2.2.2.1 Thủ tục quản lý tăng giảm TSCĐ và các chứng từ kế toán.
Qui trình tổ chức chứng từ biến động TSCĐ ổ công ty đợc thực hiện
Đối với TSCĐ tăng: Khi có quyết định của Giám đốc công ty , các bộ phận giao nhận phụ trách việc mua sắm, nghiệm thu... đều phải có đầy đủ các chứng từ gốc liên quan, đảm bảo cho nghiệp vụ tăng là thực tế phát sinh và đảm bảo tính pháp lý đúng đắn nh: Biên bản bàn giao TSCĐ, hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán,biên bản nghiệm thu. Sau đó đa cho phòng kế toán lập hồ sơ tăng TSCĐ. Căn cứ vào các chứng từ ghi tăng TSCĐ kế toán ghi vào thẻ TSCĐ, thẻ này đợc lập để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị. Sau khi lập thẻ đợc ghi cho các bộ phận sử dụng TSCĐ quản lý và theo dõi.
Bên cạnh việc mở thẻ TSCĐ, kế toán TSCĐ ghi vào sổ chi tiết tăng TSCĐ. Sổ này đợc để theo dõi TSCĐ tăng trong từng tháng.
Đối với TSCĐ giảm: Các thủ tục cũng tơng tự nh tăng TSCĐ, các bộ phận giao nhận sẽ lập các chứng từ liên quan nh phiếu thu, biên bản nhợng bán, họp đấu giá ... Giao cho kế toán thực hiện việc hạch toán, xử lý.
Kế toán phản ánh chi tiết tình hình giảm trên “sổ chi tiết giảm TSCĐ” Sổ này đợc lập để theo dõi tình hình giảm TSCĐ trong từng tháng
Quyết định tăng, giảm Giám đốc các bộ phận giao nhận chứng từ giao nhận Kế toán TSCĐ Hach toán TSCĐ
Căn cứ để ghi giảm TSCĐ là biên bản thanh lý, hoá đơn, bảng tính phân bổ khấu hao và các hoá đơn chứng từ khác có liên quan.
Trích Biểu số 2
sổ chi tiết tăng tscđ
Tháng 11 năm 2005 ĐVT: đồng
stt Tên tài sản Danh điểm Nớc sản xuất vào sử dụngBắt đầu đa Đơn vị sử dụng Số lợng (cái) Tổng nguyên giá Nguồn vốn
Vay NH Cổ đông
1 Máy may chơng
trình TM Hàn quốc 9/11/2005 PX may 4 344.700.000 x
2 Thiết bị làm lạnh TM Hàn quốc 13/11/2005 PX hoàn thành 1 388.990.000 x
Tổng cộng 733.690.000
sổ chi tiết giảm tscđ
Tháng 12 năm 2005 ĐVT: đồng
1 Máy PHOTOCOPY TV Nhật Bản Phòng xuất nhập khẩu 1 10.500.000 7.000.000 3.500.000
2.2.2.2. Kế toán chi tiết TSCĐ ở công ty.
Do đặc điểm TSCĐ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị lớn đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ
Thông qua kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu, tình hình phân bổ TSCĐ là căn cứ để các doang nghiệp cải tiến trang bị và sử dụng TSCĐ phân bổ chính xác khấu hao, nâng cao trách nhiêm vật chất trong việc bảo quản và sử dụng tài sản ở công ty. Kế toán chi tiêt ở công ty thực hiện việc đánh số TSCĐ
* Đánh số TSCĐ
Việc ghi số hiệu đối với từng đối tợng ghi TSCĐ ổ công ty đợc ghi bằng các chữ cái là kí hiệu loại kèm theo số thứ tự để chỉ đối tợng TSCĐ. Các loại máy móc thiết bị công tác đợc ký hiệu là TM, thiết bị văn phòng ký hiệu là TV. Trong mỗi loại đó lại đợc ghi theo từng nhóm và theo thứ tự tăng của TSCĐ
Ví dụ:
Khi nhập 4 máy may chơng trình đợc ghi lần lợt là TM 201 đến TM 204
* Kế toán chi tiết ở nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ
TSCĐ sau khi đợc mua sắm, đầu t, xây dựng bàn giao cho các phân xởng, các bộ phận sử dụng, tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ, hiện nay công ty theo dõi trên sổ tài sản theo đơn vị sử dụng đối với từng phân xởng.
