chúng của các nhà xuất bản
3.1.1. Giải pháp chung
Kế hoạch hoạt động QHCC của một cơ quan tổ chức chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố. Trong đó, ba nhân tố tổng thể có tác động mạnh mẽ tới hiệu quả của các hoạt động QHCC của các nhà xuất bản tại Việt Nam bao gồm: 1- Nhận thức; 2- Nhân lực; 3- Kinh phí đầu tư. Các yếu tố này có thể tác động một cách khách quan hay chủ quan đến tổ chức theo chiều hướng, mức độ khác nhau. Do đó, để xây dựng kế hoạch hoạt động QHCC cho các nhà xuất bản tại Việt Nam được hiệu quả, không chỉ chỉ ra được các nhân tố trên mà cần phải nắm vững tầm quan trọng cũng như khả năng ảnh hưởng của chúng trong kế hoạch xây dựng và triển khai các hoạt động quan hệ công chúng của tổ chức để từ đó có các biện pháp nhằm xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp nhất.
3.1.1.1 Giải pháp về nhận thức
Quá trình toàn cầu hóa cùng sự phát triển như vũ bão của công nghệ và Internet đang có ảnh hưởng to lớn tới mọi lĩnh vực trong cuộc sống, trong đó không thể không kể đến ngành xuất bản. Nếu trước kia, các nhà xuất bản chỉ có thể truyền tải thông điệp tới công chúng thông qua các kênh radio, kênh truyền hình, thì ngày nay các nhà xuất bản có thể đã làm chủ cả một hệ thống các kênh truyền thông đồ sộ bao gồm: radio, truyền hình, báo in, báo mạng, mạng xã hội.... Đặc biệt, sức ảnh hưởng của các kênh truyền thông trực tuyến buộc các nhà xuất bản phải có những thay đổi lớn để phù hợp với sự đổi thay của thời cuộc. Hơn thế nữa, công chúng mục tiêu của các nhà xuất bản hiện nay, cũng đã trở nên khó tính hơn rất nhiều so với trước kia. Họ sẵn sàng tẩy
chay một cuốn sách, một nhà xuất bản… khi không có sản phẩm chất lượng hoặc có phương thức truyền thông không phù hợp. Bởi vậy có thể nói, để có thể thành công trong thời gian tới trong các hoạt động quan hệ công chúng, đội ngũ cán bộ công nhân viên đang công tác tại các nhà xuất bản cần có những bước tiến mới trong nhận thức về vai trò của quan hệ công chúng cũng như phương châm làm việc hiệu quả trong thời kì công nghệ số hiện nay. Hay nói một cách khác, trong tương lai các nhà xuất bản muốn thành công trong việc truyền thông với công chúng cần có một cuộc cách mạng đổi mới tư duy từ trên xuống dưới, từ Ban lãnh đạo cho tới các cán bộ nhân viên và người lao động về việc xác định vai trò, tầm quan trọng của QHCC đối với sự phát triển của một nhà xuất bản.
Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ nhân viên tại các nhà xuất bản cần được bồi dưỡng, đào tạo liên tục về kỹ năng truyền thông xây dựng và quảng bá thương hiệu của cơ quan. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ phóng viên, biên tập viên của nhà xuất bản cần phải xây dựng chuẩn mực hoạt động cũng như những yêu cầu đối với việc bảo vệ uy tín, “thương hiệu” của mình. Việc quy chuẩn hoá các hoạt động, thao tác nghiệp vụ vừa góp phần làm tăng tính chuyên nghiệp, vừa củng cố niềm tin của công chúng đối với ngành xuất bản.
Tóm lại, những tác động không nhỏ của công cuộc đổi mới, hội nhập đã và đang buộc các cơ quan tổ chức, trong đó có các nhà xuất bản phải có sự thay đổi từ bên trong nội bộ để thực hiện công tác truyền thông một cách hiệu quả, chất lượng hơn.
3.1.1.2 Giải pháp nhân lực
Các hoạt động QHCC tại các nhà xuất bản ở Việt Nam cần được đổi mới, cần được chuyển từ tuyên truyền quảng bá đơn giản và chung chung sang hoạt động QHCC có chiến lược và hướng vào nhóm công chúng mục tiêu được xác định cụ thể. Các hoạt động QHCC cho các nhà xuất bản tại Việt Nam bao gồm rất nhiều lĩnh vực khác nhau từ truyền thông nội bộ, tổ chức sự
kiện, quan hệ với Đảng và Chính phủ, tư vấn nghiên cứu truyền thông…. Tuy nhiên, các nhà xuất bản tại Việt Nam nên chọn một chiến lược hoạt động QHCC dài hạn, có tính chất đầu tư dài lâu như xây dựng và phát triển các ấn phẩm mang tính đặc sắc riêng của nhà xuất bản.
