- Mục File name: Gõ tên mới cho tệp văn bản cần lu giữ
3- Lọc, rút trích dữ liệu:
- Khi muốn tìm kiếm hay liệt kê các mẩu tin (Record) theo một yêu cầu nào đó. Trong tr-
ờng hợp này ta dùng phơng pháp lọc (Filter) hoặc phơng pháp rút trích dữ liệu
(Extract).
3.1. Lọc tự động:
- Đa con trỏ ô vào vùng cần lọc (hoặc chọn vùng cần lọc).
- Thực hiện Data\Filter\Autofilter.
- Khi đó các nút mũi tên sẽ xuất hiện tại tiêu đề các cột trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Nhấn chuột vào nút mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác định điều kiện lọc. Khi đó các mẩu tin thoả điều kiện sẽ đợc hiển thị còn các mẩu tin không thoả sẽ bị dấu (hide) đi.
- Muốn hiển thị lại các mẩu tin, chọn Data\Filter\Show all.
- Muốn bỏ chế độ lọc, chọn Data\Filter\Autofilter một lần nữa.
* Trong danh sách còn có những lựa chọn khác: - All: Hiện trở lại tất cả các bản ghi.
- Top 10: Xuất hiện hộp thoại Top 10 AutoFilter cho phép lọc ra một số bản ghi chứa giá trị cao (Top) hoặc thấp (Bottom).
(Items) hay theo đơn vị phần trăm (Percent).
- Custom: Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter cho phép lọc theo các điều kiện phức hợp.
* Nếu có một điều kiện lọc thì chỉ cần sử dụng hai hộp danh sách bên trên nh sau:
+ Chọn một toán tử so sánh trong hộp danh sách bên trái:
- equals =
- does not equal <> - is greater than > - is greater than or equal to >=
- is less than <
- is less than or equal to <=
- begins with bắt đầu bằng kí tự...
- does not begin with không bắt đầu bằng kí tự... - ends with kết thúc bằng kí tự...
- does not end with không kết thúc bằng kí tự...
- contains có chứa kí tự...
- does not contain không chứa kí tự... + Nhập vào hộp bên phải giá trị cần so sánh.
* Trờng hợp có hai điều kiện lọc thì phải lặp lại các thao tác trên đối với 2 hộp danh sách còn lại (chọn toán tử so sánh trong hộp bên trái, nhập giá trị cần so sánh vào hộp bên phải).
+ Chọn And để kết hợp hai điều kiện trên theo tiêu chuẩn "và" (giống hàm And).
+ Chọn Or để kết hợp hai điều kiện trên theo tiêu chuẩn "và" (giống hàm Or).
+ Nhấn OK.
* Ví dụ: Cho bảng danh sách các học sinh trong lớp.
Yêu cầu 1: Hiện ra màn hình những học sinh tiên tiến (có điểm trung bình từ 7,5 đến 8,5).
- Thực hiện Data / Filter / AutoFilter để xuất hiện các nút mũi tên bên phải các tiêu đề cột.
- Nhấn nút mũi tên tại cột "Điểm trung bình" và chọn Custom trong danh sách hiện ra.
- Nhập vào hộp Custom AutoFilter các giá trị nh sau rồi nhấn OK.
3.2. Rút trích dữ liệu:
* Trong thao tác này ta cần xác định vùng dữ liệu (Database) và tạo trớc vùng tiêu chuẩn (Criteria) cùng vùng rút trích
(Extract).
- Bôi đen vùng dữ liệu cần trích rút. - Thực hiện Data / Filter / Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại Advanced Filter.
- Chọn Filter the list, in-place: Các mẩu tin đã trích lọc sẽ xuất hiện trong vùng dữ liệu này.
- Chọn Copy to another location: Đa các mẩu tin đã trích lọc sang vùng khác.
- Nhập vùng dữ liệu cần trích lọc trong hộp List range. Nhập vùng điều kiện (tiêu chuẩn) trong hộp Criteria range. Nhập địa chỉ ô đầu của vùng rút trích trong hộp Copy to.
- Nếu chọn Unique record only, dữ liệu lọc ra nếu có những dòng trùng nhau sẽ chỉ hiện một dòng.
- Nhấn OK.