Trích Biểu số 3
sổ tài sản theo đơn vị sử dụng Tên đơn vị: Phân xởng may
Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động Ghi
chú
Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy
cách đvt Số lợng Đơn
giá Số tiền Chứng từ Lý do Số l-ợng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng, năm Số hiệu Ngày, tháng, năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 3 20/7/2003 Nhà xởng sản xuất m2 1,800 745.622.000 4 15/8/2004 Máy may 2 kim c 66 712.974.000 5 1/10/2004 Máy ZIZAC c 33 337.683.000 9/11/2005 Máy may chơng trình c 4 344.700.000
... ...
Trích Biểu số 4 sổ tài sản theo đơn vị sử dụng
Tên đơn vị: Phân xởng hoàn thành
Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động Ghi
chú
Chứng từ Tên, nhãn hiệu, quy
cách đvt Số lợng Đơn
giá Số tiền Chứng từ Lý do Số l-ợng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng, năm Số hiệu Ngày, tháng, năm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 1/10/2003 Nhà 1 tầng cấp 3 m2 1.175 626.314.000 2 21/9/2003 Máy gò mũi giày c 3 701.578.000 6 5/10/2004 Máy ép 4 phía c 4 569.809.000 13/11/2005 Thiết bị làm lạnh c 1 338.990.000
... ...
* Kế toán chi tiết ở bộ phận kế toán công ty.
Thực hiện mô hình kế toán tập trung, mọi sổ sách công việc ghi chép đều tập trung tại phòng kế toán, công ty hạch toán chi tiết qua thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.
Thẻ TSCĐ của công ty mở riêng cho từng tài sản theo mẫu quy định, chỉ phát sinh các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi thẻ.
- Biên bản bàn giao TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao
- Các tài liệu kỹ thuật khác liên quan.
Thẻ TSCĐ thay đổi hàng năm sau khi công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ. Sau đây em xin lấy 1 ví dụ phát sinh liên quan đến tăng TSCĐ tại công ty. NG TSCĐ là giá ghi trên hoá đơn cha có thuế GTGT, công ty mua TSCĐ với giá bao gồm cả chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử vào vị trí sẵn sàng sử dụng có nghĩa là mọi chi phí lắp đặt do bên bán tài sản chịu.
Ví dụ
Ngày 08/10/2005 công ty quyết định mua 01 thang vận loại V của nhà máy cơ khí Hồng Nam với giá mua 54.000.000 (thuế GTGT 10%). Công ty mua bẳng quỹ đầu t phát triển.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 041/CTCPGVP ngày 08/10/2005, hoá đơn GTGT số 060342 ngày 09/10/2005, phiếu chi số 25 và biên bản bàn giao sửa chữa lắp đặt, biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 211: 54.000.000 Nợ TK 133 (2): 5.400.000
Có TK 111: 59.400.000
Bút toán này đợc thể hiện trên sổ NKC, sổ cái các TK 211, 133, 111 Đồng thời kế toán căn cứ vào nguồn hình thành TSCĐ, ghi:
Nợ TK 414: 54.000.000
Có TK 411: 54.000.000
Bộ chứng từ bao gồm: - Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản bàn giao, sửa chữa lắp đặt - Biên bản bàn giao TSCĐ.
Trích Biểu số 5
cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Hợp đồng kinh tế
Số 041/CTCPGVP
- Căn cứ vào giấy phép kinh doanh ngày 5/4/2004 của công ty CP giày VP
- Căn cứ khả năng cung cấp, tình hình thực tế nhu cầu của 2 bên. Hôm nay, ngày 08/10/2005 tại nhà máy cơ khí Hồng Nam. Đại diện 2 bên gồm có:
Bên A: Nhà máy cơ khí Hồng Nam
Địa chỉ: Lĩnh Nam – Thanh Trì - Hà Nội Bên B: Công ty CP giày Vĩnh phú
Do ông Bùi Mạnh Hùng – Chức vụ: Phó giám đốc đại diện.
Hai bên đã thoả thuận ký kết hợp đồng với các điều khoản và điều kiện sau:
Điều 1: Tên mặt hàng, số lợng, giá cả Bên A xuất bán cho bên B:
STT Tên hàng Số lợng (chiếc) Đơn giá Thành tiền
1 Thang vận loại V 01 54.000.000 54.000.000
Tiền thuế GTGT (10%) 5.400.000
Tổng cộng: 59.400.000
Điều 2: Quy cách, chất lợng.
Điều 3: Giao nhận, vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt máy
Bên A giao nhận cho bên B tại xởng của bên B. Bên A chịu toàn bộ chi phí vận chuyển, bốc xếp, chịu trách nhiệm lắp đặt hớng dẫn kỹ thuật và bàn giao cho bên B.
Điều 4: Thời gian giao hàng
Giao hàng trong vòng 6 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.
Điều 5: Bên B thanh toán 100% tổng giá trị hợp đồng bao gồm cả tiền hàng và tiền thuế GTGT ngay sau khi lắp đặt, bàn giao máy hoàn chỉnh bằng tiền mặt, số tiền: 59.400.000 đ
(Bằng chữ: Năm mơi chín triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn)
Điều 6: Cam kết chung
Trích mẫu chứng từ gốc Biểu số 6
cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập Tự do Hạnh phúc– –
Biên bản bàn giao sửa chữa lắp đặt TSCĐ
Hôm nay, ngày 09/10/2005 tại công ty CP Giày Vĩnh Phú. Chúng tôi gồm có:
Bên A: Ngô Anh Tuấn
( Nhà máy cơ khí Hồng Nam)
Bên B: Bùi Quang Hải - Quản đốc phân xởng ( Công ty CP giày Vĩnh Phú )
Sau khi bên A tiến hành lắp đặt máy móc theo hoá đơn số 060342.
Bên A bàn giao máy này cho bên B theo thực trạng nh sau: Còn mới 100%
Bên B đã nhận đủ số lợng máy.
Biên bản lập xong 2 bên cùng nhất trí ký nhận vào hồi 16h ngày 09 tháng 10 năm 2005.
Đại diện bên a Đại diện bên b
Trích Biểu số 7
Công ty CP giày Vĩnh phú
Phờng gia cẩm- TP Việt trì
BIÊN Bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01 Ngày 09 tháng 10 năm 2005
Căn cứ quyết định về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ gồm có:
Ông Nguyễn Văn Thắng- Trởng phòng kỹ thuật- Đại diện bên giao Ông Đào Việt Hà -Trởng phòng sản xuất -Đại diện bên nhận Ông Bùi Quang Hải- Quản đốc phân xởng- Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận: PX hoàn thành
Xác nhận việc giao nhận nh sau :
STT Tên TSCĐ Số hiệu nớc sx năm sd công suất thiết kế nguyên giá Tỷ lệ hao mòn(%) 1 Thang vận
loại V Việt nam 2005 1.5kw 54.000.000
Giám đốc Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao (Ký và đóng dấu ) (ký họ tên ) (ký họ tên ) (ký họ tên )
- Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ kế toán tiến hành ghi thẻ TSCĐ Trích Biểu số 8 Công ty CP giày Vĩnh Phú Phờng Gia Cẩm – TP. Việt Trì - Phú Thọ Thẻ TSCĐ Số 71 Ngày lập thẻ: 10/10/2005 Kế toán trởng: Tạ Thuý Hà (đã ký) Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 01 ngày 5/10/2005
Tên Mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ Số hiệu TSCĐ: Thang vận loại V Nơi sản xuất: Nhà máy cơ khí Hồng Nam Năm sản xuất: 2004
Bộ phận quản lý SD: PX hoàn thành Năm đa vào SD: Tháng10/2005 Công suất thiết kế:
Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lí do đình chỉ:
Số hiệu
chứng Ngày, NG TSCĐ Giá trị HMTSCĐ
tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm GTHM Cộng dồn 230 08/10/2005 Mua thiết bị ở nhà máy Hồng Nam 54.000.000 2005 322 30/11/2005 Trích KH T11 750.000 750.000 432 31/12/2005 Trích KH T12 750.000 1.500.000 ... ... ... ...
Thẻ TSCĐ của các TSCĐ trong cùng một nhóm đợc tập hợp vào một sổ riêng “Sổ TSCĐ”. Việc ghi sổ TSCĐ căn cứ ghi trên nguyên giá, hao mòn trên thẻ TSCD để ghi NG và giá trị hao mòn. Cụ thể, từ chứng từ, thẻ TSCĐ đã ghi ở trên kế toán tiến hành ghi sổ TSCĐ
Trích Biểu số 9
Sổ TSCĐ
Năm 2005
Loại tài sản: Máy móc thiết bị
Đơn vị tính: Triệu đồng
Ghi tăng TSCĐ KH TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Diễn giải Nớc SX Năm SD SH NG KH KH L.Kế CT Lý do Số hiệu thángNgày Tỷ lệ KH (%) Mức KH hiệuSố thángNgày 230 08/10 Mua TB ở NM Hồng Nam Việt Nam 2005 54 16,7 9
Vào cuối niên độ, kế toán căn cứ vào sổ và thẻ TSCĐ, sổ trích khấu hao trong năm kế toán lập biểu tổng hợp TSCĐ, biểu này cho biết tổng quát về TSCĐ của công ty.
