4. Đánh giá chung kết quả kiến tập
2.1. Giới thiệu bộ phận nhân sự tại Công ty CP MISA
2.1.1 Cơ cấu nhân sự
Nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm hơn 83% . Bên cạnh việc nâng cao chuyên môn cho các thành viên , MISA còn luôn chú trọng việc đào tạo cho đội ngũ cán bộ trẻ , cán bộ nguồn để họ có những cơ hội phát triển trong tương lai và trở thành đội ngũ cán bộ kế cận tài giỏi và nhiệt huyết
Hình 2.1 Biểu đồ cơ cấu nhân sự theo trình độ
Nguồn: Báo cáo thường niên 2019của công ty CP MISA
Với đặc thù là hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ cao , đòi hỏi sự nắm bắt các kiến thức mới nhanh và đầy sáng tạo , cơ cấu nhân sự của MISA có hơn 80% nhân viên trong độ tuổi trẻ ( dưới 30 tuổi) , đó là một thế mạnh của MISA
Hình 2. 2 buổi đồ cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
Nguồn: Báo cáo thường niên 2019 của công ty CP MISA
2.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ phận
Nguồn : Tác giả tự xây dựng
Bộ phận HRBP Bộ phận Hồ sơ Trưởng phòng nhân sự Bộ phận lương thưởng và phúc lợi Bộ phận tuyển dụng Bộ phận đào tạo và phát triển
2.1.3 Nhiệm vụ từng vị trí
Trưởng phòng nhân sự :
Trưởng phòng nhân sự có nhiệm vụ chính là quản trị nguồn nhân lực trong công ty. Nhiệm vụ chính của trưởng phòng nhân sự là: lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin và dịch vụ nhân sự . Hỗ trợ cho cấp trên giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty. Ngoài ra còn có:
- Đào tạo và phát triển nhân lực - Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình - Duy trì và quản lý nguồn lực
- Cập nhật thông tin và dịch vụ nhân sự
- Hỗ trợ các phòng ban về công tác nhân sự, hành chính - Tạo mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp
Bộ phận đào tạo và phát triển :
Có nhiệm vụ cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân bằng cách bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng cho nhân viên
Bộ phận đào tạo và phát triển có một số vai trò như:
- Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
- Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện. - Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp
cho nhân viên mới. Bộ phận tuyển dụng :
- Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp.
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
- Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên; - Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
- Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại. - Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
- Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
- Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng; - Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển
dụng;
- Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.
- Phối hợp với các phòng ban khác, tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
- Thực hiện công tác chấm công , quản lí việc nghỉ phép , đi trễ , nghỉ việc - Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực
- Xây dựng chính sách phúc lợi , đãi ngộ , khen thưởng , kỉ luật , chế độ bảo hiểm , đóng thuế…
- Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động - Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc , cấp bậc - Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên
- Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế
- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty
Bộ phận này thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác:
- Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
- Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
- Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
- Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
- Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm..
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, trong công ty; xây dựng văn hóa công ty
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty.
Bộ phận HRBP:
- thành viên của bộ phận HRBP mỗi người sẽ phụ trách , hỗ trợ phòng kinh doanh của mỗi trung tâm kinh doanh . Nhân viên HRBP là những người am hiểu về lĩnh vực nhân sự , nắm được các chiến lược kinh doanh phát triển của công ty để xây dựng được phương hướng tổng thể từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra .
- Đánh giá ai là người có năng suốt làm việc tốt, ai là cán bộ nguồn đảm bảo ổn định nhân sự
- Hỗ trợ , hướng dẫn người có ý định nghỉ việc, người có hiệu quả năng suốt công việc thấp
2.1.4: Mối quan hệ phối hợp giữa phòng nhân sự và các bộ phận khác trong Công ty Công ty
Các mối quan hệ tác nghiệp
Quản lý bộ phận Bộ phận Back Office Báo cáo trực tiếp Phó Giám đốc văn phòng
Bên trong công ty Phòng ban Bên ngoài công ty Các phòng ban bộ phận - Ban giám đốc -Phòng kinh doanh - Phòng kế toán tài chính - Phòng kỹ thuật và thiết kế - Khách hàng: Các công ty, đại lý, khách hàng nhỏ lẻ,... - Đối thủ cạnh tranh: Các công ty về phần mềm, dịch vụ điện tử...
- Cơ quan thuế Các công việc ,trách nhiệm liên quan bên ngoài
Khách hàng - Thực hiện các công việc tiếp khách, giải đáp thắc mắc, tư vấn cho khách hàng và các vấn đề liên quan đến thu, chi cho khách hàng.
- Liên lạc, đối chiếu với khách hàng về việc cung cấp các sản phẩm.
- Thực hiện chính sách khuyến mãi cho các khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh - Phối hợp và hỗ trợ số giúp cho phòng kinh doanh đưa ra mức giá bán phù hợp với khách hàng nhằm cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh khác.
Cơ quan thuế - Kê khai và lập báo cáo về thuế (thuế GTGT, thuế TNDN,...)
- Nộp thuế theo đúng thời hạn và quy định của nhà nước.
Các công việc liên quan đến bên trong nội bộ
Ban Giám đốc Báo cáo, xây dựng kế hoạch tuyển dụng , đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với tình hình hoạt động của công ty
Phòng nhân sự
Phòng kinh doanh - Đảm bảo số lượng nhân viên phù hợp cho các công tác của phòng kinh doanh .Phối hợp xây dựng giá bán và chương trình khuyến mãi, quảng cáo sản phẩm.
