Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều cách để thu nhập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản.
Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi, thời điểm đưa ra câu hỏi.
Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:
- Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết
- Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác
- Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần
- Phải chọn đúng thời điểm để hỏi
- Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày
- Xin phép được hỏi
Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:
- Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.
- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp
- Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh.
- Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.
- Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.
Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi không định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận….