1.3.3.1Chứng từ sử dụng
Bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Hóa đơn
Phiếu xuất kho
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Phiếu chi
Phiếu báo nợ NH
1.3.3.2Kế toán chi tiết
Sổ chi tiết sử dụng
Sổ chi tiết tài khoản 641
Trình tự ghi chép
Căn cứ vào các chứng từ nhƣ Giấy báo nợ của ngân hàng, Phiếu chi, và các chứng từ khác có liên quan đến chi phí chi phí bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tài khoản 641. Cuối tháng, kế toán sẽ thực hiện kiểm tra đối chiếu tính chính xác giữa sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 641với nhau.
1.3.3.3Kế toán tổng hợp
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 641 –Chi phí bán hàng, để theo d i chi phí bán hàng trong kỳ. Tài khoản này có nội dung và kết cấu nhƣ sau:
Nợ Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Có
Phát sinh
Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ
Phát sinh
Kết chuyển chi phí bán hàng. Tài khoản 641 không có số dƣ cuối kỳ
Tài khoản 641có 7 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,. . . bao gồm tiền lƣơng, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,. . .
Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, nhƣ chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho s a chữa, bảo quản TSCĐ,. . . dùng cho bộ phận bán hàng.
Tài khoản 6413 - Chí phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhƣ dụng cụ đo lƣờng, phƣơng tiện tính toán, phƣơng tiện làm việc,. . .
Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, nhƣ nhà kho, c a hàng, bến bãi, phƣơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phƣơng tiện tính toán, đo lƣờng, kiểm nghiệm chất lƣợng,. . .
Tài khoản 6415 - Chi phí bào hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí s a chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.
Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng nhƣ chi phí thuê ngoài s a chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,..
Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nhƣ chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,..
Ph ng ph p hạch toán
S ồ 1.9 Hạch to n chi phí bán hàng
TK 641 TK 334, 338
Chi phí lƣơng nhân viên và các khoản trích theo lƣơng
TK 335 Giảm chi phí vƣợt định mức TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 152, 153 Chi phí vật liệu, dụng cụ phân bổ một lần TK 142, 242 Chi phí vật liệu, dụng cụ loại phân bổ nhiều lần
TK 214, 139
Chi phí khấu hao TSCĐ, dự phòng phải thu khó đòi
Khoản ghi giảm chi phí bán hàng
TK 111, 112, 138
TK 142, 242 Chi phí bán hàng
chuyển sang kỳ sau
Chi phí DV mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
TK 133 TK 111, 112, 331