7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Thẩm quyền ban hành
Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bản chuyên môn. Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ, là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này( Quy định tại Nghị định 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ).
Theo Quy chế Văn thư lưu trữ của Viện năm 2016, Viện có thẩm quyền ban hành các loại vănbản sau:
* Vănbản hành chính gồm các loại sau:
- Quyết định, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
* Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm. Cụ thểnhư sau:
- Văn bản thuyết minh, đề xuất các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học (sau đây gọi chung là đề tài):
+ Bản đăng ký thực hiện đề tài;
+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài; + Thuyết minh đề tài;
+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển Chủ nhiệm đề tài - Văn bản quản lý khoa học: để quản lý các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học theo đúng quy định của Nhà nước, Viện đã ban hành các văn bản để quản lý, điều hành hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện như:
+ Quyết định về thành lập Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài; + Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu các đề tài;
+ Hợp đồng khoa học về ký kết các chương trình, dự án hợp tác nghiên cứu khoa học với các cơ quan, tổ chức ở trong nước và các tổ chức quốc tế ở trong nước và ở nước ngoài;
+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài; + Biên bản họp hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh) đề tài; + Biên bản kiểm phiếu của hội đồng xét duyệt đề tài;
+ Biên bản thanh lý hợp đồng đề tài
- Văn bản là các sản phẩm của hoạt động nghiên cứu khoa học như: + Báo cáo chuyên đề;
+ Báo cáo tổng hợp; + Báo cáo tóm tắt; + Báo cáo kiến nghị;
+ Báo cáo tiến độ; + Phụ lục
- Văn bản về hội thảo, hội nghị khoa học gồm có: Văn bản, tờ trình, kiến nghị đề xuất mở hội thảo; Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước (nếu là hội thảo khoa học quốc tế cấp quốc gia); Quyết định thành lập ban tổ chức và ban điều hành; Lời khai mạc; Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn; Các báo cáo tham luận; Các kiến nghị; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết, biên bản hội nghị; Lời bế mạc; Báo cáo thông báo kết quả hội nghị; Tài liệu khác (ảnh, ghi âm, ghi hình…).
Như vậy, các tài liệu chuyên môn của Viện có loại hình phong phú, đa dạng về vật mang tin, nội dung phản ánh các hoạt động nghiên cứu khoa học trên nhiều lĩnh vực: lịch sử, văn hoá, kinh tế - xã hội…
Bên cạnh việc thực hiện những quy định về thẩm quyền ban hành văn bản theo loại hình văn bản, đểđảm bảo về mặt nội dung hệ thống văn bản của Viện được khoa học, thống nhất, Chủ tịch Viện phân công các cơ quan chức năng trong Viện tham mưu, soạn thảo văn bản giúp Chủ tịch Viện trên nguyên tắc cơ quan quản lý lĩnh vực hoạt động nào chịu trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch Viện soạn thảo, ban hành văn bản của lĩnh vực hoạt động đó.
Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định rất rõ ràng, cụ thể. Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Viện.
2.2.3. Nội dung văn bản
với nội dung công việc được giao. Mỗi đơn vị chuyên môn trực thuộc Viện nhìn chung đều ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, nội dung công việc chuyên môn mà đơn vịmình đảm nhiệm.
- Nội dung văn bản soạn thảo đều đảm bảo sự chuẩn bị, từ việc thu thập, tổng hợp các tài liệu liên quan đến vấn đềđược nói đến trong văn bản để làm căn cứpháp lý, căn cứ thực tếcho văn bản, các văn bản ban hành đều đáp ứng được mục đích ban hành và thực hiện nhiệm vụ chung của Viện.
- Là cơ quan nghiên cứu khoa học, nội dung các văn bản do Viện ban hành đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất trong toàn Viện.
- Tính khả thi là nội dung được đặc biệt chú trọng trong các văn bản, các văn bản đều bám sát chức năng nhiệm vụ của Viện cũng như nhiệm vụ cấp trên giao và dựa trên những điều kiện thực tế của Viện, các đơn vị và cá nhân.
- Nội dung các văn bản được trình bày xúc tích, dễ hiểu, có trích dẫn và giải thích các thuật ngữ khoa học được sử dụng.
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạnthảotại Việnđược xác địnhgồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn
bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc.
Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện Hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn.
Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác bỏ yêu cầu xây dựng văn bản.
Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dựbáo; là cơ sở để đề đưa ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao.
