Xuất phát từ cơ sở lý luận về tổ chức kế toán kết hợp với nghiên cứu thực tiễn hoạt động để đưa ra những giải pháp phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội, cơ chế chính sách kinh tế và nhu cầu của các đơn vị là yêu cầu căn bản của việc hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN. Để kế toán thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, việc tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN cần được thực hiện theo các nguyên tắc sau đây:
Nguyên tắc 1: Hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị HCSN phải đi đôi với việc hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính và nâng cao nhận thức, phát huy vai trò quan trọng của kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô trong công tác quản lý tài chính.
Trong giai đoạn hiện nay với cơ chế quản lý tài chính mới, các đơn vị được trao quyền tự chủ tài chính cùng với tính tự chịu trách nhiệm ngày càng cao, kế toán và tổ chức kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính, xây dựng định mức chi tiêu hợp lý, kiểm soát và đưa ra các thông tin kịp thời, có chất lượng, phục vụ cho nhu cầu quản lý của đơn vị.
Nguyên tắc 2: Hoàn thiện tổ chức kế toán ở các đơn vị HCSN vừa phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán hiện hành và theo hướng đổi mới hoạt động kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, vừa phải phù hợp và tiếp cận với các thông lệ kế toán quốc tế.
Hệ thống văn bản pháp quy Nhà nước ban hành như Luật NSNN, Luật Kế toán, chế độ kế toán... phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội từng thời kỳ và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng ngành, từng lĩnh vực. Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng điều khiển mọi hoạt động về kinh tế tài chính của các đơn vị. Chính vì vậy, khi nghiên cứu hoàn thiện tổ chức kế toán nhất thiết
phải bám sát những quy định trên theo hướng mục tiêu định hướng đổi mới để điều chỉnh cho phù hợp.
Như vậy, một mặt hoàn thiện tổ chức kế toán phải chịu sự chi phối, đảm bảo tuân thủ đúng theo các cơ chế, chính sách tài chính hiện hành. Mặt khác kết quả nghiên cứu cũng cần đưa ra những điểm chưa hoàn thiện của cơ chế, chính sách hiện hành để từ đó điều chỉnh cho phù hợp.
Nguyên tắc 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán ở các đơn vị HCSN phải đảm bảo tính phù hợp với tổ chức bộ máy quản lý hành chính và chính quyền các cấp; phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN.
Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy hành chính và các hoạt động sự nghiệp là yếu tố quyết định việc phân cấp quản lý tài chính và sử dụng ngân sách. Đây là yếu tố căn bản quyết định tới tổ chức kế toán. Do đó nghiên cứu và hoàn thiện tổ chức kế toán phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động và trình độ cán bộ quản lý để các giải pháp mang tính khả thi và bền vững.
Nguyên tắc 4: Hoàn thiện tổ chức kế toán ở các đơn vị HCSN phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đảm bảo tiết kiệm chi phí kế toán, nâng cao năng suất lao động kế toán.
Trong điều kiện hoạt động tài chính của các đơn vị HCSN ngày càng phong phú, quy mô ngày càng lớn, quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị liên quan trong quá trình phân cấp quản lý và sử dụng các khoản thu, chi ngày càng phức tạp, hệ thống phân cấp và xử lý thông tin về tài chính và sử dụng kinh phí cũng ngày càng được hiện đại hóa, mới có thể thích ứng với môi trường và đáp ứng được các yêu cầu quản lý trong hoàn cảnh mới. Ngoài ra, việc ứng dụng CNTT hiện đại sẽ thay thế các công việc mang tính thủ công, rút gọn thời gian, nâng cao tính chính xác, tạo sự liên kết, trao đổi thuận tiện dữ liệu, thông tin giữa các bộ phận. Hơn nữa việc ứng dụng CNTT còn góp phần hỗ
trợ quá trình xử lý, tổng hợp thông tin, đảm bảo tính chính xác, logic của thông tin, làm gọn nhẹ bộ máy hoạt động và nâng cao năng suất lao động. Chính vì vậy, hoàn thiện tổ chức kế toán ở các các đơn vị HCSN trên cơ sở ứng dụng CNTT hiện đại là một yêu cầu tất yếu trong tổng thể kế hoạch xây dựng ngành khoa học và công nghệ Việt Nam.
