4. Đánh giá chung kết quả kiến tập
2.2 Tổ công việc tại bộ phận nhân sự công ty CP MISA chi nhánh Hồ Chí Minh
2.2.1 Bố trí mặt bằng
Văn phòng đại diện công ty CP MISA có tọa lạc tại tòa nhà MISA , công viên phần mềm Quang Trung , Phường Tân Chánh Hiệp , Quận 12. TP HCM .Văn phòng được chia thành các lầu . Mỗi lầu là các phòng ban lãnh đạo , phòng họp và khu vực làm việc độc lập khác nhau . Cách bố trí văn phòng như này nhằm đảm bảo sự tiện lợi trong việc trao đổi thông tin qua lại giữa các phòng ban với nhau
2.2.2 Bố trí nguồn nhân lực
Trưởng phòng nhân sự : Hoàng Minh Phương - Đào tạo và phát triển nhân lực
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình - Duy trì và quản lý nguồn lực
- Cập nhật thông tin và dịch vụ nhân sự
- Hỗ trợ các phòng ban về công tác nhân sự, hành chính - Tạo mối quan hệ trong và ngoài công ty
Bộ phận đào tạo và phát triển : 2 người
- Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.
- Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện. - Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp
cho nhân viên mới.
Bộ phận tuyển dụng : 4 người có bao gồm cộng tác viên và thực tập sinh - Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt
động, phát triển của doanh nghiệp.
- Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
- Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên; - Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên;
- Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại. - Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên;
- Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự;
- Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng; - Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển
dụng;
- Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng.
- Phối hợp với các phòng ban khác, tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng phòng
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
- Thực hiện công tác chấm công , quản lí việc nghỉ phép , đi trễ , nghỉ việc - Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực
- Xây dựng chính sách phúc lợi , đãi ngộ , khen thưởng , kỉ luật , chế độ bảo hiểm , đóng thuế…
- Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động - Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc , cấp bậc - Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên
- Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế
- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty
Bộ phận hồ sơ
- Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
- Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.
- Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
- Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
- Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;
- Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
- Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm..
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding,trong công ty; xây dựng văn hóa công ty
- Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công t
Bộ phận HRBP: 5 người hỗ trợ 5 trung tâm kinh doanh
- thành viên của bộ phận HRBP mỗi người sẽ phụ trách , hỗ trợ một phòng kinh doanh của mỗi trung tâm kinh doanh . Nhân viên HRBP là những người am hiểu về lĩnh vực nhân sự , nắm được các chiến lược kinh doanh phát triển của công ty để xây dựng được phương hướng tổng thể từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra .
- Đánh giá ai là người có năng suốt làm việc tốt, ai là cán bộ nguồn đảm bảo ổn định nhân sự
- Hỗ trợ , hướng dẫn người có ý định nghỉ việc, người có hiệu quả năng suốt công việc thấp
- Đề xuất người giỏi làm cán bộ nguồn
2.2.3 Mô tả quy trình tuyển dụng trong bộ phận nhân sự
Công ty thực hiện công việc tuyển dụng nhân sự thông qua các kênh như sau: đăng tin tuyển dụng trên internet, các trang tuyển việc làm nhanh,...; qua các trung tâm giới thiệu việc làm, liên hệ gửi thông báo đến các trường Đại học, Cao đẳng; qua truyền miệng.... Việc tuyển dụng thông qua nhiều kênh khác nhau giúp cho công ty có thể chủ động hơn trong việc tiếp cận nguồn nhân lực.
Quy trình tuyển dụng của Công ty CP MISA:
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo
Trả hồ sơ Thu nhận và nghiên cứu
hồ sơ
Phỏng vấn
Nguồn:tác giả tự xây dựng Tiến hành theo các bước sau:
Chuẩn bị tuyển dụng:
Nghiên cứu kĩ các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến tuyển dụng
Xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn của mỗi phòng ban
Thông báo tuyển dụng: đăng tin tuyển dụng trên website tuyển dụng tìm việc làm, website công ty, trang facebook,…
Nội dung của mỗi hồ sơ theo mỗi vị trí khác nhau, một số hồ sơ gồm:
Số người và vị trí tuyển
Kinh nghiệm: với vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
Học vấn
Ngoài ra còn có các giấy tờ văn bằng khác nhau
Trong bảng thông báo còn phải ghi rõ thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, hạn chót và địa điểm nhận hồ sơ.
