1. Khái niệm
− Dự trữ hàng hoá trong hệ thống logistics là các hình thái kinh tế của vận động hàng hoá trong kênh logistics nhằm thỏa mãn nhu cầu mua hàng của khách hàng trên thị trường mục tiêu với chi phí thấp nhất
Câu hỏi thi: phân biệt dự trữ, tồn kho và đầu cơ
Dự trữ (inventory) Tồn kho (Storage) Đầu cơ - Đây là lượng hh cần thiết để phục vụ
cho nhu cầu của KH, đảm bảo cung ứng hh nhanh kịp thời
- Phải được xác định bằng cách hợp lý, cân đối với chi phí dự trữ và chi phí mua để tổng CP logsistic thấp nhất
- Là lượng hh có mặt trong kho của DN tại thời điểm kiểm tra kho
- Bao gồm lượng dự trữ và lượng hh ko bán được
- Mua hh với khối lượng lớn nhằm khống chế giá trên thị trường để thu được LN lớn - Là hành vi trái pháp luật
2. Mục đích của dự trữ
− Trong nền kinh tế cần dự trữ để:
+ sử dụng trong phòng chống thiên tai
+ để phục vụ sự khác biệt về mặt ko gian và t/gian giữa sx với tiêu dùng
→ đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục để giảm chi phí KD. VD: lương thực, thực phẩm (lúa gạo…)
+ khắc phục sự biến động trong nền kinh tế
+ ngân khố quốc gia thể hiện vị thế của quốc gia đó trên thị trường quốc tế − Đối với doanh nghiệp, dự trữ có mục đích:
+ để giảm chi phí (sản xuất kd liên tục sẽ giảm chi phí bình quân) + nâng cao trình độ DVKH
3. Phân loại dự trữ hàng hóa
∗ Theo công dụng dự trữ hàng hóa (3 loại)
− Dự trữ trên đường: Dự trữ trong quá trình vận chuyển hàng hoá → Doanh nghiệp không mong muốn có vì làm tăng chi phí
Dv = m.tv
m- Mức tiêu thụ hàng hoá bình quân một ngày tv- Thời gian trung bình hàng hoá trên đường
→ Chọn phương tiện vân tải rút ngắn thời gian trên đường.
→ Lựa chọn hành trình vận chuyển hợp lý để rút ngắn thời gian.
→ Kết hợp nhiều phương tiện vận tải.
− Dự trữ chu kỳ: đảm bảo hàng hóa cho hoạt động bán ra giữa hai chu kỳ nhập hàng, thể hiện bằng qui mô lô hàng nhập.
→ Đáp ứng nhu cầu nằm trong dự báo của doanh nghiệp
→ Nếu vượt dự báo thì dự trữ chu kỳ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng − Dự trữ bảo hiểm:
+ KN: Dự trữ đề phòng những biến động do nhu cầu hoặc thời gian nhập hàng. + Vai trò: cung cấp lượng hàng hóa để khắc phục những biến động trong ngắn hạn của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng
+ Dự trữ này phụ thuộc vào cường độ biến động và yêu cầu đảm bảo dự trữ của doanh nghiệp. Trình độ dịch vụ khách hàng là do chính sách dự trữ bảo hiểm của doanh nghiệp:
Db = δ. z
Trong đó: Db : Dự trữ bảo hiểm
δ: Độ lệch tiêu chuẩn chung z: Chỉ số độ lệch tiêu chuẩn
∗ Theo vị trí trên dây chuyền cung ứng:
Dự trữ trong sản xuất Dtrữ trong bán buôn Dự trữ trong bán lẻ Dtrữ trong tiêu dùng • Dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm • Cơ cấu, chủng loại dự trữ hẹp • Quy mô lớn • Dự trữ hàng hóa • Quy mô lớn • Cơ cấu, chủng loại hẹp • Dự trữ hàng hóa • Quy mô nhỏ • Cơ cấu, chủng loại đa dạng • Dự trữ hàng hóa • Thuận tiện cho quá trình tiêu dùng • Quy mô rất nhỏ • Giảm rủi ro trong tiêu dùng ∗ Theo giới hạn dự trữ
− Dự trữ cao nhất: Lượng dự trữ cao nhất tại một thời điểm xác định, thường là thời điểm nhập mới một lô hàng
− Dự trữ thấp nhất: Lượng dự trữ thấp nhất tại thời điểm xác định, thường vào thời điểm quyết định nhập hàng để bổ sung dự trữ (điểm đặt hàng)
− Dự trữ trung bình: Bằng ½ tổng dự trữ cao nhất và thấp nhất
4. Chức năng
− Cân đối cung cầu: đảm bảo phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. 3 loại hình dự trữ thực hiện trong chức năng này là:
+ Dự trữ chu kỳ: dự trữ chính + Dự trữ thời vụ
+ Dự trữ bổ sung hao hụt (VD: xăng dầu)
− Điều hòa biến động: đề phòng những biến động ngắn hạn giữa nhu cầu và chu kỳ nhập hàng
