúp công ty có được khả năng cạnh tranh hiệu quả trong dài hạn.
Về Microsoft Dynamics SL Solomon
o Microsoft Dynamics SL là một trong những sản phẩm phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của Microsoft cho doanh nghiệp nhỏ và định hướng theo dự án. Nó là phần mềm trong gói Microsoft Dynamics. Microsoft Dynamics SL được biết đến với thế mạnh của hệ thống ERP với sự kết nối với Microsoft Office Project Server, một phần mềm trong gói Microsoft Office. Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện này cung cấp doanh nghiệp theo hướng dự án, dịch vụ và phân phối cách quản lý dự án cùng chức năng kế toán dự án để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả các dự án, nâng cao lợi nhuận và hiệu quả. Các chức năng đó bao gồm tài chính, kế toán dự án, sản xuất, dịch vụ lĩnh vực, quản lý chuỗi cung ứng, phân tích, và thương mại điện tử. Các nhà phân phối sử dụng giải pháp Solomon (đã được đổi tên lại là Microsoft Dynamics SL) để thông tin với Vinamilk. Hệ thống này đảm bảo thông tin được lưu chuyển thông suốt và kịp thời giữa Vinamilk và các nhà phân phối. Nhân viên bán hàng dùng máy tính để bàn nhập dữ liệu, sau đó đồng bộ dữ liệu vào hệ thống CNTT của Vinamilk.
Ngoài ra, VNM còn sử dụng hệ thống Business Warehouse để tạo ra luồng thông tin thống nhất từ 3 hệ thống trên.
o BI là quy trình và Công Nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá dữ liệu. Một hệ thống BI (BI system) còn được gọi là hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System -DSS). Vấn đề cốt lõi trong hệ thống BI là kho dữ liệu (Data Warehouse) và khai phá dữ liệu (Data Mining) vì dữ liệu dùng trong BI là dữ liệu tổng hợp, đó là đặc trưng của kho dữ liệu. Đồng thời việc phân tích dữ liệu trong BI không phải là những phân tích đơn giản (query, Filtering) mà là kỹ thuật trong khai phá dữ liệu (Data Mining) dùng để phân loại (classification) phân cụm (clustering), hay dự đoán (Prediction). Vì vậy BI có mối quan hệ rất chặt chẽ với Data Warehouse và Data mining. Tại Vinamilk, Hệ thống phần mềm SAP được xây dựng theo công nghệ SAP NetWeaver. NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS, cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng được NetWeaver tích hợp thành hệ thống Business Warehouse - BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo Vinamilk có
được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.