2.2.2.3. Kế toán tổng hợp TSCĐ ở công ty CP giày Vĩnh phú.
TSCĐ có đặc điểm và thời gian sử dụng lâu dài và có giá trị lớn. Do vậy trong các doanh nghiệp TSCĐ biến động không nhiều, các nghiệp vụ kế toán chủ yếu là tăng, giảm, khấu hao, Tại công ty CP giày Vĩnh phú việc trang bị TSCĐ, thanh lý,…
đ
… ợc tiến hành đều trong năm, việc tính khấu hao theo tháng. Trong phạm vi bài luận văn em xin lấy số liệu một số nghiệp vụ chủ yếu của quý IV năm 2005.
a. Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ
TSCĐ của công ty trong những năm gần đây tăng chủ yếu do nguồn vốn vay ngân hàng, vốn từ các cổ đông đóng góp không đủ đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Vì vậy trớc khi đầu t vào mua sắm, trang bị hay cải tiến đổi mới một loại TSCĐ nào đó thì công ty phải lập kế hoạch phân tích hiệu quả sử dụng của tài sản đó xem việc đầu t có đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn khi cha đầu t hay không để có khả năng thanh toán các khoản nợ và đem lai lợi ích cho công ty thì công ty quyết định đầu t và ngợc lại.
Các tài khoản sử dụng: TK 211, TK 411, TK 214, TK 241.
Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu này để hạch toán TSCĐ các tài khoản này có nội dung kinh tế, tính chất, kết cấu hoàn toàn theo đúng chế độ quy định của bộ tài chính.
→ Tăng do mua sắm bằng nguồn vốn vay ngân hàng
Đợc sự đồng ý của các cổ đông trong hội đồng quản trị quyết định đầu t một TSCĐ nào đó. Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với những doanh nghiệp có khả năng cung ứng những TSCĐ cần sử dụng đó.
Căn cứ dự án đầu t chiều sâu nâng cao công suất máy móc thiết bị sản xuất giày thể thao xuất khẩu của công ty cổ phần giày Vĩnh phú. Sau khi kiểm tra thẩm định thực tế, ngân hàng công thơng tỉnh Phú Thọ và công ty cổ phần giày Vĩnh phú ký hợp đồng tín dụng cho vay vốn để đầu t theo dự án khả thi đã đợc thẩm định.
Ví dụ
Ngân hàng cho công ty vay 22.000 USD để nhập khẩu 04 chiếc máy may chơng trình của công ty SUNSTAR (Hàn Quốc). Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số SMC-03/0325V1-05 ngày 15/10/2005 thông qua ngân hàng công thơng tỉnh Phú Thọ công ty mở L/C nhập khẩu 04 chiếc máy may chơng trình trị giá CIF: 5.500 USD/chiếc = 22.000 USD.
Tỷ giá thực tế tại thời điểm này: 15.600đ/USD
Sau khi làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng tại cảng Hải Phòng về nhập vào kho công ty. Căn cứ vào bộ chứng từ gồm: INVOICE (hoá đơn thơng mại); Quy cách đóng gói của bên bán và biên bản bàn giao máy móc thiết bị giữa ba bên gồm: đại diện của hãng SUNSTAR tại Việt Nam, công ty, phòng chỉ đạo sản xuất, tổ chuyên dùng xởng may (đơn vị sẽ quản lý sử dụng máy); Phiếu chi trả chi phí vận chuyển từ cảng Hải Phòng về Việt trì, kế toán ghi:
NG TSCĐ bằng tiền VNĐ: 22.000USD x 15.600đ/1USD = 343.200.000đ Nợ TK 211: 343.200.000
Có TK 331: 343.200.000
Trả tiền vận chuyển bốc xếp máy từ Hải Phòng về Việt Trì 1.575.000đ (trong đó thuế GTGT 75.000đ)
Nợ TK 211: 1.500.000 Nợ TK 133: 75.000
Có TK 111: 1.575.000
Căn cứ vào chứng từ yêu cầu thanh toán của ngân hàng bên bán, ngân hàng công thơng Phú Thọ thanh toán cho công ty SUNSTAR và làm thủ tục ghi nợ công ty CP giày Vĩnh Phú
Nợ TK 331: 343.200.000
Có TK 341: 343.200.000 (tơng đơng 22.000USD)
Trích Biểu số 10 Công ty cổ phần giầy Vĩnh phú
Biên bản bàn giao
máy móc thiết bị đa vàO sử dụng
Hôm nay, ngày 6 tháng 11 năm 2005 tại công ty CP giày Vĩnh Phú, chúng tôi gồm có:
1. Đại diện bên giao: hãng SUNSTAR tại Việt nam