+ Dự trữ bảo hiểm
+ Sử dụng nhiều nhà cung cấp
5. Mục tiêu của quản trị dự trữ
a. Mục tiêu dịch vụ khách hàng
− Đảm bảo đáp ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng, cơ cấu…phù hợp với nhu cầu KH
− Dự trữ đáp ứng nhu cầu: mặt hàng, thời gian, địa điểm + Tần số thiếu dự trữ
+ Tỷ lệ đầy đủ hàng hóa + Thời gian bổ sung dự trữ
− Công thức tính trình độ dịch vụ khách hàng theo dự trữ của một mặt hàng d = 1-
Trong đó: d- Trình độ dịch vụ khách hàng (một mặt hàng) mt- Lượng hàng hoá thiếu bán cho khách hàng Mc- Nhu cầu của khách hàng cả kỳ
=
Trong đó: dc- Trình độ dịch vụ chung cho một khách hàng di- Trình độ dịch vụ của mặt hàng i
n- Số lượng mặt hàng cung cấp cho khách hàng − Để nâng cao trình độ DVKH:
+ Giải pháp truyền thống: tăng cường dự trữ tuy nhiên sẽ làm tăng chi phí hậu cần, vốn trong dự trữ sẽ không quay vòng được, hiệu quả kd của DN giảm→ DN không ưa dùng biện pháp này
+ Giải pháp cải tiến
Xây dựng quy mô lo hàng tối ưu Tổ chức vận chuyển hợp lý Chọn nguồn hàng tốt hơn
Quản trị thông tin hiệu quả (đồng bộ và phức tạp)
b. Mục tiêu chi phí
− CP đặt hàng: đ fh
Q M F =
Trong đó: M- Tổng mức tiêu thụ kỳ kế hoạch Q- Qui mô lô hàng nhập
fh- Chi phí một lần đặt hàng
− CP dự trữ: là tổng chi phí bằng tiền có liên quan đến hoạt động quản trị dự trữ.
D p d k d F = Trong đó: kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ
p- Giá phí hàng hoá D - Dự trữ trung bình − CP thiếu hàng bán: t ft Q M F = → cần giảm tổng CP xuống mức thấp nhất
6. Nội dung quản trị dự trữ hàng hóa
a. Xác định hệ thống dự trữ
− Chiến lược phân phối đẩy: đối tượng là các trung gian (VD: tăng hoa hồng cho trung gian)
− Chiến lược phân phối kéo: đối tương là người tiêu dùng (VD: khuyến mại, giảm giá)
− Căn cứ để phân biệt hệ thống đẩy và kéo
+ Nhu cầu của mỗi cơ sở logistic (trên cơ sở KH)
+ Điều kiện dự trữ hiện có (của kho hàng, cửa hàng bán lẻ, lượng tồn kho) + Yêu cầu tập trung dự tữ của toàn bộ hệ thống
− Khái niệm 2 hệ thống
+ Hệ thống kéo: trong hệ thống này, mỗi cơ sở hậu cần dự trữ độc lập so với các cơ sở hậu cần khác trong kênh. Việc hình thành dự trữ được tính toán tùy thuộc vào điều kiện của từng cơ sở
→ phố biến trong các DN thương mại bán lẻ, DN có quy mô nhỏ
+ Hệ thống đẩy: là hệ thống hình thành dự trữ tại các cơ sở logistics không chỉ tuỳ thuộc vào điều kiện của từng cơ sở logistics (nhu cầu và dự trữ hiện có) mà phụ thuộc vào yêu cầu tập trung và phân phối dự trữ của cả hệ thống (doanh nghiệp)
→ Khi DN cần tập trung dự trữ và nhập lượng hàng hóa lớn để phân phối hợp lý cho cả hệ thống
→ Kết luận: Trong nền kinh tế hiện nay, hệ thống kéo được sử dụng phổ biến trong các
doanh nghiệp (do các DN không muốn tiền nằm trong hàng hóa mà muốn xoay vòng vốn để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn hàng hóa). VD: mua bán online
− Khi nhập hàng thì sử dụng hệ thống đẩy
− Khi tung sản phẩm ra thị trường thì sử dụng hệ thống kéo → Logistic kéo dần thay thế cho đẩy
b. Phân loại hàng hóa dự trữ
Quy tắc Pareto (80/20 hay ABC)
− Nội dung: chia hàng hóa thành 3 nhóm A, B, C dựa trên + Giá trị dự trữ mỗi hàng hóa (cơ cấu hh dự trữ)
+ Mức độ đóng góp hh vào KQ hoạt động (căn cứ doanh số, LN, thị phần) Hàng A: tỷ trọng dự trữ thấp nhất 20% nhưng có tỷ trọng doanh số cao nhất 80% Hàng B: tỷ trọng dự trữ cao nhất 50% nhưng có tỷ trọng doanh số 15%
Hàng C: tỷ trọng dự trữ cao 30% nhưng có tỷ trong doanh số 5% − Phương pháp phân loại: (3 bước)
+ Lập bảng phân loại và Sắp xếp hàng hoá theo thứ tự từ doanh số cao đến thấp trên bảng phân loại. Sau đó, tính tỷ trọng doanh số của từng mặt hàng và điền vào bảng.
