6. KẾT CẤU KHÓA LUẬN
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động Sản xuất – Kinh doanh của Công ty
TNHH Dược phẩm Ngọc Quý 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức BAN TỔNG GIÁM ĐỐC HÀNH CHÁNH
2.1.3.2. Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban Phòng Hành Chính Nhân Sự:
Công tác tổ chức, lao động tiền lương:
- Tham mưu giúp Tổng giám đốc công ty về công tác nhân sự, tuyển dụng, đào
tạo, bố trí điều động, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV trong Công ty. Xây dựng các định mức lao động, đơn giá tiền lương, tiền thưởng,…
- Tham mưu giúp Tổng Giám đốc việc sắp xếp bộ máy của Công ty, tổ chức thực hiện phân cấp quản lý cán bộ trong bộ máy điều hành của Công ty, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho các phòng ban trong công ty.
Công tác hành chính, phục vụ
- Lưu trữ, phát hành các loại tài liệu, công văn đi và đến, quản lý, sử dụng con dấu đảm bảo đúng nguyên tắc bảo mật của Nhà nước quy định.
- Quản lý dụng cụ hành chính, thiết bị máy văn phòng và có kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng theo định kỳ;
- Đề xuất kế hoạch mua sắm dụng cụ hành chính mới trình ban Tổng giám đốc phê duyệt;
- Đón tiếp và hướng dẫn khách đến công ty liên hệ công tác
- Soạn thảo các văn bản hành chính, in ấn các tài liệu chuẩn xác kịp thời, đảm bảo tính bảo mật
Phòng Kinh Doanh:
- Hoạch định, triển khai, kiểm tra và phân tích các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đặt mua hàng.
- Xây dựng kế hoạch bán hàng.
- Quản lý và giám sát thông tin về tình hình kinh doanh của công ty để tổng hợp, phân tích, điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch đã phê duyệt.
- Lập kế hoạch doanh hàng năm, dài hạn, chiến lược phát triển của công ty.
Phòng Kế Toán:
- Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng Luật kế toán; các Nghị định, Thông tư và các chuẩn mực kế toán đã ban hành.
- Tổng hợp, lập báo cáo kế toán thống kê định kỳ để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định của chuyên ngành;
- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Theo dõi công nợ của Công ty, các khoản phải thu, phải trả. Phản ánh kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác;
- Kiểm tra các chứng từ, hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế … đúng và hợp lệ trước khi trình Tổng giám đốc duyệt;
- Tham gia khảo giá, đánh giá, đấu thầu, kiểm tra các hợp đồng ký kết với khách hàng, quản lý việc thực hiện các hợp đồng kinh tế;
- Quản lý tài sản cố định;
- Công khai tài chính hàng năm;
- Chủ trì công tác quản lý tài chính và kiểm kê hàng năm;
- Phối hợp với các đơn vị trong công ty giải quyết các công việc có liên quan và thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
- Lưu trữ Sổ sách, chứng từ kế toán theo đúng Luật định.
Bộ phận kiểm soát chất lượng:
- Kiểm tra chất lượng thành phẩm - Quyết định xuất nhập thành phẩm
- Quyết định thu hồi hoặc loại bỏ thành phẩm không đạt chất lượng
- Truy xuất những sản phẩm đã ra thị trường khi có quyết định thu hồi từ cục quản lý dược
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm do công ty phân phối.
Kho hàng:
- Bảo quản hàng hóa theo đúng các yêu cầu của GDP, GSP.
- Nhập xuất hàng hóa theo đúng các yêu cầu của GDP, GSP. Đảm bảo các hàng hóa được kiểm soát cả về số lượng và chất lượng trong quá trình xuất, nhập.
- Kiểm kê báo cáo lượng hàng tồn hàng tháng, quý, năm.