Nội dung, tiêu chí đánh giá quản trị NNL trong doanh nghiệp

8. Kết cấu của luận văn

1.3. Nội dung, tiêu chí đánh giá quản trị NNL trong doanh nghiệp

1.3.1. Các nội dung cơ bản quản trị NNL trong doanh nghiệp

1.3.1.1. Kế hoạch hóa nhân lực

* Khái niệm, vai trò của kế hoạch hóa nhân lực

Kế hoạch hóa nhân lực là quá trình nghiên cứu, đánh giá, xác định nhu cầu về nhân lực để có cơ sở đưa ra các chính sách, giải pháp có tính tổng thể nhằm thực hiện các chương trình, hoạt động, bảo đảm cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực, có các phẩm chất kỹ năng phù hợp với từng giai đoạn hoạt động để thực hiện công việc có năng suất, mang lại chất lượng và hiệu quả cao. Kế hoạch hóa nhân lực là quá trình thực hiện đồng bộ, có tính liên kết, mang tính hệ thống của các hoạt động liên quan đến quản lý và sử dụng lao động. Kế hoạch hóa nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nhân lực (Nguyễn Ngọc Quân; Nguyễn Văn Điềm, 2007, tr.62, 64).

Kế hoạch hóa nhân lực liên quan đến xây dựng các kế hoạch về: tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, bồi dưỡng, phát triển nhân lực, giúp tổ chức, nhà quản trị thấy trước thực trạng và biến động của nhân lực, trên cơ sở đó có những biện pháp điều chỉnh, tác động cho phù hợp. Nguyên tắc chung của bố trí, phân công lao động trong tổ chức phải đảm bảo: đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm, đúng cơ cấu, đúng quy trình, trên cơ sở gắn trách nhiệm, nghĩa vụ với quyền lợi của người lao động nhằm phát huy tối đa năng lực của cá nhân trong DN.

22

Kế hoạch hóa nhân lực tác động lớn tới chất lượng và hiệu quả công việc của DN. Hoạch định nguồn nhân lực tốt giúp DN có đội ngũ nhân lực phù hợp, thực hiện tốt nhất mục tiêu và nhiệm vụ của DN. Hoạch định nguồn nhân lực kém, DN không thể đánh giá và sử dụng tối ưu được đội ngũ lao động của mình, ảnh hưởng lớn tới kết quả, hiệu quả hoạt động của DN.

*Các bước kế hoạch hóa nhân lực

Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân lực, dựa vào mục tiêu, kế hoạch hoạt động và phạm vi sản xuất, kinh doanh của tổ chức, DN.

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân lực, thực hiện phân tích, chỉ rõ ưu, nhược điểm của nhân lực.

Bước 3: So sánh dự báo nhu cầu nhân lực tương lai với nhân lực hiện có trong DN từ đó quyết định tăng hoặc giảm nhân lực.

Bước 4: Lập kế hoạch nhân lực cần nêu rõ nội dung về tuyển dụng, thuyên chuyển, cắt giảm, bổ sung, dự kiến sắp xếp nhân lực sao cho tối ưu nhất.

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch hóa nhân lực, đây là bước rất quan trọng giúp nhà quản lý nhìn nhận lại hiệu quả quản lý về nhân lực của chính bản thân mình, đánh giá xem có đáp ứng được yêu cầu và các mục tiêu mà DN đề ra hay không, từ đó tìm ra nguyên nhân hạn chế và có hướng khắc phục…

- Các loại kế hoạch nhân lực trong DN

Kế hoạch của DN được xây dựng ở 3 mức độ: dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, tương ứng với nó cũng cần phải có kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn về nhân lực. Kế hoạch nguồn nhân lực phải xuất phát từ kế hoạch hoạt động của DN, gắn với kế hoạch hoạt động của DN và phục vụ kế hoạch hoạt động của DN. Thời hạn của kế hoạch nhân lực dài hạn, trung hạn và ngắn hạn rất linh hoạt, cơ động và cũng rất khác nhau giữa các tổ chức, các nước khác nhau, trong từng thời kỳ cụ thể. Về cơ bản người ta thường chia kế hoạch nhân lực ra thành ba loại sau:

