5. Bố cục của đề tài
2.3 Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại công ty
2.3.1Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy
TỔNG GIÁM ĐỔC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng kinh
doanh
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự công ty TNHH Anh Huy)
Doanh nghiệp là một tổ chức, một tập thể được hình thành từ nhiều cá nhân và tập thể nhỏ hơn. Vì vậy, sự liên kết trong một doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Các phòng ban, bộ phận thực hiện các chức năng và nhiệm vụ khác nhau trong công ty nhưng sự liên kết là tiên quyết và không thể thiếu, luôn hỗ trợ lẫn nhau bổ sung cho nhau một cách hợp lý và chặt chẽ. Chính vì những chức năng, nhiệm vụ đặc biệt như thế đã nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Mối quan hệ này được xác lập dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận mà có sự tác động qua lại trực tiếp hoặc gián tiếp. Trong đó, các bộ phận có những mảng công việc liên quan đến nhau thì sẽ do một người phụ trách chung.
Các phòng ban chức năng chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công. Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực phòng ban khác, thì phòng chủ trì phải chủ động phối hợp, phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo ban điều hành công ty xem xét giải quyết theo quy chế làm việc.
2.3.2Nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám Đốc
Ban giám đốc gồm 3 thành viên: 1 tổng giám đốc, 1 phó tổng giám đốc và 1 giám đốc điều hành.
Tổng giám đốc là người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động cơ bản của Công ty, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chiến lược kinh doanh, nhân sự, tài chính, đối nội, đối ngoại và chịu trách nhiệm trước các thành viên trong Công ty về sự điều hành của mình.
Phó tổng giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Giám đốc điều hành: Được quyền thay mặt Tổng Giám Đốc công ty điều hành mọi hoạt động tổ chức kinh tế tài chính, nhân sự của Công ty. Ban Giám đốc sẽ điều hành chung cho toàn Công ty. Hoạch định chính sách phát triển của Công ty theo từng năm và báo cáo lại với hội đồng thành viên trong Công ty.
Bộ phận hành chính nhân sự
Quản lí công tác tổ chức cán bộ, bộ máy sản xuất. Đào tạo và tuyển dụng lao động. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành về công tác tổ chức nhân sự của Công ty và tính chính xác trong quá trình thực hiện, quản lý hồ sơ nhân sự, sắp xếp điều hành nhân sự, soạn thảo văn bản, quyết định, quy định trong phạm vi công việc được giao, tổ chức thực hiện cá việc in ấn tài liệu, tiếp nhận và phân phối văn bản, báo chí hằng ngày, quản lý con dấu của bản thảo, giữ gìn bí mật thông tin trong công tác sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn tham mưu cho Giám đốc việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tổ chức đào tạo tuyển dụng lao động, bổ nhiệm tăng lương, cho CBCNV trong Công ty, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp cho Công ty.
Bộ phận Tài chính - Kế toán
Tham mưu cho ban Giám đốc, tổng hợp kịp thời, ghi chép mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phân tích và đánh giá tình hình nhằm cung cấp thông tin cho Giám đốc ra các quyết định. Phòng này có nhiệm vụ áp dụng chế độ kế toán hiện hành và tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán thực hiện công tác bảo toàn và tăng được vốn mà doanh nghiệp giao, hạch toán kế toán lập kế hoạch động viên các nguồn vốn đảm bảo sản xuất kinh doanh đúng tiến độ, kiểm tra thanh toán với các ngân hàng, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức kiểm kê thường xuyên theo yêu cầu của cấp trên.
Bộ phận Kinh doanh
Chủ động tìm kiếm đối tác mới, có tiềm năng lớn để phát triển mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường, giữ những mối quan hệ lâu dài với những khách hàng và các đối tác chiến lược của Công ty, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty…
Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh
doanh trước Ban Giám đốc công ty. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng mở rộng hoạt động kinh doanh của Công ty. Đây là phòng chủ đạo tiên phong, là bộ mặt của Công ty, thành phần quan trọng, đóng góp chủ yếu vào sự phát triển của Công ty.
Bộ phận Kế hoạch
Tham mưu giúp Giám đốc Công ty về công tác kế hoạch, công tác vật tư kỹ thuật. Bắt đầu từ xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, quý, tháng. Tổng hợp, hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện nhằm hoàn thành toàn diện và vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Hướng dẫn, chỉ đạo kỹ thuật sử dụng các công cụ, thiết bị an toàn lao động, quản lý vật tư. Tham mưu giúp Giám đốc trong việc ký hợp đồng sản xuất tiêu thụ sản phẩm.
Các xưởng sản xuất
Tiếp nhận các yêu cầu đặt hàng. Quản lí nhân công và các thiết bị sản xuất. Tổ chức lập kế hoạch, mua vật tư, sản xuất sản phẩm. Hỗ trợ phòng Kỹ thuật trong việc yêu cầu xử lí các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm khi cần thiết.
Bộ phận Nội dung và Chăm sóc khách hàng
Đây là hai bộ phận riêng biệt trong Công ty nhưng cùng có chung một trưởng bộ phận điều hành, giám sát mọi hoạt động.
Bộ phận Nội dung là một bộ phận tối quan trọng của Công ty, là bộ phận cùng với phòng kinh doanh mang lại doanh thu chính cho Công ty. Bộ phận này có nhiệm vụ chính là dàn dựng chương trình, chỉnh sửa, xử lý để đưa ra sản phẩm cuối cùng.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng là bộ phận tiếp nhận thông tin và giải đáp các thắc mắc yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn là tổng đài giải đáp thông tin cho các tổng công ty, tập đoàn và các đối tác lớn trong nước.
Bộ phận Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động về hệ thống mạng nội bộ, các thiết bị về máy tính văn phòng Công ty. Sửa chữa những hư hỏng về hệ thống tin học máy tính.
Bộ phận kỹ thuật còn chịu trách nhiệm về các hệ thống của đối tác, server và thiết lập các hệ thống phần mềm chuyên môn để các đầu số 1900 và 6x40 hoạt động tốt và hiệu quả.
Bộ phận Thiết kế
Chịu trách nhiệm thiết kế toàn bộ nội dung cho các sản phẩm của Công ty và đối tác của Công ty. Bộ phận này hiện này đã đi vào ổn định và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết.
Bộ phận Quảng cáo
Chuyên tổ chức các sự kiện, các hoạt động hội nghị khách hàng. Bộ phận từ khi thành lập với đội ngũ nhân viên tuy ít nhưng rất năng động đã tạo dựng được rất nhiều thành tựu trong thời gian qua.