Về mức độ khẩn mật của văn bản của Viện được quy định tại các văn bản sau:
- Quyết định số 801/2006/QĐ- BCA ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ“Mật” của Viện KHXH Việt Nam.
tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ“Tối mật” của Viện KHXH Việt Nam.
- Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Ban hành kèm theo Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)
Trong quá trình soạn thảo, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo sẽ căn cứ vào 2 văn bản trên để xác định chính xác hình thức của văn bản.
Bước 2: Lập đềcương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dựđịnh thể hiện trong nội dung văn bản
Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo)
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Tuỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo đểxác định phạm vi lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Viện được thực hiện thông qua các hình thức sau: Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Thủ trưởng đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo thời hạn ghi trên công văn xin ý kiến( tối đa trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị tham gia ý kiến). Trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của Chủ tịch Viện Hàn lâm, đơn vị chủ trì soạn thảo có thể đưa ra thời hạn xin ý kiến ngắn hơn thời hạn nêu trên.
Quá thời hạn tham gia ý kiến mà đơn vị, cá nhân được hỏi ý kiến không có công văn trả lời thì đơn vị, cá nhân đó được xem là đã nhất trí với nội dung
dự thảo. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến chịu trách nhiệm trước chủ tịch Viện Hàn lâm về việc không tham gia hoặc góp ý kiến quá thời hạn đơn vị, cá nhân soạn thảo đưa ra và các phát sinh ( nếu có) liên quan đến nội dung thuộc trách nhiệm quản lý của đơn vị.
Trong thời hạn 5 ngày, sau khi tổng hợp các ý kiến tham gia dự thảo, các đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải giải trình tiếp thu ý kiến vầ chỉnh sửa dự thảo văn bản để báo cáo chủ tịch viện Hàn lâm về tiến độ, nội dung, những vấn đề phức tạp có nhiều ý kiến khác nhau để xin ý kiến chỉđạo.
Sau khi chỉnh lại dự thảo theo ý kiến tham gia của các bên có liên quan, đơn vị cá nhân sẽ hoàn thiện dự thảo để trình duyệt và giải trình về các nội dung không chỉnh sửa.
Đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước, khi lấy ý kiến đơn vị chủ trì soạn thảo phải xác định rõ phạm vi, đối tượng để lấy ý kiến để đảm bảo tính bí mật cho văn bản.
Bước 3: Trình, duyệt dự thảo
Đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm trình chủ tịch Viện Hàn lâm ký ban hành văn bản. Hồsơ trình ký bao gồm:
- Tờ trình về dự thảo văn bản
- Dự thảo văn bản đã hoàn thiện sau khi tiếp thu các ý kiến đóng góp và sự thẩm định của Văn phòng, phòng Pháp chế.
- Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan.
- Báo cáo thẩm định của Phòng Pháp chế. - Duyệt thể thức của Văn phòng.
- Tài liệu có liên quan( nếu có).
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu “ ./.” trước khi trình lãnh đạo Viện hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu với các quy định của Viện Hàn lâm và pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.
- Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp chủ tịch Viện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở“ Nơi nhận”.
- Trình ký văn bản:
+ Văn thư nhận lại văn bản sau khi đã được Chánh Văn phòng kiểm tra, có đủ chữ ký nháy tắt của Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng vào bản thảo của văn bản, trình lãnh đạo Viện ký văn bản hoặc ký nháy tắt vào văn bản trình lãnh đạo Viện.
+ Đối với văn bản trình lãnh đạo Viện ký, Lãnh đạo đơn vị ký vào phiếu trình giải quyết công việc.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm trình Chủ tịch Viện ký ban hành văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hồsơ trình ký hoàn thiện.
Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản
+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo Viện ký, đã được Văn phòng kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo Viện ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến Văn thư Viện để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác.
+ Văn thư có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ
sơ để lưu hồsơ công việc của cá nhân đó.
- Các bước ban hành và phát hành văn bản: Văn thư Viện thực hiện các công việc dưới đây:
+ Cấp sốvăn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản + Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành + Lưu 01 bản gốc tại Văn thư Viện( bản có chữ ký tắt)
+ Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu hồsơ công việc.
+ Để lại Văn phòng những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
+ Văn thư nhập vào hệ thống quản lý văn bản của Viện: Loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, ngày gửi, người ký, nơi nhận, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm file văn bản đã scan.
- Phát hành văn bản
+ Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Văn phòng có trách nhiệm phát hành
+ Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan,văn thư có thể gửi thấy hoặc chuyển trên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản.
+ Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài Viện, Văn thư Viện tiến Hành các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi