2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức. Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phòng kinh doanh xuất khẩu Phòng kế toán
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Phó Giám đốc sản xuất – thu Phòng sản xuất – thu mua
Tổ chức bộ máy quản lý là dựa trên chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của công ty hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc (bà Phạm Thị Thủy) là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty. Giám đốc là người ký duyệt lượng hàng hóa sản xuất và thu mua từ các xưởng sản xuất thông qua báo cáo của phòng kinh doanh. Giám đốc là người hoạch định chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và trong dài hạn. Đưa ra những quy định, điều lệ và điều chỉnh về nhân sự của bộ máy công ty trong từng thời điểm.
Phó giám đốc (bà Hà Thị Thanh Thương – Phòng kinh doanh) là người hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác; chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc mình đã thực hiện.
Phó giám đốc (ông Phạm Văn Thạo - Phòng Sản xuất và thu mua) là người hỗ trợ cho Giám đốc trong hoạt động thu mua sản phẩm; chỉ đạo và giám sát hoạt động sản xuất của Công ty có hiệu quả, tuân thủ đúng yêu cầu của luật lao động, hạn chế tối đa chi phí; động viên, khích lệ công nhân tại xưởng sản xuất; chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của mình.
Phòng Kinh doanh xuất khẩu: gồm trưởng phòng, các nhân viên kinh doanh và các nhân viên chứng từ.
Trưởng phòng: chịu trách nhiệm điều hành, hoạt động chung về công tác xuất khẩu trong cả tổ chức. Họ đóng vị trí trung gian trong doanh nghiệp, là cầu nối giữa nhân viên kinh doanh với ban lãnh đạo, giữa công ty với khách hàng, quan sát, hướng dẫn và thúc giục nhân viên đảm bảo tiến độ công việc theo đúng kế hoạch kinh doanh bên trên đã đề ra.
Nhân viên kinh doanh: thực hiện công việc theo dõi tình hình nhu cầu thị trường, tìm kiếm mở rộng thị trường mới, chăm sóc, phản hồi và đàm phán với khách hàng để đi đến ký kết hợp đồng. Theo dõi các đơn hàng đang giao và triển khai các kế hoạch chiến lược kinh doanh đã đề ra.
Nhân viên chứng từ: chịu trách nhiệm hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu, bộ chứng từ vận chuyển, các thủ tục giao nhận hàng hoặc các thủ tục thanh toán. Liên hệ với các Forwarder để lấy booking hoặc làm các dịch vụ. Quản lý và theo dõi các hợp đồng, các đơn hàng khi nào xuất hàng.
Phòng Kế toán: Gồm có kế toán trưởng và các kế toán viên. Quản lý và huy động các các nguồn vốn cho hoạt động sản xuất và thu mua của công ty. Kiểm tra sổ sách chứng từ. lập báo cáo tài chính, lập các báo cáo mà giám đốc yêu cầu.
Phòng Nhân sự - Hành chính: Thực hiện các chế độ, phụ cấp, lương thưởng theo quy định của Nhà nước, đào tạo, tuyển dụng các nhân viên mới khi có yêu cầu từ cấp trên. Đề ra các chỉ tiêu, quy định chung của công ty.
Phòng Sản xuất – Thu mua:
Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất tại xưởng, đảm
bảo các hợp đồng với khách hàng được đúng thời gian, đúng chất lượng; quản lý nhân sự, trang thiết bị, tổ chức sản xuất, an toàn lao động tại xưởng sản xuất; báo cáo tiến độ lô hàng với cấp trên, đề xuất hướng giải quyết nếu xảy ra các vấn đề về sản xuất và thị trường. Đồng thời, phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
Bộ phận thu mua: Xử lý tất cả các yêu cầu đặt mua hương nhang màu, bột gỗ
sản xuất hương nhang, máy làm hương nhang. Quản lý và thiết lập ra quy trình mua hàng để có thể đảm bảo được sự phù hợp với mọi yêu cầu mua hàng được quy định. Thiết lập hóa đơn chứng từ liên quan đến mua hàng. Theo dõi tình trạng đơn hàng, đề các phương án sẵn sàng cho các sự cố với các phòng ban có liên quan. Quản lý và thanh toán 1 nửa các hoạt động xuất nhập khẩu (đối với trưởng bộ phận).
2.1.3.2. Tình hình nhân sự của Công ty.
Lao động được tuyển vào công ty và trở thành nhân viên chính thức đều phải có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc, có năng lực, có bằng cấp, sử dụng thành ngôn ngữ ngoài tiếng Việt (đặc biệt là tiếng Anh), kiên trì và có tinh thần học hỏi. Qua
nhiều năm hoạt động, công ty đã có nhiều sự chuyển biến về nhân sự, chứng tỏ công ty ngày càng phát triển, càng ngày càng thu hút được nhiều lao động tới làm việc.
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự của Công ty hiện nay
CHỨC DANH Giám đốc
Phó giám đốc
Nhân viên kinh doanh Nhân viên chứng từ Nhân viên phòng kế toán Nhân viên phòng
chính – nhân sự Nhân viên phòng xuất – thu mua Công nhân xưởng xuất tăm tre
Nguồn: Phòng nhân sự - hành chính
Qua bảng trên có thể thấy, công ty rất chú trọng trong việc tuyển dụng nhân sự cũng như công nhân lao động tại xưởng tăm, đội ngũ nhân viên công ty chủ yếu đều có trình độ từ cao đẳng trở lên. Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn luôn cố gắng mở ra các buổi đào tạo giúp nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân sự của mình, điều này giúp cho công ty có được đội ngũ nhân viên và công nhân có trình độ cao hơn, phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm, tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt hơn, đa dạng về hình thức các mặt hàng, đem lại nhiều lợi nhuận về cho công ty.