- Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Nam Hà Nội là một trong Những chi nhánh áp dụng triệt để nhất giao dịch khách hàng một cửa trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Phòng kế toán và Ngân quỹ của Ngân hàng được bố trí theo quy trình khá phù hợp với điều kiện thực tế về lượng khách hàng cũng như cơ sở vật chất và đội ngò nhân viên của Ngân hàng.
4.1.1. Bộ phận giao dịch viên
- Tại Ngân hàng, hệ thống quầy giao dịch được bố trí ở tầng I với 5 quầy giao dịch. Khi khách hàng đến giao dịch, khách hàng có thể đến bất cứ cửa giao dịch nào để yêu cầu giao dịch viên đáp ứng nhu cầu giao dịch của mình. Tuy nhiên, các quầy giao dịch ở đây đã được mặc định chức năng riêng theo từng khu vực. Có ba quầy giao dịch thực hiện chức năng giao dịch với khách hàng là cá nhân, các khách hàng là cá nhân có thể yêu cầu các giao dịch viên ở khu vực này thực hiện bất kỳ một giao dịch nào cho mình mà không cần phải làm thủ tục với bất kỳ một bộ phận nào khác khi đã đăng ký khách hàng. Các giao dịch với doanh nghiệp được thực hiện ở hai quầy giao dịch còn lại.
- Do đặc thù của hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói chung, các giao dịch của khách hàng tại chi nhánh chủ yếu là tiền gửi tiết kiệm, vay vốn mở tài khoản để thanh toán hoặc nhận lương đối với cá nhân, các tài khoản tiền gửi, tiền vay đối với doanh nghiệp. Trong đó các hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ phát triển nhất.
Nghiệp vô kinh doanh ngoại tệ Ýt được chú trọng. Tuy nhiên tại đây xuất hiện nhiều tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ của khách hàng.
Hạn mức giao dịch của các giao dịch viên phụ thuộc vào mức độ thông thạo các nghiệp vụ trong ngân hàng. Tại đây, hạn mức giao dịch được quy định đối với các giao dịch viên từ 50-300tr đồng.
4.1.2. Bộ phận ngân quỹ
- Bé phận ngân quỹ của Ngân hàng có 8 nhân viên, thực hiện kiểm đếm, đóng bó và lưu kho tiền khi tiền được chuyển từ bộ phận giao dịch tới. Bộ phận này cũng có trách nhiệm thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và nép tiền với giao dịch viên và thực hiện chế độ quỹ theo chế đọ hiện hành.
4.1.3. Bộ phận khách hàng
Bộ phận này do một nhân viên của Ngân hàng đảm nhận, thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ: mở tài khoản cho khách hàng, tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới. Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin về khách hàng, mẫy chữ ký, mẫu
dầu, thu thập thông tin về tài chính và các thông tin có liên quan đến khách hàng để có thể cung cấp cho các bộ phận khác và cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết.
Nhân viên phụ trách bộ phận khách hàng là người đã có kinh nghiệm làm việc khá lâu trong Ngân hàng, thông thạo tất cả các nghiệp vụ của Ngân hàng. Tại đây các sổ tài khoản phụ của khách hàng được kiểm soát và trả lại cho khách hàng sau khi đã được các bộ phận khác in ra và chuyển tới.
Bộ phận khách hàng bắt buộc phải trang bị máy Scan để lưu giữ chữ ký, dầu của khách hàng nhằm thông tin cho các bộ phận khác.
Tuy nhiên trong cơ cấu phòng kế toán thì bộ phạn khách hàng chỉ được bố trí một nhân viên là chưa hợp lý bởi vì tại đây có rất nhiều công việc phát sinh, trực tiếp liên quan đến khách hàng. Trong khi chỉ có một nhân viên dễ dẫn tới gây phiền hà và mất thời gian cho khách hàng khi họ có nhu cầu mở tài khoản, lấy sổ phụ hoặc hỏi các thông tin về tài chính.
4.2. Bộ phận sau quầy
4.2.1. Bộ phận thanh toán
- Bé phận thanh toán được bố trí phía sau các quầy giao dịch. Tại đây có ba nhân viên thanh toán và bộ phận kiểm soát.
Kiểm soát viên tại Ngân hàng chính là kế toán trưởng và phó phòng kế toán. Các giao dịch tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt đều được kiểm soát chặt chẽ trước khi hạch toán một cách chính thức.
Các thanh toán viên nhận chứng từ thanh toán đã được hạch toán bởi các giao dịch viên và tiến hành. Bộ phận thanh toán viên sẽ được nối mạng với n hau theo mét quy trình riêng. Một giao dịch chuyển tiền chỉ được thực hiện khi đã có sự thống nhất về hạch toán giữa cả ba nhân viên thanh toán qua phó phòng kế toán kiểm soát.
Bộ phận kiểm soát cũng thực hiện các công việc như: ký duyệt nhật ký giao dịch tự động, kiểm tra, ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày.
Do một nhân viên kế toán đảm nhận. Nhân viên này có trách nhiệm thực hiện hạch toán các giao dịch nội bộ, chấm đối chiếu các tài khoản nội bộ.
- Thực hiện hạch toán các bót toán về tài sản của Ngân hàng, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh với trung ương.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kế.
Bộ phận kiểm soát viên gồm trưởng phòng và phó phòng kế toán thực hiện kiểm soát tất cả các nghiệp vụ do bộ phận giao dịch viên và thanh toán viên thực hiện. Tại chi nhánh ngân hàng Nam Hà Nội hạn mức kiểm soát của các kiểm soát viên là 5 tỷ đồng, nếu vượt hạn mức trên giao dịch phải thông qua sự kiểm soát của giám đốc chi nhánh.
Một tồn tại của chi nhánh ngân hàng là chưa áp dụng nghiệp vụ mua bán ngoại tệ với khách hàng. Khách hàng muốn gứi USD Hoặc các loại ngoại tệ khác phải thực hiện mua bán tại các ngân hàng khác để gửi vào tài khoản của mình.
Chương III