5. Bố cục của đề tài
2.4 Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực tại công ty
2.4.1Thực trạng về quan hệ lao động của công ty
Tình hình quan hệ lao động tại công ty diễn ra theo cơ chế hai bên: sự giàn xếp, hợp tác trực tiếp ngữa người quản lý và nhân viên hoặc tập thể nhân viên nhằm đạt được sự thỏa thuận, thống nhất đối với những vấn đề hai bên cùng quan tâm.
Quan hệ lao động được thể hiện chủ yếu thông qua các hoạt động đối thoại, thương lượng giữa hai bên. Nội dung đối thoại, thương lượng xoay quanh các vấn đề như: lương, thưởng, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, các loại phụ cấp, trợ cấp, các chương trình phúc lợi, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Kết quả của việc đối thoại, thương lượng giữa đại diện của quản lý và nhân viên sẽ được quy định cụ thể trong thỏa ước lao động tập thể.
Hình thức đối thoại bao gồm: gặp gỡ định kỳ giữa ban Giám đốc và nhân viên (thường là 1 quý/lần), gặp gỡ định kỳ giữa quản lý trực tiếp và nhân viên (có thể đột xuất hoặc định kỳ vào một ngày cố định hàng tuần, tùy theo từng bộ phận, thương lượng ký hợp đồng lao động, hòm thư góp ý, bản tin nội bộ (do bộ phận truyền thông của phòng nhân sự đảm nhận), tham khảo trực tiếp ý kiến của nhân viên, hệ thống email nội bộ.
Để xây dựng được quan hệ lao động lành mạnh, việc nâng cao năng lực của các chủ thể trong quan hệ lao động là hết sức quan trọng. Các cấp quản lý, lãnh đạo công ty cần nâng cao trình độ quản lý, hiểu biết pháp luật, xây dựng những chính sách thoả mãn nhu cầu của nhân viên. Cán bộ nhân viên trong công ty cần nâng cao trình độ làm việc và sự hiểu biết của mình về pháp luật. Tổ chức công đoàn nâng cao nghiệp vụ của mình. Điều này sẽ giúp quá trình tương tác giữa hai bên dễ dàng hơn và hạn chế xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp
lao động trong công ty. Sự kết nối và giao lưu giữa các nhân viên với ban lãnh đạo có vai trò đặc biệt quan trọng. Bộ phận truyền thông tại phòng nhân sự có vai trò chủ yếu trong việc tạo sự kết nối giữa các nhân viên, tạo dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp của công ty.
2.4.2Thực trạng về tổ chức lao động của công ty
Nội dung tổ chức lao động tại công TNHH Anh Huy bao gồm các nội dung chính: Tổ chức và phục vụ nơi làm việc, tổ chức chế độ làm việc và nghỉ ngơi, phân công lao động và hợp tác lao động.
Quá trình phân công lao động bao gồm các nội dung sau: xây dựng danh mục các công việc trong quá trình làm việc, xác định các yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn của lao động thực hiện công việc, tiến hành phân công lao động.
Hợp tác lao động bao gồm 2 dạng: hợp tác lao động theo thời gian và hợp tác lao động theo công việc.
Tổ chức lao động khoa học tại công ty hoàn toàn hợp lý và giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc đồng thời đảm bảo tính khoa học, sự an toàn, phát triển toàn diện của người lao động góp phần củng cố mối quan hệ của con người trong lao động. Hơn nữa, giúp công ty sử dụng tiết kiệm và hợp lý các nguồn vật tư, lao động, nguồn vốn đầu tư và tăng năng suất lao động và trên cơ sở đó để nâng cao hiệu quả của sản xuất kinh doanh.
2.4.3Thực trạng về hoạch định nhân lực
Tại Công ty TNHH Anh Huy, hoạch định nhân lực nhằm đảm bảo cho công ty có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, giúp công ty chủ động thấy trước được các khó khăn về nhân lực và quản lý nhân lực do môi trường kinh doanh và tìm các biện pháp khắc phục, xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức về nhân lực, nhận rõ các hạn chế và cơ hội để phát triển nguồn nhân lực...đảm bảo sắp xếp đúng người, đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết; sẵn sàng có nhân lực phục vụ cho các hoạt động, linh hoạt ứng phó với sự thay đổi trên thị trường, chủ động hơn với
những thay đổi trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, gắn kết các hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau: tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ,...
