Trong bối cảnh cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ mạnh mẽ, cộng với sức ảnh hưởng của đại dịch Covid 19 tới cuộc sống, công việc của mọi người dân, nhu cầu làm việc từ xa, trao đổi, giảng dạy trực tuyến là rất lớn. Microsoft Teams, ngày càng được nhiều người tìm hiểu với mong muốn áp dụng nhằm cải thiện hiệu quả công việc, dễ dàng thực hiện các thao tác họp trực tuyến, trao đổi tài liệu online,...
Microsoft Teams là nền tảng hợp nhất cho cộng tác và trao đổi trực tuyến. Bao gồm khả năng thực hiện họp qua video call, lưu trữ tài liệu và tích hợp ứng dụng khác. Ứng dụng Microsoft Teamss đi kèm với bộ công cụ văn phòng Office 365. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft. Ra mắt vào tháng 3 năm 2017, Microsoft Teams (hay còn gọi là Teams) là một ứng dụng được đóng gói vào Office 365 và đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft. Với 500 nghìn doanh nghiệp đang sử dụng và tính khả dụng trên cả desktop, web và mobile app, Teams được vinh danh là ứng dụng phát triển nhanh nhất trong lịch sử của Microsoft.
Cấu trúc của ứng dụng Microsoft Teams được chia thành 3 cấp:
- Nhóm (Team): Bao gồm tất cả những người muốn cộng tác cùng nhau như thành viên trong cùng bộ phận, cùng dự án hoặc hoặc tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. - Kênh (Channel): Là các cuộc hội thoại với những người khác nhau trong Nhóm, trong đó sẽ diễn ra các hoạt động như chat, video call, tổ chức các cuộc họp, chia sẻ tệp, ... và cộng tác với mọi người.
- Tab: Tab giúp người dùng điều hướng thông qua nội dung kênh. Hệ thống mặc định có 3 tab: Trò chuyện (lưu trữ những tin nhắn với một người trong kênh), Tệp (lưu trữ tất cả các tài liệu được chia sẻ với mọi người trong kênh) và Wiki (trình soạn thảo văn bản thông minh). Người dùng có thể thêm các tab tùy chỉnh theo ý thích.
Tựu chung lại, Microsoft Teams được thiết kế với vai trò là một collaboration tool - công cụ hỗ trợ cộng tác nhóm.
1.3.2. Ưu nhược ưu điểm khi sử dụng Microsoft Teams
1.3.2.1. Ưu điểm
- Microsoft Teams có khả năng hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Điểm mạnh của ứng dụng này chính là các tính năng được phát triển về cả chiều rộng lẫn chiều sâu trong không gian cộng tác.
18
- Tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Office 365 bản quyền, ứng dụng Microsoft Teams đã được tích hợp sẵn mà bạn không mất thêm bất kỳ chi phí bổ sung nào (trừ gói Office 365 Business). Đặc biệt MS Teams có trong bản Office 365 miễn phí cho tất cả các tổ chức giáo dục. Hơn nữa, nếu không cần tới các chức năng cao cấp, phiên bản miễn phí của Teams có thể là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp bạn.
- Họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi. Cuộc họp trực tuyến là một trong những thế mạnh của Microsoft Teams. Quy mô của cuộc họp có thể là 2 người, 10 người,... và tối đa là 150 người. Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu Tenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn ra đồng thời.
Với cloud calling, Teams đã tích hợp Skype vào bên trong để đảm bảo đầy đủ các tính năng gọi điện online qua đám mây.
Tiếp theo, Teams đã kết hợp hai gói dịch vụ Direct Routing (Định tuyến Trực tiếp) và Calling Plan (Gói thuê bao) giúp người dùng có thể gọi điện linh hoạt, nhanh chóng và toàn diện. Theo đó, một số điện thoại có thể kết nối giữa nhà mạng di động với Teams hoặc chuyển thành thuê bao chính thức của Teams, từ đó dễ dàng xử lý các cuộc gọi phức tạp trên quy mô toàn cầu. Lưu ý rằng tại Việt Nam, để sử dụng Direct Routing, doanh nghiệp cần đầu tư một khoản chi phí khá cao để sử dụng SBCs system thì mới có thể kết hợp với tổng đài ảo sử dụng đầu số PSTN.