Thời gian tới, Ban Lãnh đạo các nhà xuất bản cần có sự quan tâm thích đáng hơn đối với công tác xây dựng chiến lược hoạt động QHCC của các nhà xuất bản thông qua các phương tiện truyền thông trong đó đặc biệt chú trọng đến các phương tiện truyền thông mới, sử dụng mạng xã hội, thiết lập các fan page và quản trị nó một cách khoa học.
Cùng với các định hướng, chỉ đạo đối với các phòng, ban nghiệp vụ, các nhà xuất bản cũng cần quan tâm bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ Lãnh đạo, cán bộ nhân viên cũng như các cộng tác viên, những người đang trực tiếp thực hiện xây dựng các chiến lược, chương trình hoạt động QHCC truyền tải thông điệp tới công chúng trong và ngoài nước.
3.1.2. Giải pháp cụ thể
3.1.2.1 Giải pháp từ phía các cơ quan quản lý Nhà nước và các tổ chức xã hội
Thứ nhất, phải ngăn chặn tình trạnh sách lậu làm ảnh hưởng tới doanh số của các nhà xuất bản.
Nạn sách lậu, sách giả gia tăng thời gian qua đã gây tổn thất cho các nhà xuất bản, các đối tác liên kết và cả người đọc, đồng thời còn ảnh hưởng đến uy tín của Việt Nam về vấn đề thực thi bản quyền trong thời buổi toàn cầu hóa hiện nay. Vì vậy rất cần sự tham gia của các cơ quan chức năng trng cuộc chiến chống sách lậu đang hoành hoành ở nước ta hiện nay.
Cần một số giải pháp từ phía Nhà nước như:
- Nhà nước cần nâng cao chế tài xử phạt, tịch thu phương tiện in ấn, cấm kinh doanh vĩnh viễn, thậm chí khởi tố truy cứu trách nhiệm hình sự
- Giá sách trên thị trường hiện nay là tương đối cao so với thu nhập của người dân. Nhiều người có nhu cầu đọc, nhưng không có khả năng thanh toán
giá thành cao như vậy, do đó họ thường tìm đến sách lậu thay thế. Vì vậy, Nhà nước cũng nên có chính sách ưu đãi về thuế đối với hoạt động xuất bản và in để hạ giá thành sách xuống nhằm đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dung, dần dần loại bỏ sách lậu ra khỏi thị trường xuất bản phẩm.
- Các cơ quan chức năng nên phối hợp điều tra đê tìm và triệt phá tận đầu nguồn cung cấp sách lậu. Mở các cuộc thanh kiểm tra, các cuộc truy quét thường xuyên và gắt gao sách lậu trên thị trường, tịch thu và xử phạt các cửa hàng bán sách lậu để họ không dám nhập sách lậu từ các nguồn.
Thứ hai, Nhà nước cần có chính sách ưu đãi cho quảng cáo xuất bản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng
Hiện nay, khi vốn của các NXB còn hạn chế, hiệu quả kinh doanh chưa cao, trong khi giá quảng cáo quá đắt thì Nhà nước cần có những chính sách hỗ trợ cho các NXB nói chung. Vì sách là một loại hàng hóa đặc thù, không phải lúc nào người ta cũng có nhu cầu về sách, nhất là những mảng sách có tính riêng biệt về nội dung, hình thức và mục đích phát hành trên thị trường. Vậy để nâng cao sự chú ý của công chúng cũng như việc định hướng nhu cầu đọc cho họ thì Đảng và Nhà nước, các ban ngành tổ chức Trung ương cần có những cơ chế, chính sách thích hợp, quan tâm đầu tư hơn nữa trong việc hỗ trợ kinh phí quảng cáo, thời gian quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Sách có vai trò, vị trí rất quan trọng trong đời sống xã hội vì vậy nó cần có những chế độ chính sách mới nhằm thúc đẩy và quản lý tốt công tác biên tập và xuất bản, cải tiến công tác phát hành- tuyên truyền quảng cáo đưa sách đến đúng đối tượng.
