1. Giới thiệu chung
1.3.2. Chức năng của MS TEAMS
MS TEAMS có những chức năng cơ bản như sau:
- Họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi
Cuộc họp trực tuyến là một trong những thế mạnh của Microsoft Teams. Quy mô của cuộc họp có thể là 2 người, 10 người,... và tối đa là 150 người.Toàn bộ chu kỳ họp sẽ được tự động hóa, từ việc lập lịch biểu, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm lại nội dung và nhắn tin tức thời ngay trong phòng họp. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếuTenant (Tổ chức) có 15 Live Event diễn ra đồng thời.
Các tính năng nhắn tin và tag tên trong kênh chat vẫn được triển khai như thông thường.
- Dữ liệu được tập hợp về một nơi duy nhất để tập trung làm việc
Microsoft Teams chia thông tin thành các kênh trong từng nhóm riêng biệt, do đó, mỗi người sẽ chỉ thấy các tài nguyên bao gồm tin nhắn, tài liệu và yêu cầu gặp mặt liên quan đến các kênh cụ thể đó.
14
Tính năng quan trọng khác giúp Teams hỗ trợ công việc thực sự hiệu quả là khả năng tích hợp cùng các ứng dụng khác trong bộ Office 365 (như Word, Excel,...) dưới dạng
các tab.
Tuy nhiên MS TEAMS cũng có một sốnhược điểm như :
- Sốlượng kênh bị giới hạn
Microsoft Teams giới hạn số lượng kênh tối đa là 100 kênh mỗi nhóm. Nghĩa là nếu nhóm lớn của doanh nghiệp bạn đã đạt tới giới hạn này, bạn sẽ không thể tạo thêm kênh mới - hoặc buộc phải xóa đi đi một số kênh. Tuy rằng các tệp được chia sẻ vẫn còn trong trang SharePoint dưới dạng sao lưu, nhưng rõ ràng đó là một sự bất tiện.
- Cách sắp xếp các tệp chia sẻđòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từđầu
Tất cả mọi dữ liệu tải lên các cuộc hội thoại trong ứng dụng đều được đổ vào một
site document chung được tạo trên Sharepoint để quản lý. Việc tìm kiếm và sắp xếp sẽ thật tiện lợi nếu ngay từ đầuAdmin hoặc Owner đã quy hoạch chặt chẽ phần này,
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thường sẽ phát sinh nhiều tệp dữ liệu mà
nhân viên mong muốn được đưa vào một thư mụckhác phân cấp chi tiếthơn để dễ dàng tìm kiếm lại khi cần. Khi số lượng thành viên lớn và số lượng tài liệu chia sẻ cũng lớn theo, việc tùy chỉnh cấu trúc tệp tài liệu càng cần thiết.
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế
Tương tự như cách sắp xếp file, cài đặt phân quyền của Microsoft Teams tối giản về mặt thời gian nhưng không tối ưu khi sử dụng lâu dài, thậm chí còn mang lại rủi ro tiềm ẩn.
Lấy ví dụ, bất cứ ai là thành viên của một nhóm đều tự động có quyền truy cập vào tất cả các kênh và tài liệu trong nhóm cùng sổ ghi chép OneNote,... Nhưng môi trường công việc đòi hỏi người dùngphải phân tách một số tài liệu đặc biệt và chỉ chia sẻ với một số hữu hạn người ở các cấp độ nhất định (xem, nhận xét, chỉnh sửa,...). Teams không hỗ trợ điều này, và bạn buộc phải tìm cách khác.
- Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị. Người dùng
không có khả năng chỉ định phân quyền cho người khác, cũng như không biết phải quản lý công việc của người họcnhư thế nào cho đúng và đủ.
Có thể giao việc qua tin nhắn trên Teams với điều kiện cả giảng viên và sinh viên tự ghi nhớ các thông tin đó (chứ hệ thống không tự động tổng hợp lại ở một nơi). Khi muốn biết tiến độ một công việc hoặc kiểm tra kết quả, phải tiếp tục nhắn tin hỏi lại. Tới
15
cuối kỳ cần đánh giá hiệu suất làm việc, khi mọi dữ liệu đã trôi đi từ lâu, không có cơ sở nào để người học đang làm việc hiệu quả cao hay thấp. Cách giao việc này là thủ công giống như các ứng dụng chat, chỉ mang tính chất tạm thời chứ không hề có cái nhìn tổng quan xuyên suốt quá trình làm việc [7].