Không chỉ thế, hệ thống gọi điện của Teams còn sở hữu các tính năng thú vị khác như chuyển tiếp tư vấn, nhạc chờ, tạm dừng cuộc gọi, gửi thư thoại,... và đặc biệt là tổng đài tự động trên đám mây cùng một tiếp viên trực điện thoại ảo. Các tính năng nhắn tin và tag tên trong kênh chat vẫn được triển khai như thông thường.
- Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc. Microsoft Teams chia thông tin thành các kênh trong từng nhóm riêng biệt, do đó, mỗi người sẽ chỉ thấy các tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt liên quan đến các kênh cụ thể đó. Do đó, nhân viên của bạn ít bị phân tâm, có thể dễ dàng tập trung vào các nhiệm vụ đang thực hiện.
Tính năng quan trọng khác giúp Teams hỗ trợ công việc thực sự hiệu quả là khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng các tab. Về cơ bản, nhân viên của bạn sẽ không cần rời khỏi ứng dụng Teams mà vẫn có thể tiếp tục công việc của mình.
Tất cả dữ liệu đều được đồng bộ tức thời lên nền tảng đám mây của Microsoft. - Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp. Hơn 400 ứng dụng tích hợp và trình kết nối khác có thể tìm thấy trong Microsoft Teams Hub App Store. Nhân
19
viên của bạn có thể lựa chọn những công cụ cần thiết để đưa vào Teams, tạo ra một hub làm việc nhóm đa dạng.
Có thể kể đến một số cái tên quen thuộc như:
+ Ứng dụng tích hợp miễn phí: Wrike for Teams để quản lý dự án, Lucidchart for Teams để vẽ (flowchart) lưu đồ quy trình, Workstream.ai để quản lý công việc theo định hướng kết quả, Remind để nhắc việc, SurveyMonkey để thực hiện khảo sát nội bộ, ...
+ Ứng dụng có thể phải trả thêm phí: MeisterTask để quản lý công việc, Smartsheets for Teams để hỗ trợ cộng tác, chữ ký điện tử Signnow, ...
- Khả năng bảo mật dữ liệu cao. Microsoft Teams cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu, tin nhắn và các tập tin khi được chia sẻ giữa người dùng. Tính năng xác thực hai lớp được áp dụng để đảm bảo chỉ các nhân viên của công ty bạn mới có thể truy cập tài khoản. Hơn nữa, bạn còn có khả năng kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng trong ứng dụng, đồng thời hạn chế các nội dung, tài liệu không phù hợp trong môi trường công việc.
1.3.2.2. Nhược điểm.
- Số lượng kênh bị giới hạn. Microsoft Teams giới hạn số lượng kênh tối đa là 100 kênh mỗi nhóm. Nghĩa là nếu nhóm lớn của doanh nghiệp bạn đã đạt tới giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới - hoặc buộc phải xóa đi một số kênh. Tuy rằng các tệp được chia sẻ vẫn còn trong trang SharePoint dưới dạng sao lưu, nhưng rõ ràng đó là một sự bất tiện.
- Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu. Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại trong ứng dụng đều được đổ vào một site document chung được tạo trên Sharepoint để quản lý. Việc tìm kiếm và sắp xếp sẽ thật tiện lợi nếu ngay từ đầu Admin hoặc Owner đã quy hoạch chặt chẽ phần này. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mục khác phân cấp chi tiết hơn để dễ dàng tìm kiếm lại khi cần. Khi số lượng thành viên lớn và số lượng tài liệu chia sẻ cũng lớn theo, việc tùy chỉnh cấu trúc tệp tài liệu càng cần thiết.
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế. Tương tự như cách sắp xếp file, cài đặt phân quyền của Microsoft Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn. Lấy ví dụ, bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm cùng sổ ghi chép OneNote,... Nhưng môi trường công việc đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tách một số tài liệu đặc biệt và chỉ chia sẻ với một số hữu hạn người ở các cấp độ nhất định (xem, nhận xét, chỉnh sửa,...). Teams không hỗ trợ điều này, và bạn buộc phải tìm cách khác.