Tuy nhiên, công tác hoạch định nhân lực của công ty mới chỉ thể hiện qua các hoạt động tác nghiệp như các kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo và phát triển hàng năm của công ty. Các kế hoạch này đều do chuyên viên nhân sự về tuyển dụng và đào tạo của phòng nhân sự chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch.
Định kỳ hàng năm, các Trưởng phòng sẽ lập kế hoạch bổ sung cán bộ nhân viên gửi Phòng Hành chính Nhân sự, trên cơ sở đó Phòng Hành chính- Nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty trình Giám đốc công ty phê duyệt.
Quy trình Lập kế hoạch đào tạo được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Quý 4 hàng năm các cá nhân tự xác định và đề xuất nhu cầu đào tạo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao báo cáo phụ trách đơn vị trước ngày 30/11.
Phụ trách đơn vị có trách nhiệm: Xem xét nhu cầu đào tạo của các cá nhân thuộc đơn vị mình và đề xuất nhu cầu đào tạo cho đơn vị mình gửi về phòng nhân sự trước ngày 15/12 của năm trước năm kế hoạch.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
Phòng nhân sự, tổng hợp đánh giá, thẩm định và đề xuất kế hoạch đào tạo của công ty, lập kế hoạch đào tạo trình lãnh đạo công ty phê duyệt trước ngày 31/12 của năm trước năm kế hoạch. Bước 3: Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Giám đốc hoặc phó giám đốc được uỷ quyền phê duyệt ký kế hoạch đào tạo.
2.4.4Thực trạng về phân tích công việc của công ty
Phân tích công việc của Công ty TNHH Anh Huy là quá trình thu thập các dữ liệu về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định rõ các chức năng công việc, quyền hạn trách nhiệm và kỹ năng cần thiết để tiến hành chức
năng công việc theo yêu cầu có hiệu quả trong công ty. Nhiệm vụ của phân tích công việc được thể hiện cụ thể như sau:
- Giải thích một cách chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc một cách hoàn chỉnh, chính xác;
- Đưa ra tiêu chuẩn để hoàn thành công việc
- Mô tả đầy đủ các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực hiện công việc, đồng thời xác định các điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc một cách tốt nhất
Phân tích công việc được tiến hành khi: công ty mới được thành lập hoặc chương trình phân tích được thực hiện lần đầu tiên; khi phát sinh thêm một công việc mới, khi công việc thay đổi do thay đổi chiến lược kinh doanh. Sản phẩm cuối cùng của phân tích công việc là 3 tài liệu: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc.
2.4.5Thực trạng về tuyển dụng nhân lực của công ty
Bảng 2.4: Công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Anh Huy giai đoạn 2018-2020
Chỉ tiêu
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Anh Huy) Năm 2020 số nhân
viên tuyển vào Công ty so với tổng số nhân viên đạt mức cao nhất, chiếm 26,43% so với năm 2019 là 23,28% và năm 2018 là 25%. Số lượng quản lý tuyển dụng gần như rất ít, 1 người /năm. Tuy Công ty TNHH Anh Huy phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh nhưng hầu như chỉ sử dụng quản lý cũ. Số lượng nhân viên khá ít nên nhân viên trong công ty có tính gắn bó cao. Công ty rất đề cao điều này và thường xuyên tổ chức những hoạt động gắn kết nhân viên. Đây là một nét văn hóa nghiệp rất hay tại công ty.
Trong những năm qua, bộ phận nhân sự của Anh Huy đang từng bước hoàn thiện và đã có đóng góp rất lớn vào sự thành công của công ty như hiện nay. Đặc biệt, bộ phận nhân sự là một cầu nối tin cậy giữa nhân viên và ban Giám đốc, góp phần quan trọng vào sự gắn bó lâu dài của công ty và nhân viên. Nguồn tuyển dụng của công ty: Việc tuyển dụng thường thông qua các hình thức sau:
- Thuyên chuyển nhân viên từ trong nội bộ vào các vị trí mới do sự đề bạt của cấp trên hoặc bản thân nhân viên dựa trên kết quả làm việc và đánh giá của quảnlý.
