Để thuận tiện cho việc kiểm soát các nhóm kiểm toán, việc lưu trữ file kiểm toán và báo cáo kiểm toán khi phát hành ra có rủi ro thấp, Giám đốc chi nhánh công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C) tại Hà Nội đã quy định về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán áp dụng tại Chi nhánh Hà Nội bằng một quy định cụ thể. Theo quy định mọi dự thảo biên bản kiểm toán và báo cáo kiểm toán phải được các cấp soát xét đọc cùng hồ sơ kiểm toán.
o Quy định về thời hạn nộp hồ sơ:
Khi kế hoạch kiểm toán đã được Giám đốc phê duyệt, các phòng kiểm toán BCTC cần chuyển một bản kế hoạch cho Bộ phận KSCL để theo dõi. Căn cứ vào kế hoạch đó, bộ phận KSCL mở sổ theo dõi công tác kiểm toán (tên khách hàng, tên kiểm toán viên tổng hợp, thời gian thực hiện tại khách hàng...)
Trường hợp khách hàng là Xí nghiệp, đơn vị thành viên của Công ty (Tổng công ty): chậm nhất là 3 ngày sau khi kết thúc kiểm toán, nhóm kiểm toán phải chuyển hồ sơ kiểm toán kèm theo Dự thảo Biên bản (hoặc Biên bản đã ký) cho các cấp soát xét.
Trường hợp khách hàng là đơn vị độc lập có 1 đầu mối: chậm nhất là 01 tuần sau khi kết thúc kiểm toán (hoặc theo yêu cầu của khách hàng), nhóm kiểm toán phải chuyển hồ sơ kiểm toán cho các cấp soát xét.
Trường hợp khách hàng là Công ty Mẹ (Tổng công ty) có nhiều đơn vị thành viên: nhóm kiểm toán chuyển hồ sơ cho các cấp soát xét ngay khi hoàn thành dự thảo BCTC và báo cáo kiểm toán.
Khi báo cáo và hồ sơ kiểm toán được trả lại nhóm để hoàn thiện, bổ sung, chậm nhất là 01 tuần (hoặc theo yêu cầu của khách hàng) phải nộp lại báo cáo dự thảo (đã sửa) và hồ sơ (đã bổ sung).
Các trường hợp nộp hồ sơ chậm nộp hơn thời hạn quy định, nhóm kiểm toán có trách nhiệm giải trình với các cấp.
o Quy định về nội dung hồ sơ:
Khi chuyển cho các cấp soát xét, nhóm kiểm toán cần chuyển cả HSKTC và HSKTN. Người nộp ký giao nộp hồ sơ tại Bộ phận KSCL. HSKTN cần phải có đủ các bảng biểu theo quy định. Nhóm kiểm toán tự lập checklist các nội dung của HSKTN , giải thích rõ lý do các biểu còn thiếu (nếu có).
Mỗi phần hành cần có chương trình kiểm toán đã điền đủ nội dung. Nếu chương trình kiểm toán mẫu chưa được sửa lại phù hợp với khách hàng, nhóm kiểm toán cần lập tờ Notes of acc, mô tả các bước công việc đã thực hiện và tham chiếu tới các WP liên quan. Các tài liệu trong hồ sơ cần được tham chiếu đầy đủ.
Bản dự thảo BCTC lần đầu và bản chính thức phát hành cần được tham chiếu đến các WP liên quan.
Nhóm trưởng cần đảm bảo ký soát toàn bộ hồ sơ, WP của các thành viên trước khi chuyển cho các cấp soát xét.
File mềm (Biên bản, BCTC, WP...) cần được copy lên máy chủ vào Thư mục quy định và ghi rõ đường dẫn trong hồ sơ kiểm toán.
Các cấp soát xét có quyền trả lại Hồ sơ kiểm toán nếu không đáp ứng các quy định trên.
Ngoài ra các hồ sơ kiểm toán cũng cần đánh tham chiếu đầy đủ. Đối với hồ sơ kiểm toán chung, các thông tin về khách hàng cần được đánh tham chiếu đúng quy định, đúng thứ tự. Đối với hồ sơ kiểm toán năm, các giấy tờ làm việc cần được đánh tham chiếu đúng với khoản mục và đúng thứ tự tham chiếu.
o Quy định về trả lời câu hỏi phát sinh khi soát xét hồ sơ:
Nhóm kiểm toán có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để thu thập thêm tài liệu hoặc làm rõ các câu hỏi của các cấp soát xét. Việc xin thêm tài liệu hoặc hỏi thêm các vấn đề cần tổng hợp 01 lần thành văn bản, gửi tới khách hàng qua fax hoặc email và nêu rõ hạn trả lời. (Tránh trường hợp làm phiền khách hàng quá nhiều lần và không có danh mục cụ thể)
Sau khi nhận được hồi âm của khách hàng, nhóm kiểm toán bổ sung tài liệu vào hồ sơ và giải trình với các cấp soát xét.
o Quy định về sửa đổi dự thảo BCTC, thay đổi BTĐC theo đề nghị của
khách hàng
Mọi trường hợp sửa đổi báo cáo, thay đổi BTĐC theo đề nghị của khách hàng cần có yêu cầu bằng văn bản (thư,fax, email...) từ người có trách nhiệm bên phía khách hàng và kèm theo các bằng chứng kiểm toán bổ sung (nếu có). Các trao đổi với khách hàng qua thư, fax, email cần được lưu lại đầy đủ. Tất cả các bản email cần được in ra để lưu hồ sơ.
o Quy định về phát hành báo cáo kiểm toán:
Khi khách hàng đồng ý phát hành báo cáo,nhóm kiểm toán chuyển cho partner bản báo cáo chính thức sẽ phát hành, kèm theo thư giải trình, phiếu lấy ý kiến khách hàng (khách hàng đã ký, đóng dấu) và Phiếu đề nghị phát hành báo cáo.
Manager, Partner chỉ ký phiếu đề nghị phát hành báo cáo khi có đủ thư giải trình, phiếu lấy ý kiến khách hàng.