Nhà nước cần có một mức giá chung, thấp hơn giá quảng cáo các hàng hóa thông thường cho sách của các NXB để đông đảo công chúng có thể tiếp cận một cách thường xuyên và liên tục hơn.
Mặt Trận Tổ Quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp Phụ nữ, Liên đoàn lao động…tích cực vận động các doanh nghiệp, các tổ chức phí chính phủ
tặng cho vùng sâu vùng xa, học sinh sinh viên nghèo, công nhân lao động, nhà tù, bộ đội biên phòng, chiến sĩ làm nhiệm vụ ở Trường Sa…; Vận động các nhà tài trợ trang bị sách cho các bệnh viện, các tuyến xe buýt, tàu hỏa, các chuyến bay…Các báo đài cần có những bài viết giới thiệu và kêu gọi những đóng góp từ phía cá nhân, tổ chức cho việc tặng sách có ý nghĩa này.
+ Hội liên hiệp thanh niên tổ chức hình thức các đội nhóm CLB những người bạn của sách, những người yêu thích sách…tổ chức các trang mạng xã hội để chia sẻ, trao đổi, bàn luận về sách. Hội Sinh Viên chủ xướng tổ chức các chợ đổi sách, các ngày hội sách trong trường, các hoạt động trong các ngày sách thế giới, ngày đọc sách Việt Nam…
+ Hàng năm nhân dịp Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung Thu, Tết Nguyên đán, Hội đồng đội, nhà trường và các tổ chức xã hội khác tổ chức Những ngày Hội sách, Đường sách thiếu nhi, các cuộc thi kể chuyện và làm theo sách, tạo nhiều sân chơi bổ ích, hấp dẫn cho trẻ xoay quanh các nội dung chủ đề từ sách.
Việc truyền thông sách ngoài sự chủ động từ phía các nhà xuất bản làm sách để tiếp thị, để bán được sách cùng các cơ quan báo chí, đài với trách nhiệm đưa tin, truyền thông thì nhiều tổ chức phi lợi nhuận, nhiều diễn đàn mạng đã tự động PR miễn phí cho sách, kêu gọi mọi người xây dựng thói quen, cổ vũ cho các hoạt động sáng tác, biên soạn, giới thiệu các đầu sách hay để kích thích người đọc. Cần kêu gọi và khích lệ các hoạt động này nhiều hơn nữa từ các trang web đã có những đóng góp có ý nghĩa thời gian qua như: sachhay.com, trang web trẻ thơ, CLB đọc cho con…
3.1.2.2. Giải pháp từ các nhà xuất bản
Một là, nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ của Nhà xuất bản về vai trò của quan hệ công chúng
Ở Việt Nam, sự hiểu biết thực sự về QHCC chưa nhiều, đặc biệt là các NXB, trong đó có các nhà xuất bản Kim Đồng, nhà xuất bản Trẻ, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia – Sự thật. Khoảng hai năm trở lại đây thì vấn đề về
QHCC của các nhà xuất bản mới bắt đầu được quan tâm, còn chủ yếu vẫn tập trung vào maketting và quảng cáo. Bản thân các lãnh đạo vẫn chỉ dành nguồn kinh phí để đào tạo đối với nhân viên marketting, quảng cáo sản phẩm, mà quên mất một nguồn lực rất quan trọng là QHCC. Các lãnh đạo cũng cảm thấy, QHCC như một cái gì đó còn thừa thãi, không cần thiết. Vì vậy mà trong thời gian tới, bản thân các lãnh đạo cũng cần hiểu đúng, hiểu sâu về QHCC để tập trung đào tạo nhân viên QHCC bài bản hơn, hiệu quả hơn.
Đồng thời, nâng cao hiểu biết của các cán bộ, biên tập viên trong toàn bộ nhà xuất bản, để có thể thực hiện các hoạt động QHCC của nhà xuất bản một cách đồng bộ, chuyên nghiệp, có hiệu quả và có được sự ủng hộ của mọi cán bộ công nhân viên trong nhà xuất bản cùng chung tay góp sức trong việc triển khai hoạt động này.
Nhà xuất bản phải tập trung hơn nữa việc truyền thông tới các em học sinh, sinh viên, giáo viên… Đó là những “khách hàng mục tiêu” nên phải có những chương trình tạo sự thu hút và có hình thức chăm sóc hợp lí, nhằm tăng sự tin cậy đối với công chúng mục tiêu.