+ Kế hoạch nhân lực dài hạn

Kế hoạch hóa nhân lực dài hạn của DN là một bản kế hoạch chỉ rõ số lượng và cơ cấu lực lượng lao động có kỹ năng mà tổ chức cần để đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn nếu thiếu nhân lực cần thiết. Do đó các tổ chức, khi xây dựng mục tiêu

23

dài hạn, thường xác định cho mình một kế hoạch nhân lực dài hạn (thời gian có thể là 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn tùy mục tiêu của nhà quản lý)

+ Kế hoạch trung hạn

Trong kế hoạch hóa nhân lực trung hạn dự báo cầu nhân lực thường sử dụng phương pháp xác định cầu nhân lực theo mức hao phí lao động, theo mức sản lượng. Cung nhân lực được xác định dựa trên cơ sở phân tích cung nhân lực nội bộ, đánh giá thực trạng nhân lực của tổ chức và dự tính cung nhân lực bên ngoài

+ Kế hoạch ngắn hạn

Kế hoạch hóa nhân lực ngắn hạn của DN thường xác định nhu cầu nhân lực cho kế hoạch tác nghiệp của một năm. Các chuyên gia, giám sát viên và nhà quản lý cần đưa ra yêu cầu của bộ phận mình về số lượng lao động cần thiết theo trình độ lành nghề, kỹ năng, loại đào tạo cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Nếu nhu cầu lao động nhiều hơn số lao động hiện có, bộ phận tuyển dụng nhân lực có nhiệm vụ tuyển mới lao động để đáp ứng yêu cầu của DN, còn ngược lại nếu có hiện tượng dư thừa lao động thì nhà quản lý phải xem xét giải quyết, giảm bớt lực lượng lao động hiện có trong DN.

1.3.1.2. Phân tích công việc

* Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc là một phương pháp phân tích hệ thống trên cơ sở thu thập và phân tích thông tin về nội dung và yêu cầu nhân sự của công việc, bối cảnh trong đó công việc được hoàn thành.

Phân tích công việc có tác dụng định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên; định hướng cho việc xây dựng kế hoạch thuyên chuyển, bổ nhiệm; xác định môi trường và điều kiện làm việc; xác định nhu cầu đào tạo và lập chương trình đào tạo cho công việc tương lai; xây dựng hệ thống đánh giá công việc, làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương.

Bản mô tả công việc là một văn bản liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc cũng như các mối quan hệ trong công việc cụ thể. Thông thường bản mô tả công việc gồm có hai phần chính:

24

Một là, tóm tắt về công việc như tên công việc, nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, các mối quan hệ trong công việc.

Hai là, các điều kiện làm việc cụ thể như phương tiện, trang thiết bị, công cụ,

dụng cụ làm việc và điều kiện lao động. * Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Ở các DN khác nhau thì tiêu chuẩn thực hiện công việc được thể hiện dưới các dạng khác nhau. Có DN xây dựng một cách có hệ thống các bản tiêu chuẩn thực hiện cho từng công việc, nhưng có nơi thì chỉ bằng một số điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới.

* Các bước thực hiện phân tích công việc

Quá trình phân tích công việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung có thể chia ra thành bốn bước như sau (Nguyễn Ngọc Quân; Nguyễn Văn Điềm, 2007, tr.59):

Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc, thiết kế các mẫu biểu ghi chép hoặc các bảng câu hỏi cần thiết

Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc ví dụ như kế hoạch hóa nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc…

1.3.1.3. Tuyển dụng nhân lực

Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút, nghiên cứu lựa chọn và quyết định đưa

các cá nhân vào làm việc tại DN. Tuyển dụng nhân lực đóng vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của DN. Có hai hình thức tuyển dụng bao gồm tuyển chọn nhân lực từ bên trong DN và tuyển chọn nhân lực từ bên ngoài DN:

* Tuyển chọn nhân lực từ bên trong DN: Đây là quá trình thuyên chuyển, đề bạt, cất nhắc, bố trí, sắp xếp nhân lực từ cấp này sang cấp khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Việc tuyển chọn được thực hiện công khai đối với các ứng viên trong DN. Tuy nhiên hình thức tuyển chọn này cũng có ưu điểm và hạn chế của nó.

25

Xét về mặt ưu điểm, với hình thức này nhân viên sẽ dễ thích nghi với công việc, với nhiệm vụ mới bởi lẽ họ đã hiểu rõ được mục tiêu, triết lý kinh doanh của DN, có thời gian trải nghiệm công việc tại DN thì đây sẽ là điều kiện thuận lợi kích thích họ lao động hăng say, chủ động sáng tạo và tạo ra năng suất lao động cao hơn.

Nhưng trong một số trường hợp, hình thức này sẽ không tạo động lực cho sự phát triển mà ngược lại sẽ có hiện tượng chai lì, do nhân viên được thăng chức quen làm việc theo lối mòn cũ, ngại đổi mới, sợ sáng tạo, xuất hiện lợi ích nhóm làm ảnh hưởng đến sự phát triển của DN.

* Tuyển chọn nhân lực từ bên ngoài DN: Đây là việc tuyển chọn nhân lực từ thị trường lao động bên ngoài DN. Hình thức này có ưu thế là thu hút được những ứng viên giỏi, có kinh nghiệm, có kỹ năng tốt, bản thân nhân viên có nhu cầu thực sự thường làm việc hết mình, năng suất lao động cao.

Khi tuyển nguồn từ bên ngoài tổ chức chúng ta cần chú ý tới một số rủi ro có thể xảy ra bởi vì những kỹ năng của các ứng viên này mới chỉ dừng ở dạng tiềm năng, chưa được thể hiện trực tiếp ra bên ngoài, do đó người được tuyển dụng sẽ không đáp ứng được ngay cho vị trí công việc mà DN cần tuyển chọn. Do vậy, phải mất một khoảng thời gian để họ học việc, thử thách công việc mới, cần có thời gian trải nghiệm như thế họ mới có thể thích nghi được với môi trường làm việc mới của DN.

Các bước tuyển dụng nhân lực gồm các bước cơ bản sau (tác giả tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu):

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng. Bước này đòi hỏi phải thành lập hội đồng tuyển dụng, xây dựng được tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển dụng.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng thông qua các kênh truyền thông… Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ ứng viên

Bước 4: Tổ chức phỏng vấn ứng viên Bước 5: Kiểm tra sức khỏe

Bước 6: Đánh giá ứng viên và đưa ra quyết định tuyển chọn, bố trí công việc

1.3.1.4. Đào tạo và phát triển nhân lực

26

Đào tạo nói chung là tổng hợp những hoạt động nhằm mục đích nâng cao kỹ năng và trình độ nghề nghiệp cho người lao động để họ làm công việc hiện tại có hiệu quả hơn.

Phát triển là các hoạt động nhằm chuẩn bị cho cán bộ và nhân viên trong tương lai, để giúp họ thực hiện các công việc mới, đặc biệt là công việc quản lý trong DN khi DN phát triển.

Xét về tổng thể, đào tạo và phát triển nhân lực là rất cần thiết cho sự thành công của DN và sự phát triển tiềm năng của con người. Đào tạo sẽ giúp người lao động trong DN có thêm kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức trách của họ về những lĩnh vực, công việc hiện tại được lãnh đạo phân công. Phát triển nhân lực kích thích người lao động tham gia học tập bằng cả quá trình gắn với phát triển các kỹ năng mềm, học thêm các lĩnh vực khác bổ trợ, bồi dưỡng, tạo điều kiện cho họ tham gia vào những lĩnh vực mới trong tương lai mà lãnh đạo DN đã định hướng cho từng cá nhân.

