7. Kết cấu của đề tài
3.2.2.Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn
Đã được tham gia các khóa tập huấn, các hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản
25 42.4%
Chưa được đào tạo hoặc tham gia các lớp tập huấn về công tác soạn thảo, ban hành văn bản
21 35.6%
Về việc biết và thực hiện các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản:
Chú giải: Nhóm 1- 56.25% có biết 2- 33.41% biết một ít 3- 10.34% không biết
Tỉ lệ cán bộ nắm được các quy định của Nhà nước về soạn thảo và ban hành văn bản
Về việc biết và thực hiện các quy định riêng của Viện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Chú giải: Có biết 60%
Biết một vài văn bản 27% Không biết 9%
Ý kiến khác 4%
Từ số liệu trên và qua phỏng vấn một số cán bộ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, ta thấy vấn đề phổ biến các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản đã được quan tâm, bằng chứng là số cán bộ nắm được các quy định của Pháp luật cũng như của Viện về công tác này chiếm trung bình khoảng trên 50% Tuy nhiên so sánh với số lượng cán bộ trong Viện khi đây vẫn là con số chưa nhiều. Thêm vào đó, số lượng văn bản liên quan đến công tác văn thư khá nhiều và liên tục được bổ sung, chi tiết hóa. Vì thế việc cập nhật tất cả văn bản quy định cũng gặp những trở ngại nhất định.
Về nhận thức thẩm quyền ban hành văn bản của Viện:
Quy chế văn thư, lưu trữ được phổ biến đến tất cả các đơn vị, cá nhân trong Viện và thường xuyên tiếp xúc, xửlý các văn bản chuyên ngành nên các cán bộ của Viện về cơ bản nắm được thẩm quyền ban hành của Viện với 02
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Có biết Biết một vài
nhóm chính: Văn bản hành chính, văn bản chuyên môn.
Về nhận thức tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Trong tổng số cán bộ được khảo sát, có 76.3% cán bộ cho rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản rất quan trọng và cần tiến hành song song với quá trình cải cách hành chính của Viện. Các yếu tốđược các cán bộ nhận định là yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản là: Nhận thức và trình độ chuyên môn của cán bộ. các văn bản quy định của nhà nước và của Viện, điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị. Trong đó yếu tố nhận thức và năng lực của cán bộ là yếu tố quan trọng, cần được quan tâm hàng đầu.
Về các giải pháp bồi dưỡng, đào tạo cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Có 60.4% cán bộ cho rằng việc đào tạo ở các trường chuyên nghiệp rất quan trọng, có thể tạo điều kiện để cán bộ tham gia các khóa tập huấn tại các trường đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ hành chính như: Học viện Hành chính, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Các phương pháp cũng được đề cập đến là tổ chức các buổi phổ biến các quy định mới về soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp tục mẫu hóa chi tiết các loại hình văn bản của Viện, tăng cường công tác kiểm tra cho công tác văn bản nói chung trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản.
Khảo sát được tiến hành tháng 3/ 2017, những số liệu trên mang tính chất điển hình để đưa ra những nhận xét chung nhất về nhận thức của cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nhìn chung, nhận thức của cán bộ so với giai đoạn trước đã được nâng cao, số cán bộ biết và thực hiện các văn bản của pháp luật và của Viện về soạn thảo và ban hành văn bản đã tăng đáng kể. Các cán bộđã xác định được
tầm quan trọng của công tác này trong quá trình hoạt động và tích cực tham gia các khóa tập huấn nâng cao trình độ, kỹ năng soạn thảo văn bản. Hình thức đào tạo cũng ngày càng đa dạng và phù hợp với từng đối tượng cán bộ và thẩm quyền ban hành văn bản của Viện.