+ Tính tỷ trọng cộng dồn (tần suất tích luỹ) DT và mặt hàng theo từng mặt hàng. + Tiến hành phân nhóm hhoá căn cứ vào kết quả tính toán và qui tắc phân loại.
− Ý nghĩa (sử dụng KQ phân loại): căn cứ vào kết quả phân loại hàng hóa, người ta có thể xác định được mục tiêu chính sách dự trữ và kế hoạch hóa vốn dự trữ phù hợp với từng nhóm hàng, trong đó: nhóm A yêu cầu được ưu tiên cao nhất, mức độ ưu tiên giảm dần đối với B và C; tập trung cho quản trị
Câu hỏi thi: Trình bày quan điểm tối ưu hóa dịch vụ theo quy tắc Pareto (tối ưu hóa ở
phần phân loại)
c. Xác định mô hình kiểm tra dự trữ
∗ Mô hình kiểm tra dự trữ thường xuyên − Kiểm tra một cách liên tục
− Áp dụng: mặt hàng nhóm A và phần trên của mặt hàng nhóm B (những mặt hàng có tốc độ lưu chuyển nhanh)
Do đây là những mặt hàng quan trọng của DN, và mặt hàng này có tốc độ chu chuyển cao → đòi hỏi liên tục đảm bảo dự trữ
− Các bước tiến hành:
+ Bước 1: XĐ điểm tái đặt hàng (dưới điểm tái đặt hàng cần nhập hàng ngay) + Bước 2: Xđ dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra
+ Bước 3: Xđ lượng hh đang đặt (lượng hh ký hợp đồng mua nhưng chưa về DN) + Bước 4: Tiến hành so sánh và đưa ra quyết định đặt hàng
− Công thức
Trong đó: Dđ- Điểm tái đặt hàng
m - Mức tiêu thụ hàng hoá bình quân ngày
Th - Thời gian trung bình thực hiện một đơn hàng Db- Dự trữ bảo hiểm
∗ Mô hình kiểm tra định kỳ
− Tiến hành không liên tục, sau một khoảng thời gian nhất định (L ngày)
− Xác định L ngày dựa vào nhu cầu thương phẩm, tốc độ chu chuyển, khả năng của DN
− Các bước tiến hành:
+ Bước 1: XĐ điểm tái đặt hàng (dưới điểm tái đặt hàng cần nhập hàng ngay) + Bước 2: Xđ dự trữ thực tế tại thời điểm kiểm tra
+ Bước 3: Xđ lượng hh đang đặt (lượng hh ký hợp đồng mua nhưng chưa về DN) + Bước 4: Tiến hành so sánh và đưa ra quyết định đặt hàng
− Công thức:
Trong đó: Dđ- Điểm tái đặt hàng
m - Mức tiêu thụ hàng hoá bình quân ngày
Th - Thời gian trung bình thực hiện một đơn hàng Db- Dự trữ bảo hiểm
L- chu kỳ kiểm tra dự trữ (ngày)
Trả lời các câu hỏi sau:
1. Mỗi kho sẽ duy trì lượng hh dự trữ bao nhiêu?
2. Phân phối lượng hh mua được cho mỗi điểm dự trữ là bao nhiêu? * Xác định các thông số trong hệ thống kéo
− Quy mô lô hàng kinh tế: là quy mô lô hàng giúp chúng ta có tổng CP dự trữ thấp nhất
− Xác định quy mô lô hàng trong trường hợp đơn giản
Trong đó: M- Tổng mức tiêu thụ hàng hoá trong kỳ kế hoạch Fh- Chi phí một lần đặt hàng
kd- Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ pk- Giá phí hàng hoá nhập kho
+ Áp dụng mô hình trên đây đòi hỏi một số ràng buộc: • Phải đảm bảo thoả mãn mọi nhu cầu
• Nhu cầu có tính liên tục, ổn định và với cơ cấu đã biết. • Thời gian thực hiện chu kỳ nhập hàng ổn định.