Bên cạnh đó, cũng như các hoạt động khác, hạch toán kế toán phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả. Việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải xem xét trong mối quan hệ với chất lượng và hiệu quả, các giải pháp hoàn thiện phải mang tính khả thi và thực tế cao.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp huyện Vĩnh Thạnh
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Các đơn vị HCSN cần tổ chức lại bộ máy kế toán và bố trí cán bộ nhân viên kế toán. Xác định rõ nhiệm vụ của bộ máy kế toán chủ yếu là thực hiện công việc để thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về các hoạt động sự nghiệp của đơn vị một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và quản lý các hoạt động sự nghiệp trong nội bộ đơn vị. Bộ máy kế toán cần chú trọng tới việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách, ngoài ra lập các báo cáo bộ phận, xây dựng hệ thống phân tích thông tin tài chính phục vụ ra quyết định được coi là nhiệm vụ thường xuyên của bộ máy kế toán.
3.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị HCSN cần được thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong quá trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
Các đơn vị HCSN cần thiết lập quy trình lập và luân chuyển chứng từ, quy trình ký duyệt của những người có trách nhiệm lên chứng từ kế toán bằng văn bản riêng. Quy trình này do lãnh đạo đơn vị phê duyệt bằng văn bản, mô tả rõ ràng quy trình cho các chuỗi hoạt động trong từng nhóm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để chặt chẽ hơn, quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần soạn thảo cụ thể hóa bằng các lưu đồ với tất cả các mẫu biểu kèm theo có liên quan đến quy trình đó. Lưu đồ mô tả quá trình luân chuyển chứng từ được sử dụng để theo dõi đường đi của chứng từ trong đơn vị, mô tả quá trình luân chuyển của chứng từ từ khi lập, hình thành đến khi đưa vào bảo quản lưu trữ. Việc qui định rõ quy trình lập và luân chuyển chứng từ thành dạng lưu đồ mang lại lợi ích rất lớn nhiều mặt do tính khái quát, thể hiện một cách rõ ràng, cụ thể, logic đường đi của từng loại chứng từ kế toán qua từng bộ phận, cá nhân và thể hiện quá trình phân loại, xử lý chứng từ. Các lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán còn liên quan đến rất nhiều đối tượng, nhân viên các bộ phận khác trong đơn vị, giúp quan hệ giữa bộ phận được cụ thể, phân định trách nhiệm rõ ràng.
Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của tất cả các cán bộ, nhân viên trong đơn vị theo qui định: Các đơn vị HCSN hiện nay chưa mở sổ đăng ký mẫu chữ ký có thể dẫn đến rủi ro về sự lợi dụng của kẻ xấu hay sự trốn tránh trách nhiệm khi có gian lận, sai sót xảy ra nên cần thực hiện mở sổ này. Chữ ký mẫu là chữ ký gốc lần đầu và các chữ ký khác nếu có sự thay đổi về mẫu chữ ký. Việc yêu cầu các cá nhân đăng ký chữ ký mẫu nhằm nâng cao trách nhiệm khi thực hiện ký chứng từ, đồng thời phát hiện kịp thời các hành vi gian lận trong việc giả mạo chữ ký. Do vậy, cần thực hiện định kỳ đối chiếu với chữ ký mẫu trên sổ đăng ký chữ ký mẫu đối với các chứng từ của các nghiệp vụ quan trọng, giá trị và số tiền lớn.
Về ứng dụng phần mềm kế toán: Các đơn vị HCSN ứng dụng phần mềm kế toán cần hoàn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau:
- Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết theo yêu cầu quản lý; chứng từ bắt buộc theo mẫu qui định, còn chứng từ hướng dẫn thì đơn vị thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp lập cho phù hợp; kế toán phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của công tác kế toán. Trong kế toán máy cần phân biệt nguồn gốc của chứng từ kế toán là do bên ngoài đơn vị, bộ phận kế toán hay bộ phận khác của đơn vị lập để công tác nhập liệu chống trùng lặp.
- Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế toán máy có thể theo cách là các bộ phận kế toán thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khai thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc trong bộ máy kế toán tổ chức một bộ phận chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác số liệu và kết xuất báo cáo.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ.
Các đơn vị HCSN cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán được chính xác. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán phải được tiến hành như sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với Thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định của Luật Kế toán. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ, số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác kế toán, hàng năm các đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD – ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Theo Luật kế toán (2015) thì tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn là 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, kết thúc công việc kế toán. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán. Từ đó, các đơn vị HCSN cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nhằm khắc phục hạn chế một số các đơn vị HCSN đã thành lập lâu năm chưa xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, các đơn vị HCSN nên tiến hành hạch toán các khoản thu – chi theo từng bộ phận. Tất cả các khoản thu phát sinh tại bộ phận nào thì tập hợp mở tài khoản doanh thu của bộ phận đó, tương tự với các chi phí cũng vậy, phát sinh tại bộ phận nào thì mở tài khoản chi phí của bộ phận đó. Trên các chứng từ phát sinh liên quan
đến thu, chi cần ghi rõ cho hoạt động của bộ phận cụ thể. Đơn vị cần mở các tài khoản theo dõi doanh thu và chi phí theo từng bộ phận.
Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị nội bộ và phù hợp với đặc điểm quản lý của từng đơn vị, cũng như phát huy hết hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán như điều chỉnh nội dung chi tiết các tài khoản nguồn kinh phí loại 4 và tài khoản phản ánh chi phí loại 6 cho phù hợp với tinh thần của cơ chế tự chủ tài chính.
Hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản đầy đủ, đúng đắn là điều kiện quan trọng để tổ chức kế toán đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin trung thực, chính xác và là công cụ đắc lực để các đơn vị HCSN thực hiện cơ chế tự chủ tài chính trong việc quản lý chặt chẽ các khoản thu chi của từng hoạt động từ đó đánh giá đúng tình hình huy động, sử dụng và quyết toán kinh phí trong đơn vị.
Bên cạnh những tài khoản cấp 1, cấp 2 được quy định tại Thông tư 107, đơn vị bổ sung các tài khoản chi tiết của TK cấp 2 để phù hợp với nhu cầu quản lý, theo dõi và báo cáo với lãnh đạo khi được yêu cầu như sau:
TK 334 – Phải trả người lao động chưa tách bạch giữa số công chức, viên chức trong biên chế và hợp đồng. Do vậy việc theo dõi và báo cáo kho bạc gặp nhiều khó khăn cho kế toán tiền lương. Giải pháp tách biệt tài khoản 334 ra làm 2 tài khoản chi tiết phải trả công chức, viên chức và phải trả người lao động khác là phù hợp
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 3341: Phải trả công chức, viên chức TK 33411: lương ngân sách TK 33412: lương tăng thêm TK 33418: tiền công khác,...
TK 3342: Phải trả người lao động khác TK 33421: lương ngân sách TK 33422: lương tăng thêm TK 33428: tiền công khác,...
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Việc tổ chức lựa chọn vận dụng hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, CNTT vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay.
Tại các đơn vị HCSN huyện Vĩnh Thạnh đã có hệ thống máy chủ (server) lưu trữ các dữ liệu hàng ngày nhưng để đảm bảo an toàn, bảo mật hơn nữa thì nên trang bị thêm một máy chủ ở nơi khác để tránh trường hợp cháy nổ, hỏa hoạn có thể xảy ra. Có thể ghi dữ liệu ra ổ cứng để phục vụ cho việc lưu trữ các file backup dạng nén dữ liệu và các file này có thể phục hồi được khi dữ liệu chính bị hư hỏng hay mất, việc in sổ sách thay vì một năm in một