Do đó, đào tạo và phát triển nhân lực bao gồm không chỉ đào tạo nội bộ được thực hiện bên trong một DN, mà còn bao gồm một loạt những hoạt động khác của phát triển và đào tạo nhân lực được thực hiện từ bên ngoài như: đào tạo sau đại học, ngoại ngữ, tin học, nâng cao tay nghề, dạy nghề, bồi dưỡng và nâng cao các kỹ năng, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ, học tập và trao đổi kinh nghiệm, đào tạo chuyên sâu, chuyên đề, lý luận chính trị, đào tạo tại nước ngoài,…

Các DN quan tâm đến công tác đào tạo và phát triển nhân lực nhằm mục đích: Chuẩn bị và bù đắp vào những chỗ bị thiếu, bị bỏ trống. Sự bù đắp và bổ sung này diễn ra thường xuyên nhằm làm cho DN hoạt động thuận lợi và vận động đi lên; Chuẩn bị cho những người lao động thực hiện được những nhiệm vụ mới do có sự thay đổi trong cơ cấu, thay đổi về luật pháp, chính sách và kỹ thuật công nghệ mới tạo ra; Để hoàn thiện khả năng người lao động trong thực hiện nhiệm vụ hiện tại cũng như nhiệm vụ tương lai một cách có hiệu quả; Giảm bớt được sự giám sát, vì đối với người lao động được đào tạo, họ là người có thể tự giám sát chấp hành; Giảm bớt những tai nạn, do những hạn chế của con người hơn là do những hạn chế của trang

27

thiết bị; Sự ổn định và tính năng động của DN được tăng lên, vì chúng được bảo đảm có hiệu quả ngay cả khi thiếu những người chủ chốt do có nhân lực dự trữ thay thế.

Như vậy, có thể kết luận rằng, đào tạo và phát triển nhân lực là điều kiện quyết định sự thành công của DN trong môi trường kinh doanh phức tạp và nhiều biến động như hiện nay.

* Quy trình thực hiện đào tạo

Từ nhiều nguồn tài liệu, tác giả đã tổng hợp các bước thực hiện trong đào tạo và phát triển nhân lực gồm những bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo: là nội dung quan trọng đầu tiên của việc xây dựng một chương trình đào tạo, phát triển nhân lực trong tổ chức/ DN. Nhằm thực hiện chiến lược kinh doanh của DN dựa trên sự chênh lệch giữa kết quả kỳ vọng và kết quả công việc thực tế, dựa vào nguyện vọng của nhân viên, quyết định xem nhu cầu cần ưu tiên tùy vào năng lực DN.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch đào tạo: Kế hoạch đào tạo đảm bảo các nội dung về mục tiêu đào tạo, nội dung đào tạo, hình thức đào tạo, phương pháp đào tạo (áp dụng cho nhân viên, cho các nhà quản lý, cho công nhân), cơ sở đào tạo, ngân sách đào tạo.

Bước 3: Thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển: Trong giai đoạn này bộ phận và cán bộ phụ trách đào tạo thực hiện nhiệm vụ theo dõi nội dung, tiến độ đào tạo, nắm bắt tình hình, kể cả các phát sinh để điều chỉnh kịp thời đảm bảo điều kiện và sự phục vụ tốt cho quá trình đào tạo.

Bước 4: Đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo và phát triển: Đánh giá xem kết quả chương trình đào tạo có đáp ứng được mục tiêu đào tạo đề ra hay không? Người ta thường đánh giá chương trình đào tạo thông qua sự phản ứng của học viên đối với chương trình đào tạo, các kết quả mà học viên tiếp thu được, công tác tổ chức của chương trình đào tạo. Chung quy lại, thì sau khi đào tạo nhận thức, kỹ năng làm việc và hiệu quả công việc của các học viên phải đáp ứng được mục tiêu đề ra.

1.3.1.5. Chính sách đãi ngộ nhân lực

Lương bổng và đãi ngộ là công cụ để kích thích người lao động làm việc hăng say, có năng suất cao hơn, thu hút nhân tài và duy trì họ gắn bó với DN. Tuy

28

nhiên, để nó thực sự trở thành một công cụ hữu hiệu và đạt hiệu quả về chi phí và lợi thế cạnh tranh thì chế độ lương bổng và đãi ngộ của DN phải được xây dựng trên cơ sở đảm bảo tính cạnh tranh với bên ngoài, đảm bảo tính công bằng, được