Thu nhận hồ sơ: tất cả các hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Bộ hồ sơ xin việc đơn giản bao gồm:
Đơn xin việc
Sơ yếu lý lịch CMND photo Không tiếp nhận Thử việc NHÂN VIÊN CHÍNH THỨC
Giấy chứng nhận sức khỏe
Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Nghiên cứu hồ sơ để loại bỏ một số ứng viên không đáp ứng được tiêu chuẩn công việc, mặt khác ghi lại những thông tin chủ yếu về ứng cử viên như:
Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác
Khả năng tri thức
Sức khỏe
Kỹ năng công việc
Tính tình, đạo đức, tình cảm,...
Phỏng vấn: sau khi chọn được ứng cử viên phù hợp qua hồ sơ xin việc, tiến hành phỏng vấn trực tiếp nhằm đánh giá ứng cửa viên về nhiều phương diện: kinh nghiệm, trình độ, khả năng tự tin, thái độ. Ở một số vị trí tuyển có thể kiểm tra thực hành ngay tại văn phòng như vị trí thư kí, thiết kế,...
Đánh giá và quyết định tuyển dụng
Bố trí công việc, hướng dẫn hội nhập với công ty với mục đích:
Nhân viên mới phải nhanh chóng hội nhập
Cảm thấy được chào đón và đánh giá cao
Hiểu rõ về công ty và nhận thức được tầm quan trọng của mình với công ty
Tham gia các hoạt động của công ty một cách nhanh chóng.
Tất cả các nhân viên được tuyển dụng vào công ty đều phải trải qua quy trình tuyển dụng như trên, bao gồm các bước xem xét, lọc hồ sơ và trải qua phỏng vấn trực tiếp với giám đốc và trưởng phòng bộ phận cần tuyển. Giám đốc và Trưởng bộ phận Nhân sự tiếp nhận ứng viên vào làm việc sẽ đi đến thỏa thuận về vị trí công việc, mức lương thưởng, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi cũng như lắng nghe những nguyện vọng từ ứng viên để đi đến thống nhất chung về quan điểm nhằm hạn chế những xung đột sẽ xảy ra sau này.
Bộ phận nhân sự sẽ thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên trúng tuyển và tiến hành thử việc.
Thử việc: thời gian thử việc từ 1-3 tháng tùy theo kinh nghiệm và vị trí của ứng viên. Trong thời gian thử việc ứng viên vẫn được nhận lương theo thỏa thuận ban đầu.
Sau thời gian thử việc, nếu ứng viên đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng làm việc, khả năng hòa nhập với môi trường làm việc,.... thì trở thành nhân viên chính thức của công ty và kí hợp đồng lao động.
Tuy nhiên, tùy theo tính cấp bách của công việc, vị trí tuyển dụng mà quy trình tuyển dụng trên của công ty có thể thay đổi một số bước để đáp ứng tình hình hiện tại của công ty.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2 ------
Nội dung chương 2 nói về thực trạng tổ chức tại phòng nhân sự của Công ty CP MISA về cách bố trí mặt bằng, nguồn nhân lực của phòng nhân sự, nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty và các mối liên hệ giữa các phòng ban trong Công ty với phòng nhân sự. Qua quá trình tiếp cận và quan sát thực tế có thể thấy mô hình tổ chức của Công ty vô cùng sáng tạo và logic phù hợp với Công ty. Với đội ngũ cán bộ, nhân viên ưu tú có trình độ chuyên môn, năng động, nhiệt huyết và sáng tạo luôn chủ động trong lĩnh vực hoạt động. Công ty CP MISA tự hào là đơn vị cung cấp sản phẩm dịch vụ công nghệ phần mềm tốt nhất. Từ những phân tích thực trạng đó tạo cơ sở cho em đưa ra tổng kết ở chương 3.
CHƯƠNG 3 : TỔNG KẾT
3.1 Nhận xét
3.1.1 Nhận xét chung về công ty MISA
Em xin phép được trích dẫn một phần phát biểu Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng đã chia sẻ tới toàn thể đại biểu và cán bộ nhân viên MISA thay cho lời nhận xét của mình :” Xuyên suốt 25 năm của MISA là sự trung thành với triết lý ban đầu về phát triển các nền tảng, phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin nhằm thay đổi ngành kinh tế, nhằm thúc đẩy sự phát triển của đất nước và các quốc gia khác trên thế giới. Những doanh nghiệp lớn, dù bao lần thay đổi, nhưng triết lý và khát vọng ban đầu thì không bao giờ thay đổi. Đó là bộ gen doanh nghiệp, với những giá trị cốt lõi và sứ mạng - lý do tồn tại của doanh nghiệp. Duy trì trong suốt lịch sử phát triển của mình những lý tưởng ban đầu là bí quyết thành công và trường tồn của doanh nghiệp.