• Giá hàng ổn định không phụ thuộc vào qui mô lô hàng và thời gian (giá mua và chi phí vận chuyển không giảm theo số lượng)
• Không giới hạn phạm vi kế hoạch hoá.
• Không có sự tác động qua lại giữa cơ cấu dự trữ. • Không tính dự trữ trên đường.
• Không giới hạn khả năng vốn và diện tích bảo quản hàng hoá. + Tuy nhiên mô hình trên có những tác dụng trong lập kế hoạch dự trữ:
• Tìm thấy điểm mà tại đó, chi phí thực hiện đơn hàng và định mứcả bảo dự trữ hàng năm bằng nhau.
• Xác định được dự trữ trung bình chu kỳ bằng 1/2 qui mô lô hàng.
• Trong trường hợp mọi cái khác như nhau, giá trị của đơn vị dự trữ có ảnh hưởng đến chu kỳ nhập hàng: hàng có gtrị cao sẽ được đặt nhiều lần hơn.
− Xác định quy mô lô hàng trong TH các bài toán điều chỉnh + TH giảm giá mua và vận chuyển vì lượng
+ TH hạn chế vốn đầu tư và diện tích bảo quản hh + TH đã biết chi phí thiếu hàng
Câu hỏi thi: Trình bày quan điểm tối thiểu hóa trong quy mô lô hàng nhập (trình bày
bài toán trong trường hợp đơn giản và nêu các TH có điều chỉnh)
II. Quản trị mua hàng
1. Khái niệm
− Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo lập lực lượng hàng hoá cho toàn bộ hệ thống hậu cần, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất.
− Bản chất: không có mục tiêu tự thân (ko phải để đáp ứng nhu cầu của bản thân DN) mà để đáp ứng nhu cầu thị trường
2. Vai trò
− Tạo lập nguồn lực để triển khai hoạt động hậu cần → là hoạt động logistic đầu tiên có ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo
+ Đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời
+ Thỏa mãn DVKH về mặt hàng và thời gian
→ cơ cấu mặt hàng khi mua phải phù hợp với nhu cầu KH. Khác với DN sản xuất: mặt hàng nhập phải đáp ứng sản xuất
− Ảnh hưởng tới chất lượng và chi phí dịch vụ: Mua hàng có vị thế quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hoá do mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do dố, chỉ cần giảm chi phí tương đối trong mua là đã ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận hơn là giảm những chi phí khác
→ chất lượng hàng nhập và chi phí quyết định đến toàn bộ hệ thống hậu cần
3. Căn cứ mua hàng (trong câu hỏi thi, nếu hỏi thì chỉ cần nêu và ko cần phân tích)
− Căn cứ vào các quyết định marketing về mặt hàng, giá, trình độ dịch vụ KH
− Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng.
− Căn cứ vào khả năng vốn dùng cho dự trữ, dùng cho mua hàng hoá
4. Nguyên tắc mua hàng
∗ Nguyên tắc sử dụng nhiều nhà cung ứng (nguyên tắc: không bỏ trứng trong cùng 1 giỏ)
+ Tránh lệ thuộc vào nguồn hàng, giảm rủi ro, phân tán rủi ro cho nhà cung cấp + Tăng cường cạnh tranh giữa các nhà cung ứng
→ lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất
→ nhược điểm: khó tạo được mối quan hệ tốt với tất cả các nhà cung ứng ∗ Nguyên tắc cân đối lợi ích (giữa DN với nhà cung cấp)
Tạo mối liên hệ lâu dài, bền vững giữa doanh nghiệp thương mại và nguồn hàng, giữa DN với cơ quan chức năng, thực hiện tốt marketing các mối liên hệ.
→ tạo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả
∗ Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: đảm bảo cung cấp hàng hóa để: − Bổ sung dự trữ kịp thời
− Giảm chi phí tổng thể
VD: Wal-Mart làm việc trực tiếp với nhà cung ứng không qua trung gian, các nhà cung ứng phải dự báo số lượng hh cung cấp cho kỳ tới
∗ Tiêu chí đánh giá nhà cung ứng tốt: Good Suplier=Invaluable Resource + Đúng chất lượng + Đủ số lượng + Kịp thời gian + Thái độ phục vụ tốt + Hợp tác xúc tiến + Ứng dụng công nghệ
→ nhà cung ứng tốt sẽ gia tăng giá trị và tạo thuận lợi cho quá trình KD của DN