Hai là, phải xây dựng bộ phận QHCC độc lập, không lẫn với maketting và quảng cáo
Cần nâng cao tính chuyên nghiệp, chuyên môn hóa các hoạt động quảng bá, tiếp thị sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp trước bạn đọc…Từ đó bộ phận quan hệ công chúng sẽ ý thức rõ hơn về công việc và trách nhiệm của mình với toàn bộ hoạt động chung của đơn vị và sẽ xây dựng được kế hoạch tổng thể để nâng cao hiệu quả hoạt động góp phần tích cực cho sự phát triển của đơn vị. Có một phòng QHCC riêng sẽ giúp các nhà xuất bản chủ động hơn, hoạt động xã hội một cách định hướng hơn. Phòng QHCC sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình với Ban lãnh đạo và toàn thể nhà xuất bản, sẽ phải làm việc hết sức vì sự đổi mới, phát triển từng ngày của các nhà xuất bản. Qua đó phòng QHCC sẽ ngày càng ý thức hơn về công việc và
trách nhiệm của mình với toàn bộ hoạt động chung của các nhà xuất bản. + Khi thành lập phòng QHCC, các nhà xuất bản nên chọn một trưởng phòng có kinh nghiệm, yêu nghề và gắn bó với các nhà xuất bản. Đó phải là người có tầm nhìn chiến lược, có thể quản lí và điều khiển hoạt động của cả phòng QHCC. Sau đó, phải chuyên môn hóa công việc của từng người. Mỗi người phải có trách nhiệm với từng khâu của cả kế hoạch. Tất cả những nhân viên QHCC của các nhà xuất bản phải năng động, hiểu biết và có mối quan hệ rộng, chủ động nắm bắt những xu hướng mới trong hoạt động QHCC để áp dụng hợp lý cho nhà xuất bản, nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động QHCC của các nhà xuất bản.
Ba là, xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu hình ảnh chuyên nghiệp, có tính thống nhất về mặt thông điệp
Trong xu thế cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc xây dựng và phát triển hình ảnh chính là vấn đề chủ yếu được các nhà xuất bản chú tâm và thực hiện nhiều nhất. Để hình ảnh được đánh giá cao trên thị trường thì các nhà xuất bản phải lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có ảnh hưởng mạnh mẽ đến công chúng. Các nhà xuất bản cần đưa những hình ảnh, ấn tượng tốt đẹp, đặc sắc, khó quên về sản phẩm trong tâm trí khách hàng thông qua các hoạt động QHCC thích hợp. Bất cứ một sản phẩm nào cũng cần phải đảm bảo chất lượng về nội dung và hình thức, tạo được sự tin cậy đối với độc giả. Vì vậy, cần phải tổ chức các hoạt động QHCC phù hợp.
Bộ phận quan hệ công chúng cần chủ động công tác xây dựng kế hoạch đề tài bằng việc tổ chức thăm dò, khảo sát nhu cầu bạn đọc hàng năm. Thường xuyên cập nhật thông tin, theo dõi đòi sống của thị trường sách trong nước, xu hướng phát triển của thị trường sách thế giới. Kế hoạch PR cho xuất bản phẩm của NXB cần rõ ràng chi tiết với từng chương trình. Căn cứ vào kế hoạch này để NXB tự định hướng cho mình trong kế hoạch hoạt động của từng năm. Để có một chương trình PR mang tính thực tế và có tính khả thi
cao, xác định được mục tiêu PR là gì? Dành cho đối tượng nào? Nhằm giới thiệu xuất bản phẩm hay nhằm tăng nhu cầu cho những người đã sử dụng xuất bản phẩm?
Sau khi có được mục tiêu PR thì NXB căn cứ vào ngân sách của mình để lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp như báo, phát thanh, truyền hình, internet v.v... Mỗi phương tiện đều có ưu nhược điểm riêng. Do vậy khi lựa chọn phương thức PR phải xem xét các yếu tố như mục tiêu PR, ngân sách, đặc điểm khách hàng mục tiêu. Nếu không đủ ngân sách để sử dụng cùng một lúc các phương tiện truyền thông thì doanh nghiệp chỉ nên tập trung vào một phương tiện duy nhất để đưa thông tin đến đối tượng mà mình hướng đến và thúc đẩy hành vi mua XBP của họ. Thông điệp PR phải chính xác, phản ánh đúng về xuất bản phẩm và gợi dẫn lên lợi ích mà người sử dụng có