MISA cạnh tranh với các sản phẩm nước ngoài và thống lĩnh thị trường trong nước về phần mềm kế toán. Công nghệ thông tin là lĩnh vực toàn cầu hoá, tính cạnh tranh rất cao. Không có chỗ cho những gì là trung bình, hay thậm chí là khá và tốt. Chỉ có sự xuất sắc là tồn tại. Các doanh nghiệp CNTT nước nhà chắc đã hiểu sâu sắc điều này. Để nói về thành công thì phải nói về thị phần mà sản phẩm đó có được. MISA với gần 50% thị phần về phần mềm kế toán các doanh nghiệp vừa và nhỏ là minh chứng về thành công của mình, về sự xuất sắc của mình.”
3.1.2 Nhận xét chung về phòng nhân sự
- Phòng nhân sự là một trong các phòng chủ lực, rất được chú trọng trong Công ty, tương đối nghiêm ngặt và chặt chẽ.
- Đội ngũ phòng nhân sự rất năng động, sáng tạo, hòa đồng và luôn hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong công việc. Mọi người làm việc rất nghiên túc và sẵn sàng giúp đỡ em tỏng quá trình kiến tập tại đây.
- Giúp em quan sát và học được cách tuyển dụng, đăng bài tuyển dụng.
Hình 3. 2 Tham quan kiến tập tại công ty CP MISA
3.2 Nhận xét về công tác tuyển dụng tại bộ phận nhân sự của Công ty CP MISA MISA
- Bảo mật thông tin nhân sự - Luôn giữ thái độ tích cực
- Cẩn trọng trong giao tiếp và hỗ trợ chuyển tiếp thông tin - Hiểu ý nghĩa, tầm quan trọng công việc
- Công ty luôn tạo cơ hội phát triển cho những tài năng trong Công ty - Lộ trình thăng tiến rõ ràng với từng vị trí
- MISA trân trọng, gìn giữ nhân tài và luôn tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển cá nhân.
- Nỗ lực và cống hiến của nhân viên luôn được ghi nhận và đánh giá chuẩn mực thông qua quy trình thăng tiến nội bộ.
3.3 Bài học kinh nghiệm
Sau khi được kiến tập ở Công ty CP MISA đặc biệt là phòng nhân sự đã giúp em rút được khá nhiều kinh nghiệm cũng như là những cách ứng xử khi làm việc thực tế.
Về kĩ năng thì em học được cách làm việc của anh chị trong một môi trường chuyên nghiệp, cách tạo ra các mối quan hệ trong công việc.
Biết được phong cách làm việc nơi công sở và tuỳ vào bộ phận mà thoải mái căng thẳng
Biết cách chủ động hỏi mọi thứ, tinh thần tự giác cao, làm hết công việc và không lười nhác
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
-----
Chương 3 là chương đúc kết lại quá trình kiến tập của bản thân em. Ở chương này em đã nêu lên nhận xét, ý kiến của em về phòng nhân sự nói riêng và về Công ty nói chung. Chương 3 cũng tổng kết lại những công việc được kiến tập tại Công ty, những công việc em được làm và chưa làm. Khoảng thời gian kiến tập ở Công ty là khoảng thời gian tạo cho em sự vui vẻ, thoải mái, các anh chị tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành tốt được công việc được giao. Từ đó giúp em hình dung được công
việc của một nhân viên của bộ phận nhân sự trong một Công ty thực tế và giúp ích cho công việc sau này.
KẾT LUẬN
Trong bài báo cáo kiến tập này, em đã trình bày các thông tin sơ lược cũng như tình hình hoạt động của Công ty CP MISA và phòng nhân . Trên cơ sở kết hợp với sự hướng dẫn của thầy Võ Thanh Hiền , bản thân em nhận thấy mình đã tích lũy được một số kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc từ quá trình kiến tập tại Công ty.
Trong khoảng thời gian kiến tập tại Công ty CP MISA , em nhận thấy rằng các môn học ngành Quản trị kinh doanh mà em được học ở trường đều có thể ứng dụng vào công việc thực tế khi đi làm . Ngoài ra qua quá trình kiến tập lần này, cũng giúp bản thân em trở nên tự tin hơn, sự chủ động trong việc học hỏi, biết cách tạo dựng mối quan hệ làm việc và dần thích nghi tốt với văn hóa làm việc tại Công ty.
Vì thời gian kiến tập tại Công ty còn hạn chế, nên bài báo cáo kiến tập này không tránh khỏi những sai lầm, thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và sự dạy bảo của các Anh Chị ở công ty CP MISA và quý Thầy Cô.