Vì là lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng, nên quy trình sản xuất kinh doanh cũng khá đơn giản (xem sơ đồ 1 – quy trình SXKD). Công tác được coi là phức tạp nhất của đơn vị là; Sản phẩm mộc đưa vào lò điều chỉnh nhiệt lượng sao cho nhiệt độ cho phép để có
Nước Bãi chứa đất Bãi chứa than
Máy cấp liệu thùng
Máy cán mịn
Máy nhào hai trục
Máy nhào đùn ép liên hợp
Nhà kính phơi gạch mộc
Gạch xếp goòng
Lò nung Nhập kho TP
Máy pha than
được thành phẩm như ý, khâu tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, vi như trên đã trình bầy thì huyện Đông Triều có tới gần 20 doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng.
Cũng giống như các đơn vị kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng (gạch xây dựng) trên địa bàn, sản phẩm chủ yếu là được tiêu dùng qua các công trình dân sinh, nên sản phẩm được tính bằng viên. Nghĩa là sau khi ra lò được công nhân phân loại, xếp vào kho thành phẩm theo loại đã quy định của đơn vị, va được xếp theo kiêu, mỗi kiêu là 200 viên, để thuận tiện cho việc theo dõi lượng sản phẩm xuất kho, tồn kho.
Sơ đồ 1: QUY TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH
Ôtô, máy xúc chuyên dùng
Bãi tập kết nguyên liệu
Máy ủi đẩy đất vào
máng
Băng tải, máy chuyên
dùng, sản phẩm mộc, sân cáng Vào lò Kho thành phẩm, xuất kho. Mỏ khai thác sét
2.1.6. Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty
2.1.6.1. Sơ đồ bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
*. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Công ty có 3 nhà máy đóng tại 3 địa điểm khác nhau trong đó có một nhà máy thuộc huyện Miền đông của tỉnh, 2 nhà máy thuộc huyện Miền tây. Tuy địa điểm xa nhau nhưng để thuận lợi cho công tác quản lý đảm bảo thống nhất, phù hợp với đặc điểm sản xuất và tổ chức sản xuất, công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đều tập trung về phòng kế toán, ở các nhà máy không tổ chức bộ máy kế toán riêng, chỉ bố trí bộ phận thống kê có nhiệm vụ thống kê tập hợp số liệu theo yêu cầu của kế toán trưởng theo dõi chấm công, thanh toán lương và các chế độ khác cho công nhân. Hàng ngày nhân viên thống kê nhà máy tập hợp gửi thông tin kinh tế về phòng kế toán, đối với nhà máy Đầm Hà do ở xa phải gửi qua Fax.
Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH TIẾN
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm Kế toán vật tư + Quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tài sản cố định, thống kê, tổng hợp theo dõi trợ cấp BHXH Kế toán tiêu thụ Nhân viên thống kê nhà máy
*. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán
Phòng tài chính kế toán của công ty gồm kế toán trưởng và 5 cán bộ kế toán. Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đảm nhiệm một phần hành kế toán nhất định, có chức năng, nhiệm vụ riêng, Cụ thể:
- Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty và chiụ trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo , kiểm tra công việc của các nhân viên kế toán trong phòng . Hàng tháng có nhiệm vụ lập các báo báo quyết toán đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về thông tin do mình cung cấp.
- Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, theo dõi và quyết toán khoán chi phí và thu nhập cho các nhà máy: làm công tác tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng và tính giá thành sản phẩm . Đồng thời thực hiện lập báo cáo hàng tháng. Quí, năm. Thực hiện quyết toán phi phí, giao khoán thu nhập cho các nhà máy.
- Kế toán vật tư + Quỹ: làm công tác theo dõi hạch toán chi tiết và tổng hợp nhập - Xuất - Tồn kho nguyên nhiên vật liệu , công cụ dụng cụ. Cập nhật thu chi tiền mặt hàng ngày .
- Kế toán thanh toán: làm công tác thanh toán lương, bảo hiểm, thanh toán với người mua và thanh toán với người bán , theo dõi các khoản phải thu, phải trả: tình hình thanh toán tạm ứng, sự tăng giảm tiền vay, tiền gửi, trả nợ vay ngân hàng.
-Kế toán tài sản cố định, thống kê, tổng hợp theo dõi trợ cấp BHXH: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tài sản cố định, trích khấu hao hàng tháng. Lập báo cáo thống kê định kỳ, quyết toán trợ cấp BHXH.
-Kế toán tiêu thụ: làm công tác viết hoá đơn bán hàng và theo dõi doanh thu, kho thành phẩm .
Nhân viên thống kê do nhà máy quản lý: Theo dõi ghi chép mọi hoạt động của nhà máy về lao động, số lượng sản phẩm sản xuất, tình hình tiêu hao vật tư. lập báo cáo thông tin kinh tế hàng ngày về phòng tài chính kế toán công ty. Cuối tháng thực hiện
kiểm kê khối lượng sản phẩm dở, tổng hợp các số liệu để quyết toán chi phí nhận khoán, thu nhập để tính lương cho công nhân viên nhà máy.
2.1.6.2. Chính sách Kế toán của Công ty
Hiện nay ở công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán FAST-ACCOUNTING, đây là hình thức kế toán phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa và lớn, có quy trình công nghệ sản xuất liên tục và hiện đại, có điều kện áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán .
Hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản, các loại bảng kê, bảng phân bổ. Trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công ty sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627, 154, tờ kê chi tiết các tài khoản liên quan. Các sổ sách đều thực hiện theo quy định chế độ hiện hành của Nhà nước. Công ty thực hiện hạch toán kỳ kế toán theo tháng, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Hệ thống tài khoản công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
*. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán FAST- ACCOUNTING. Đặc điểm của phầm mềm này là cho phép thực hện nhiều lựa chọn khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù của từng doanh nghiệp như: Lựa chọn hình thức sổ kế toán, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, ....
Phần mềm FAST ACCOUNTING cho phép bảo mật bằng mật khẩu, phân quyền truy cập và cập nhật chi tiết. Phần mềm công ty áp dụng thiết kế xử lý dữ liệu trực tiếp. Dữ liệu được cập nhật vào chương trình và từ đó cho phép đưa ra các loại sổ tổng hợp, chi tiết và các báo cáo kế toán theo hình thức kế toán công ty áp dụng đã khai báo và cài đặt trong hệ thống. Chứng từ phát sinh hàng ngày được mã hoá cập nhật chi tiết, hệ thống sổ chi tíêt và tổng hợp được lưu giữ trong máy. Việc hạch toán, luân chuyển chứng từ, xử lý
và cung cấp thông tin đều được thực hiện nhờ máy tính do đó giảm bớt khối lượng công việc đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu phục vụ cho các nhà quản trị được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác và kịp thời.