2.2.4. Sốlượng văn bản ban hành
Chỉ tính riêng các loại văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành( không kể các đơn vị trực thuộc) trong thời gian 03 năm gần đây, số lượng văn bản ban hành cụ thểnhư sau:
Bảng 2.2: Sốlượngvănbản ban hành của Việntừ 2014 đến 2016. Đơnvị: Vănbản
STT Tên loạivănbản Năm ban hành
2014 2015 2016 1 Quyết định 2324 2454 2486 2 Công văn 2567 2691 2448 3 Hợpđồng 171 290 194 4 Tờ trình 86 90 97 5 Báo cáo 69 77 82 6 Thông báo 45 30 36 7 Giấymời 48 54 52
8 Giấygiớithiệu 24 20 24
9 Giấyủyquyền 30 28 35
Tổng 5364 5734 5454 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
( Nguồn:Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)
Nhưvậy, có thểthấy,số lượngvăn bản đượcmột năm khá lớn. Vì Viện là cơ quan có chức năng nghiên cứu tất cả các vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học xã hội nên phạm vi và nội dung văn bản rất đa dạng. Năm 2015 tăng 370 văn bản, tương đương với 6,9% so với năm 2014; Năm 2016 là năm có số lượng
văn bản ban hành ít nhất trong 3 năm, giảm 280 văn bản so với năm 2015 tương đương với 4.9% so với năm 2015 và tương đương 5.2% so với năm 2014.
Như vậy, nhìn chung số lượng ban hành mỗi năm có xu hướng tăng so với năm trước. Điều này cho thấy khối lượng công việc của Viện cũng tăng lên nhiều so với năm trước, theo đó sốlượng văn bản trao đổi công việc, giao dịch... với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan cũng theo đó mà tăng lên. Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản nói chung và công tác soạnthảo và ban hành văn bản nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra của Viện và đáp ứng nhu cầu phát triển của ngành Khoa học xã hội.
2.3.3. Thẩm quyền ban hành
Các loại văn bản chủ yếu mà Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành trong quá trình hoạt động bao gồm: văn bản hành chính; văn bản chuyên môn. Riêng loại văn bản quy phạm pháp luật, do Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị sự nghiệp thuộc Chính phủ, là cơ quan nghiên cứu về khoa học xã hội, không có chức năng quản lý về mặt nhà nước nên Viện không có thẩm quyền ban hành loại văn bản này( Quy định tại Nghị định 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ).
Theo Quy chế Văn thư lưu trữ của Viện năm 2016, Viện có thẩm quyền ban hành các loại vănbản sau:
* Vănbản hành chính gồm các loại sau:
- Quyết định, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
* Văn bản chuyên ngành: Đây là hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của Viện theo quy định của pháp luật Các loại văn bản thuộc lĩnh vực nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy chế quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm. Cụ thểnhư sau:
- Văn bản thuyết minh, đề xuất các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học (sau đây gọi chung là đề tài):
+ Bản đăng ký thực hiện đề tài;
+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài; + Thuyết minh đề tài;
+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển Chủ nhiệm đề tài - Văn bản quản lý khoa học: để quản lý các đề tài, chương trình, dự án nghiên cứu khoa học theo đúng quy định của Nhà nước, Viện đã ban hành các văn bản để quản lý, điều hành hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện như:
+ Quyết định về thành lập Hội đồng xét duyệt đề cương đề tài; + Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu các đề tài;
+ Hợp đồng khoa học về ký kết các chương trình, dự án hợp tác nghiên cứu khoa học với các cơ quan, tổ chức ở trong nước và các tổ chức quốc tế ở trong nước và ở nước ngoài;
+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài; + Biên bản họp hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh) đề tài; + Biên bản kiểm phiếu của hội đồng xét duyệt đề tài;
+ Biên bản thanh lý hợp đồng đề tài
- Văn bản là các sản phẩm của hoạt động nghiên cứu khoa học như: + Báo cáo chuyên đề;
+ Báo cáo tổng hợp; + Báo cáo tóm tắt; + Báo cáo kiến nghị;
+ Báo cáo tiến độ; + Phụ lục
- Văn bản về hội thảo, hội nghị khoa học gồm có: Văn bản, tờ trình, kiến nghị đề xuất mở hội thảo; Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước (nếu là hội thảo khoa học quốc tế cấp quốc gia); Quyết định thành lập ban tổ chức và ban điều hành; Lời khai mạc; Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn; Các báo cáo tham luận; Các kiến nghị; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết, biên bản hội nghị; Lời bế mạc; Báo cáo thông báo kết quả hội nghị; Tài liệu khác (ảnh, ghi âm, ghi hình…).
Như vậy, các tài liệu chuyên môn của Viện có loại hình phong phú, đa dạng về vật mang tin, nội dung phản ánh các hoạt động nghiên cứu khoa học trên nhiều lĩnh vực: lịch sử, văn hoá, kinh tế - xã hội…
Bên cạnh việc thực hiện những quy định về thẩm quyền ban hành văn bản theo loại hình văn bản, đểđảm bảo về mặt nội dung hệ thống văn bản của Viện được khoa học, thống nhất, Chủ tịch Viện phân công các cơ quan chức năng trong Viện tham mưu, soạn thảo văn bản giúp Chủ tịch Viện trên nguyên tắc cơ quan quản lý lĩnh vực hoạt động nào chịu trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch Viện soạn thảo, ban hành văn bản của lĩnh vực hoạt động đó.