20
- Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị. Sự khác biệt duy nhất của bạn - với tư cách là nhà quản trị - với nhân viên cấp dưới khi sử dụng Microsoft Teams chỉ là khả năng “kiểm soát và hạn chế tính năng mà từng nhân viên sử dụng”. Bạn không có khả năng chỉ định phân quyền cho các cấp thành viên, cũng như không biết phải quản lý công việc của nhân viên như thế nào cho đúng và đủ. Bạn có thể giao việc cho nhân viên qua tin nhắn trên Teams với điều kiện cả hai bên cố gắng tự ghi nhớ các thông tin đó (chứ hệ thống không tự động tổng hợp lại ở một nơi). Khi muốn biết tiến độ một công việc hoặc kiểm tra kết quả, bạn phải tiếp tục nhắn tin hỏi lại nhân viên. Tới cuối kỳ cần đánh giá hiệu suất làm việc, khi mọi dữ liệu đã trôi đi từ lâu, không có cơ sở nào để bạn biết nhân viên đang làm việc hiệu quả cao hay thấp. Cách giao việc này là thủ công giống như các ứng dụng chat, chỉ mang tính chất tạm thời chứ không hề có cái nhìn tổng quan xuyên suốt quá trình làm việc.
Bởi vậy, hai điều có thể kỳ vọng nhiều hơn ở Teams là không gian quản lý công việc tách biệt với các đoạn hội thoại khác, và dữ liệu thống kê tự động giúp chúng ta luôn giám sát được tổng thể, ra quyết định đúng đắn và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Nói tóm lại, Microsoft Teams là một ứng dụng tuyệt vời xoay quanh hỗ trợ cộng tác nhóm, đặc biệt phù hợp nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng bộ giải pháp Office 365. Bạn có thể cân nhắc sử dụng công cụ này để giúp ích cho công việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
21
CHƯƠNG 2. XÂY DỰNG BÀI GIẢNG VÀ TẠO KHÓA HỌC TRỰC TUYẾN
Chương này nhằm mục đích trình bày các bước tiến hành xây dựng bài giảng trực tuyến cho học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Hóa học và tạo khóa học trực tuyến bằng ứng dụng Microsoft Teams.
2.1. XÂY DỰNG BÀI GIẢNG TRỰC TUYẾN.
Việc xây dựng bài giảng trực tuyến và tích hợp lên hệ thống LMS là một khâu rất qua trọng trong quá trình giảng dạy trực tuyến. Phần này chúng tôi sẽ tổ chức cấu trúc bài giảng giáo trình học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Hóa học bao gồm đầy đủ các thành phần cần thiết trong một giáo trình thông thường, thêm vào đó là các thành phần ứng dụng công nghệ thông tin và các loại truyền thông đa phương tiện như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video. Ngoài ra kết thúc bài giảng, môn học sẽ có các bài kiểm tra và tích hợp nó lên Moodle.
2.1.1. Nguyên tắc, tiêu chí thiết kế bài giảng
Đây là cơ sở cho việc thiết kế nội dung cho mô hình giảng dạy trực tuyến. Bài giảng trực tuyến, tùy theo mức độ, được xây dựng dựa trên cơ sở:
- Những nguyên tắc dạy học trong lí luận dạy học bao gồm hệ thống 8 nguyên tắc:
Hình 2.1. Sơ đồ nguyên tắc dạy học
- Những nguyên tắc xây dựng bài giảng Elearning: cũng bao gồm hệ thống 8 nguyên tắc như sau:
22
+ Nguyên tắc 2: Đặt hình ảnh cạnh câu chữ cần minh họa.
+ Nguyên tắc 3: Hình ảnh minh họa có thể kết hợp với giải thích bằng lời hoặc âm thanh.
+ Nguyên tắc 4: Với hình ảnh minh họa, không nên sử dụng đồng thời cả lời nói và câu chữ.
+ Nguyên tắc 5: Tạo môi trường học tập có tính tương tác cao kết hợp với rèn luyện khả năng tự học.