- Qua sự giới thiệu của nhân viên đang làm việc tại công ty, hoặc người thân, bạn bè để tìm người có năng lực phù hợp với công việc trong thời gian ngắn.
Vì trong văn hóa doanh nghiệp của công ty đề cao về sự trung thành, tính gắn bó lâu dài với công ty cho nên hình thức tuyển dụng nội bộ luôn được ưu tiên hàng đầu. Đa số các chức vụ quản lý trong công ty đều là nhân viên được thăng chức và khoảng 30% vị trí tại các phòng ban khác trong công ty thường đi lên từ bộ phận Chăm sóc khách hàng – bộ phận có đầu vào đơn giản, yêu cầu trình độ không cao. Đây là giải pháp an toàn cho công ty vì nhân viên đã am hiểu công việc và mục tiêu phát triển của phòng ban, định hướng phát triển của công ty. Do đó sẽ mau chóng thích nghi với công việc mới và dễ dàng hơn trong việc tạo mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, điều này khiến việc quản lý và thực hiện công việc ở công ty dễ đi vào khuôn mẫu, thiếu những thành phần mới mẻ, đột phá, sáng tạo. Bên cạnh đó Công ty có thể sẽ bỏ qua rất nhiều ứng viên có năng lực ngoài xã hội và dễ gây sự chia bè chia phái trong công ty gây mất đoàn kết.
Ngoài ra việc thăng chức còn dựa trên việc đánh giá chủ quan của các nhà quản lý nên không tránh khỏi hiện tượng thiếu công bằng, dẫn đến tình trạng không phục tùng cấp trên, dễ xảy ra hiện tượng chia bè phái, gây mất đoàn kết trong công ty.
Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp
- Từ các trường Đại học: Công ty tiến hành gửi công văn cho các trường
Đại học nhằm tiếp nhận sinh viên đạt các yêu cầu các tiêu chuẩn đưa ra trong khoảng thời gian nhất định để sắp xếp mời làm bài kiểm tra và phỏng vấn nếu cần.
Tuy nhiên nguồn này lại chưa có kinh nghiệm và còn phải dành phần lớn thời gian để tập trung cho việc tốt nghiệp.
- Từ các sinh viên đang thực tập tại Công ty có nguyện vọng muốn ở lại, hiện nay số lượng sinh viên này đang ngày càng tăng lên rõ rệt. Do vậy đây là nguồn lựa chọn ứng viên ít tốn chi phí nhất, nhưng ngược lại hiệu quả tuyển dụng không cao do chỉ mới là sinh viên nên chưa đủ trình độ kiến thức để vào làm việc ngay mà phải tốn chi phí đào tạo lại và bổ sung thêm nhiều kỹ năng nghiệp vụ cần thiết.
Các website tuyển dụng trên internet: đây là nơi đăng tuyển và tìm kiếm hồ sơ, là nguồn khá hiệu quả về số lượng, đem lại cho nhà tuyển dụng nhiều sự lựa chọn. Công ty thường có 2 lựa chọn khi đăng tin tuyển dụng lên các website này: đăng tin không tính phí và đăng tin có tính phí.
Việc tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài sẽ mang tính chất chuyên nghiệp, hệ thống hơn, lựa chọn thêm được nhiều ứng viên sáng giá và tài năng hơn vào Công ty. Tuy nhiên điều này cũng khiến Công ty tốn nhiều chi phí, công sức hơn để đào tạo và có thể gặp tình trạng ứng viên được tuyển thiếu trung thành với Công ty.
Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Anh Huy bắt đầu từ việc chuẩn bị tuyển dụng. Chuẩn bị càng cụ thể và khoa học thì các bước tiếp thé sẽ diễn ra dễ dàng và hiệu quả. Bộ phận Nhân sự trong công ty sẽ lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, định danh công việc cần tuyển dụng, những yêu cầu cho công việc đó như bằng cấp, năng lực, sức khoẻ…, các quyền lợi và nghĩa vụ của ứng viên.