Như vậy, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền ban hành văn bản được quy định rất rõ ràng, cụ thể. Việc tuân thủ các quy định về thẩm quyền soạn thảo và ban hành Văn bản của Viện cũng như Văn phòng Viện tạo nên một hệ thống văn bản thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho quản lý và nâng cao hiệu quả công tác hành chính của Viện.
2.2.3. Nội dung văn bản
với nội dung công việc được giao. Mỗi đơn vị chuyên môn trực thuộc Viện nhìn chung đều ban hành văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, nội dung công việc chuyên môn mà đơn vịmình đảm nhiệm.
- Nội dung văn bản soạn thảo đều đảm bảo sự chuẩn bị, từ việc thu thập, tổng hợp các tài liệu liên quan đến vấn đềđược nói đến trong văn bản để làm căn cứpháp lý, căn cứ thực tếcho văn bản, các văn bản ban hành đều đáp ứng được mục đích ban hành và thực hiện nhiệm vụ chung của Viện.
- Là cơ quan nghiên cứu khoa học, nội dung các văn bản do Viện ban hành đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất trong toàn Viện.
- Tính khả thi là nội dung được đặc biệt chú trọng trong các văn bản, các văn bản đều bám sát chức năng nhiệm vụ của Viện cũng như nhiệm vụ cấp trên giao và dựa trên những điều kiện thực tế của Viện, các đơn vị và cá nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nội dung các văn bản được trình bày xúc tích, dễ hiểu, có trích dẫn và giải thích các thuật ngữ khoa học được sử dụng.
2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạnthảotại Việnđược xác địnhgồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Thứ nhất: Căn cứ vào thẩm quyền đã được Chủ tịch Viện phê duyệt, thủ trưởng các đơn vị xác định yêu cầu xây dựng mới hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Thứ hai: Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn nảy sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác của Viện. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện được Chính phủ quy định mà xác định yêu cầu xây dựng văn
bản theo thẩm quyền để giải quyết công việc.
Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu. Tại bước này chuyên viên phải thu thập nhiều nguồn thông tin: thông tin pháp lý (các quy định của pháp luật) nhằm bảo đảm cho những vấn đề được đề cập trong văn bản soạn thảo, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, ban hành văn bản phù hợp với pháp luật hiện Hành; thông tin thực tiễn để giúp cho văn bản có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao để văn bản ban hành phù hợp, sát thực, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn.
Trên cơ sở các nguồn thông tin mà chuyên viên cung cấp (qua tiến hành kiểm tra, hệ thống hoá và phân tích thông tin một cách khách quan và khoa học), nếu kiểm định thấy các thông tin đều phù hợp với pháp luật hiện hành, không chồng chéo với các quyết định có liên quan đã ban hành trước đó, Chủ tịch Viện nhất trí hoặc ngược lại, nếu xét thấy không cần thiết sẽ bác bỏ yêu cầu xây dựng văn bản.
Như vậy, việc xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, xử lý thông tin tốt là điều kiện để loại bỏ được những thông tin trùng thừa, mâu thuẫn giữa các văn bản, là cơ sở để so sánh chọn lựa những thông tin thích hợp, phù hợp vừa đảm bảo tính hiện hành đồng thời mang được tính dự đoán, dựbáo; là cơ sở để đề đưa ra các phương án về dự tính phương tiện, biện pháp, thời gian và thời hạn hiệu lực của văn bản giúp cho việc thực hiện mang tính khả thi cao.
Về mức độ khẩn mật của văn bản của Viện được quy định tại các văn bản sau:
- Quyết định số 801/2006/QĐ- BCA ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ“Mật” của Viện KHXH Việt Nam.
tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ“Tối mật” của Viện KHXH Việt Nam.
- Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Ban hành kèm theo Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)
Trong quá trình soạn thảo, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo sẽ căn cứ vào 2 văn bản trên để xác định chính xác hình thức của văn bản.
Bước 2: Lập đềcương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dựđịnh thể hiện trong nội dung văn bản
Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo)
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Tuỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo đểxác định phạm vi lấy ý kiến. Việc