Các cuộc đàm phán bao giờ cũng đi đến hai kết cục cơ bản hoặc là đạt được thỏa thuận và ký kết hợp đồng hoặc là không đạt được thỏa thuận. Trong trường hợp cuộc đàm phán đã hoàn thành các vấn đề bàn bạc thì bắt đầu đi vào giai đoạn kết thúc thương lượng và các bên sẽ tiến đến ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau:
+ Cần thỏa thuận thống nhất với nhau các điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng.
+ Cần đề cập tới cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
+ Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.
+ Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
+ Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán.
+ Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
+ Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.
Giai đoạn sau đàm phán
Mục đích:
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp
- Đúc rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả cho những cuộc đàm phán sau này
- Hoàn tất các thỏa thuận hai bên đã thống nhất
- Chuẩn bị các điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng
Nội dung:
Sau khi hợp đồng được ký kết, cuộc đàm phán của chúng ta về cơ bản đã thành công. Nếu ở địa vị chủ nhà, ta có thể tổ chức chiêu đãi hay tặng quà lưu niệm khi tiễn đối tác về nước. Nếu là người được mời, ta không nên từ chối cho dù rất bận. Đây có thể là điều kiện tốt để tìm hiểu thêm về tính trung thực của bạn hàng, góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài
Sau khi chia tay, mỗi bên cần đánh giá lại quá trình đàm phán và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Xem xét rằng vì sao có những mục tiêu thực hiện được và có những mục tiêu chưa thực hiện được. Trong trường hợp cuộc đàm phán thất bại thì càng phải đánh giá phân tích nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những cuộc thương lượng sau này.
Chương IV: Các biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán
1. Những nguyên tắc cơ bản trong đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa
quốc tế
- Nguyên tắc bình đẳng tự nguyện
Các bên tham gia ký kết phải trên cơ sở nhận thức thu được những lợi ích thu được từ hoạt động kinh doanh quốc tế. Việc ký kết hợp đồng không bị ép buộc bởi ý chí của các bên. Nguyên tắc này còn cho thấy quyền lợi và nghĩa vụ của từng chủ thể và giữa các chủ thể phải tương ứng với nhau.
- Nguyên tắc thỏa thuận song phương
Các bên phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, đàm phán và nhất trí để kí kết hợp đồng, hai bên phải tìm ra miền lợi ích có thể chấp nhận được của mình, tức là “đôi bên cùng có lợi”. Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của chính mình, trong phạm vi xác định có thể tìm kiếm được lợi ích nhiều nhất, mặt khác, bất kỳ người đàm phán nào cũng thỏa mãn nhu cầu cấp thấp của đối phương.
Phải biết kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ của đối tác. Đàm phán thành công, ký được hợp đồng tức là vừa phải giữ được lợi ích của các bên nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt “hợp tác” và “xung đột”.
- Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hoạt động giao lưu quốc tế
Vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và ngoại giao của các quốc gia có liên quan. Khi đàm phán với công ty nước ngoài, bạn cần chấp hành tốt đường lối, chính sách ngoại giao liên quan đến quốc gia đó. Đồng thời, cần tìm hiểu đường lối, chính sách, hệ thống pháp luật, các chế độ quy định về hoạt động xuất nhập khẩu của nước đối tác, để không vi phạm, để phòng ngừa rủi ro.
- Đàm phán kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán lệ quốc tế làm cơ sở.
Các nhà đàm phán phải nắm vững tập quán, luật pháp thương mại quốc tế, thông thạo luật pháp của nước mình cũng như nước đối tác, hiểu thấu đáo những qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và pháp luật quốc tế. Đàm phán quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi. ho dù làm ăn với nước nghèo hay giàu đi nữa, chỉ cần 2 bên có thành ý với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt.
2. Kỹ thuật chung (SWOT)
Sử dụng SWOT để phân tích thực trạng hai bên trước khi đàm phán
- Strengths - Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong tạo ra khả năng đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.
- Weaknesses - Điểm yếu: là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta/đối tác gặp khó khăn trong việc tiến đến mục tiêu cũng như việc tận dụng được cơ hội và tránh được những nguy cơ.
- Opportunities - Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta/đối tác.
- Threats - Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngoài có thể gây ra những tác động không thuận lợi cho ta/đối tác.
Strengths – Điểm mạnh Weaknesses – Điểm yếu
+ Việt Nam có đất đai màu mỡ, khí hậu thuận tiện cho việc trồng trọt. Nguồn nhân lực dồi dào, chủ yếu là nông dân.
+ Việt Nam là quốc gia đứng thứ 3 về xuất khẩu gạo trên thế giới.
+ Giá thành rẻ nhờ năng suất cao, chi phí thấp, sản lượng cao.
+ Liên tục áp dụng những công nghệ mới giúp cho quá trình sản xuất gạo được rút ngắn mà vẫn tăng được hiệu quả, chất lượng gạo.
+ Chưa áp dụng các công nghệ tiên tiến đồng đều, giá công thuê lao động cao, chu kỳ sản xuất dài trên 4 tháng, thiếu vốn
+ Sản lượng lúa gạo nhóm chất lượng trung bình hiện không còn nhiều
+ Quy mô sản xuất nhỏ lẻ, tổ chức sản xuất, liên kết chuỗi giá trị còn yếu, chất lượng nông sản không đồng đều, sản phẩm không có thương hiệu, mức độ tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu còn hạn chế, chủ yếu là công đoạn sản xuất, giá trị gia tăng thấp
+ Cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong nông nghiệp còn yếu kém.
+ Nhân lực, kỹ sư đào tạo không được bài bản.
+ Phụ thuộc vào thời tiết khí hậu nhiều.
+ Hiệp định thương mại Việt Nam - Châu Âu được ký kết đã tạo ra một thị trường mới và đầy tiềm năng để xuất khẩu gạo sang thị trường Châu u
+ Trong năm 2021, các hiệp định thương mại tự do FTA chuẩn bị được thực thi
+ Diện tích gieo trồng có xu hướng tăng hàng năm, chất lượng lúa hướng tới đạt chuẩn theo tiêu chuẩn của EU, Hoa Kỳ, Hàn Quốc,...
+ Thời gian qua thị trường gạo trắng chúng ta đang mất dần, nhưng gạo thơm lại phát triển và là loại gạo mà Việt Nam có lợi thế sản xuất.
+ Nguồn cung bị thu hẹp.
+ Nhu cầu tiêu dùng gạo của thế giới ngày càng cao, trong khi lượng cung luôn thấp hơn nhiều so với cầu
+ Giá gạo tăng dẫn đến việc thu mua gặp khó khăn, cao hơn giá xuất khẩu
sản lượng xuất khẩu giảm mạnh
+ Do dịch Covid 19 vẫn còn tiếp diễn phức tạp nên việc giao thương, vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia gặp khó khăn, trì trệ, nhiều chuỗi cung ứng bị gián đoạn
+ Chi phí “đầu vào” như logistics, nguyên liệu nhập khẩu tăng cao gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất và xuất khẩu của doanh nghiệp.
+ Tình trạng thiếu container rỗng, chi phí vận chuyển tăng cao khiến nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp khó khăn
+ Sự biến đổi khí hậu toàn cầu, môi trường ngày càng ô nhiễm, sâu bệnh phá hoại có sự biến đổi phức tạp.
+ Sự cạnh tranh khốc liệt đến từ các nước châu Á và châu Phi.
+ Thách thức về mặt thương hiệu Khi đánh giá được thực lực của ta và dự đoán được thực lực của đối tác, sẽ có thể đưa ra những mục tiêu và phương án đàm phán phù hợp.
3. Các kỹ thuật đàm phán khác
a. Kỹ thuật khai thác thông tin của đối tác
Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều cách để thu nhập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản.
Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi, thời điểm đưa ra câu hỏi.
Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:
- Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết
- Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác
- Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần
- Phải chọn đúng thời điểm để hỏi
- Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày
- Xin phép được hỏi
Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:
- Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.
- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp
- Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh.
- Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.
- Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.
Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi không định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận….
b. Kỹ thuật trả lời câu hỏi
Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị thì lường trước những câu hỏi đối tác đưa ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm điều đó cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả, bên cạnh đó tùy từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp một cách thích hợp:
- Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ
- Không đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi
- Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời
- Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ
- Tìm cách không trả lời thẳng vào những câu hỏi, bằng cách đưa ra những câu hỏi lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó không được hỏi, bình tĩnh và không được tỏ ra phiền lòng nếu bị cắt ngang lời nói.
- Hoãn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết
- Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của họ
c. Kỹ năng thuyết phục đối tác
Tính hợp lí trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận như họ mong muốn.
- Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bà. Người trình bày tốt là người có khả năng biến điều đó thành điều dễ hiểu
- Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép
- Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày các vấn đề. Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến những đối tác, kiến họ tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.
- Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu chứng minh cho những vấn đề được trình bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khoát sẽ làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết phục được họ
- Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người người đưa ra câu hỏi là ai, khi trả lời câu hỏi về hướng ngưởi ra quyết định, bởi vì đó chính là người ta cần thuyết phục
- Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp
- Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba
- Chỉ cho phép ta có thể giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán cho phép, ta co thể đặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.
- Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của mình hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày bao giờ cũng giúp ta đạt được hiệu quả cao.
d. Kỹ năng nâng cao vị thế trong đàm phán
- Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tôi buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”
- Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng chúng ta còn nhiều thời gian.”
- Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp dụng”
e. Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ
- Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ
- Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý.
- Tránh làm cho họ mất mặt.
- Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên
- Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thiết
- Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện
- Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau.
- Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác.
- Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu
- dài có thể xảy ra đến với bạn
- Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ
- Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế đàm phán.
f. Kỹ thuật lắng nghe
Để đàm phán thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phải biết lắng nghe. Để nghe một cách chăm chú, hiệu quả, cần:
- Nghe một cách hứng thú, tích cực
- Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói
- Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng
- Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được