Sau đó công ty sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng để thu hút các ứng viên. Thông báo thường được đăng trên Website của công ty hoặc trong các bài viết tuyển dụng trong các group tìm việc làm trên Facebook. Đây là hai cách tiếp cận được nhiều ứng viên nhất đồng thời chi phí khá thấp.
Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.4: Quy trình tuyển dụngnhân sự tại Công ty TNHH Anh Huy
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lí hồ sơ
Phỏng vấn
Quyết định thử việc và ra quyết định tuyển dụng
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính công ty TNHH Anh Huy)
Sau khi thông báo tuyển dụng thì những hồ sơ của các ứng viên sẽ được gửi tới phòng Nhân sự để tiến hành chọn lọc hồ sơ. Nhân viên căn cứ vào các yêu cầu công việc đặt ra, đánh giá hồ sơ về bằng cấp, kinh nghiệm… để chọn ra lượng hồ sơ nhất định. Quá trình này các nhà tuyển dụng phải đảm bảo công bằng và mình bạch. Tiếp theo công ty sẽ tiến hành lên lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn. Nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi, đưa kiểm tra về kiến thức chuyên ngành, khả năng xử lý tình huống để đánh giá một lần nữa trình độ của các ứng viên và tìm ra những người xuất sắc nhất.
Cuối cùng công ty sẽ thử việc họ trong thời gian ngắn. Sau quá trình thử việc, nếu đánh giá nhân viên nào phù hợp với công việc và môi trường của công ty thì công ty sẽ quyết định tuyển dụng họ. Hai bên sẽ ký hợp đồng trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Bảng 2.5: Hiệu quả tuyển dụng nhân sự công ty TNHH Anh Huy Số lượng tuyển (1) Trình độ chuyên môn Thời gian làm việc
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Anh Huy) Hiện nay, việc đánh
giá hiệu quả công việc tuyển dụng tại công ty dựa trên số lượng ứng viên được tuyển mỗi đợt, chất lượng ứng viên được tuyển, thời gian làm việc và sự thích hợp của nhân viên đối với công việc. Có thể thấy, hiệu quả tuyển dụng của công ty là chưa cao, tỉ lệ tuyển dụng nhân viên không đáp ứng được yêu cầu của công ty khi thử việc khá cao. Tỉ lệ sa thải nhân viên chiếm hơn 30% vào các năm đặc biệt là 47,05% vào năm 2019.
2.4.6Thực trạng về đào tạo và phát triển nhân lực của công ty
Thực trạng công tác đào tạo tại công ty TNHH Anh Huy
Công ty TNHH Anh Huy đào tạo nhân viên theo 2 hình thức: đào tạo nhân viên mới gia nhập công ty và đào tạo nhân viên chính thức.
- Đào tạo nhân viên mới
Đây là hình thức đào tạo bắt buộc đối với mỗi nhân viên vừa mới tham gia vào công ty. Để giúp nhân viên làm quen mới môi trường, nguyên tắc, quy định và công việc của mình thì công ty thường tổ chức hội thảo giới thiêụ về công ty dành cho tất cả các nhân viên mới đươc ̣tuyển vào công ty. Khi kết thúc chương trình này các thành viên tham dự sẽ hiểu rõ các qui đinh về thủ tuc ̣hành chính cơ bản của công ty và vai trò của mình tại Anh Huy. Ngoài ra, mỗi nhân viên khi mới nhận việc đều được hướng dẫn thực hiện công việc bởi người có trách nhiệm
viên.
- Đào tạo nhân viên chính thức tại công ty
Công ty thường sử dụng hình thức đào tạo nội bộ, có nghĩa là những người đi trước, có kinh nghiệm lâu năm, nắm vững trình độ chuyên môn sẽ đào tạo cho những người còn chưa nắm vững chuyên môn. Bên cạnh đó là hình thức đào tạo, hướng dẫn lẫn nhau giữa các phòng ban: Như phòng thiết kế sẽ hướng dẫn cho mọi người trong công ty về cách sử dụng các phần mềm về thiết kế đồ họa, phòng sản xuất chương trình sẽ hướng dẫn mọi người về cách thu âm cũng như chỉnh sửa âm thanh. Ngoài ra, các chương trình về đào tạo kỹ năng cứng và mềm cho nhân viên trong công ty sẽ được thực hiện khi