- Phối hợp xây dựng các chế độ lương thưởng cho nhân viên trong bộ phận phòng ban.
- Phối hợp đánh giá trình độ, thành tích của nhân viên trong phòng ban.
- Phối hợp giải quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng liên quan đến khuyến mại, chiết khấu, nợ, …
Phòng kế toán tài chính - Trong quá trình làm việc nếu cần hỗ trợ thêm chi phí hay cần hỗ trợ thêm các trang thiết bị văn phòng, vật dụng phục vụ cho công việc thì cần phải liên hệ cho phòng tài chính kế toán
- Lập báo cáo chi phí mà mình sử dụng
Phòng kỹ thuật và thiết kế - Đảm bảo quy trình xét tuyển nhân viên một cách bài bản, vì phòng kỹ thuật liên quan mật thiết đến sản phẩm của công ty nên cần được chú trọng
- Tích cực trong việc tìm kiếm những tài năng trong lĩnh vực phần mềm để hỗ trợ tốt nhất cho các sản phẩm của công ty
Bảng 3 Các mối quan hệ phối hợp giữa phòng nhân sự và các bộ phận khác trong Công ty
2.2 Tổ công việc tại bộ phận nhân sự công ty CP MISA chi nhánh Hồ Chí Minh2.2.1 Bố trí mặt bằng 2.2.1 Bố trí mặt bằng
Văn phòng đại diện công ty CP MISA có tọa lạc tại tòa nhà MISA , công viên phần mềm Quang Trung , Phường Tân Chánh Hiệp , Quận 12. TP HCM .Văn phòng được chia thành các lầu . Mỗi lầu là các phòng ban lãnh đạo , phòng họp và khu vực làm việc độc lập khác nhau . Cách bố trí văn phòng như này nhằm đảm bảo sự tiện lợi trong việc trao đổi thông tin qua lại giữa các phòng ban với nhau
2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực
Trưởng phòng nhân sự : Hoàng Minh Phương - Đào tạo và phát triển nhân lực
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình - Duy trì và quản lý nguồn lực
- Cập nhật thông tin và dịch vụ nhân sự
- Hỗ trợ các phòng ban về công tác nhân sự, hành chính - Tạo mối quan hệ trong và ngoài công ty
Bộ phận đào tạo và phát triển : 2 người
- Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
- Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện. - Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp
cho nhân viên mới.
Bộ phận tuyển dụng : 4 người có bao gồm cộng tác viên và thực tập sinh - Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt
động, phát triển của doanh nghiệp.
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
- Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên; - Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
- Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại. - Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
- Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
- Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng; - Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển
dụng;
- Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.
- Phối hợp với các phòng ban khác, tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
- Thực hiện công tác chấm công , quản lí việc nghỉ phép , đi trễ , nghỉ việc - Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực
- Xây dựng chính sách phúc lợi , đãi ngộ , khen thưởng , kỉ luật , chế độ bảo hiểm , đóng thuế…
- Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động - Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc , cấp bậc - Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên
- Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế
- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty
Bộ phận hồ sơ
- Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
- Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
- Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
- Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
- Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm..
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding,trong công ty; xây dựng văn hóa công ty
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công t
Bộ phận HRBP: 5 người hỗ trợ 5 trung tâm kinh doanh
- thành viên của bộ phận HRBP mỗi người sẽ phụ trách , hỗ trợ một phòng kinh doanh của mỗi trung tâm kinh doanh . Nhân viên HRBP là những người am hiểu về lĩnh vực nhân sự , nắm được các chiến lược kinh doanh phát triển của công ty để xây dựng được phương hướng tổng thể từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra .
- Đánh giá ai là người có năng suốt làm việc tốt, ai là cán bộ nguồn đảm bảo ổn định nhân sự
- Hỗ trợ , hướng dẫn người có ý định nghỉ việc, người có hiệu quả năng suốt công việc thấp
- Đề xuất người giỏi làm cán bộ nguồn
2.2.3 Mô tả quy trình tuyển dụng trong bộ phận nhân sự
Công ty thực hiện công việc tuyển dụng nhân sự thông qua các kênh như sau: đăng tin tuyển dụng trên internet, các trang tuyển việc làm nhanh,...; qua các trung tâm giới thiệu việc làm, liên hệ gửi thông báo đến các trường Đại học, Cao đẳng; qua truyền miệng.... Việc tuyển dụng thông qua nhiều kênh khác nhau giúp cho công ty có thể chủ động hơn trong việc tiếp cận nguồn nhân lực.
Quy trình tuyển dụng của Công ty CP MISA:
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo
Trả hồ sơ Thu nhận và nghiên cứu
hồ sơ
Phỏng vấn
Nguồn:tác giả tự xây dựng Tiến hành theo các bước sau:
Chuẩn bị tuyển dụng:
Nghiên cứu kĩ các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến tuyển dụng
Xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn của mỗi phòng ban
Thông báo tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng trên website tuyển dụng tìm việc làm, website công ty, trang facebook,…
Nội dung của mỗi hồ sơ theo mỗi vị trí khác nhau, một số hồ sơ gồm:
Số người và vị trí tuyển