+ Nguyên tắc 6: Phong cách viết nội dung phải có cấu trúc rõ ràng. + Nguyên tắc 7: Thận trọng với sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ. + Nguyên tắc 8: Đóng gói nội dung tuân theo các chuẩn quy định.
Dựa vào những nguyên tắc đã nêu ở trên cùng với đặc điểm của mô hình học trực tuyến tại Nhà trường và những nguyên tắc xây dựng website, tôi đưa ra hệ thống nguyên tắc thiết kế bài giảng trực tuyến theo sơ đồ sau:
Hình 2.2. Sơ đồ nguyên tắc xây dựng bài giảng điện tử
Những nguyên tắc hay tiêu chí trên đều là những lưu ý chung nhất cho việc thiết kế nội dung và hình thức dạy qua mạng sao cho đạt hiệu quả. Như vậy, việc đưa ra tiêu chuẩn được xét trên nhiều khía cạnh trong đó phải căn cứ vào cơ sở lý luận của dạy học qua mạng đó là tính tự học của người học, quan điểm lý thuyết thông tin và đặc trưng riêng của từng môn học. Vì vậy, ngoài những yêu cầu để đảm bảo mục tiêu dạy học như trong dạy học truyền thống còn có những tiêu chí đặt ra về mặt công nghệ làm sao phát huy được tính ưu việt về mặt công nghệ chứ không phải gây ra tác dụng ngược lại.
23
2.1.2. Xây dựng mô hình để giảng dạy.
Căn cứ theo cấu trúc nội dung, mục tiêu đề ra cùng những nguyên tắc và tiêu chí xây dựng mô hình giảng dạy, chúng tôi tiến hành xây dựng mô hình để giảng dạy học phần Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Hóa học theo 2 bước sau:
- Bước 1: Thiết kế mô hình - Bước 2: Vận dụng mô hình 2.1.2.1. Thiết kế mô hình bài giảng
Dựa trên những tiêu chí và nguyên tắc đã đề ra, chúng tôi đề xuất quy trình thiết kế và xây dựng cấu trúc và nội dung cho mô hình giảng dạynhư sau:
• Bước 1: Xác định những mục tiêu cần đạt được(chuẩn đầu ra).
• Bước 2: Phân tích cấu trúc nội dung của bài, của chương học và của phần học giảng dạy.
• Bước 3: Đánh giá đặc điểm và phương án dạy phù hợp với từng nội dung kiến thức cũng như từng khâu của quá trình dạy học.
• Bước 4: Đề xuất cấu trúc bài giảng
Ví dụ: Xác định cấu trúc giảng dạy cho Chương 1“Giới thiệu tổng quan về ProII” Bước 1: Xác định mục tiêu bài dạy
Sau khi học xong bài này, sinh viên phải đạt được những yêu cầu sau: - Phải phân biệt được Mô phỏng và thiết kế mô phỏng.
- Ứng dụng của Thiết kế mô phỏng
- Một số phần mềm mô phỏng trong Công nghệ Hóa học. Bước 2: Phân tích cấu trúc nội dung của bài.
Bài này cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về Mô phỏng và thiết kế mô phỏng, các mục đích của thiết kế mô phỏng, các phần mềm mô phỏng thường được sử dụng trong Công nghệ Hóa học. Nội dung bài học sử dụng trong giáo trình Thiết kế mô phỏng.
Bước 3: Đánh giá đặc điểm và phương án dạy phù hợp với từng nội dung kiến thức cũng như từng khâu của quá trình dạy học.
Về phần kiến thức, sinh viên chỉ cần phân biệt được Mô phỏng và Thiết kế mô phỏng, mục đích sử dụng chúng, biết cách phát âm một số thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh. Do vậy có thể bố trí giảng dạy trực tuyến với thời lượng ngắn nhằm giúp sinh viên có được sự hướng dẫn cụ thể của giảng viên trong việc luyện phát âm, kết hợp phân biệt đâu là mô phỏng và thiết kế mô phỏng và các ứng dụng của Thiết kê mô phỏng. Ngoài ra, sinh viên cũng cần phải viết và hiểu được các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành, điều này đòi hỏi sinh viên phải có thời gian. Đây là phần kiến thức để