5. CẤU TRÖC KHÓA LUẬN
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây lắp Hải Long
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây lắp Hải Long
Nguồn: phòng hành chính
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm:
- 1 Hội đồng quản trị
- 1 Ban kiểm soát
- 1 Tổng giám đốc
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị:
-Người quản lý cao nhất của công ty, thay mặt công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
-Nhiệm vụ: Tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật, điều lệ Công ty; Giám sát, chỉ đạo giám đốc hoặc tổng giám đốc và các quản lý khác điều hành công việc kinh doanh của công ty; Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên đại hội đồng cổ đông; Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức; Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty”.
Ban kiểm soát:
-Chức năng: giám sát, đánh giá công tác, điều hành quản lý của Hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc theo đúng quy định của công ty, các nghị quyết, quyết định của đại hội đồng cổ đông.
-Nhiệm vụ: Yêu cầu Hội đồng quản trị, ban giám đốc cunng cấp mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan tới điều hành và kiểm soát; Kiến nghị Hội đồng quản trị, ban Giám đốc đưa ra các giải pháp phòg ngừa các hậu quả xấu có thể xảy ra.
Tổng giám đốc:
-Người có trách nhiệm cao nhất của công ty trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức, cơ cấu tài chính.
-Nhiệm vụ: xây dựng giá trị của công ty, chính sách giám sát công ty nhằm đảm bảo việc kinh doanh được thực hiện một cách có hiệu quả nhất.
Phó giám đốc:
-Người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được phân công.
-Nhiệm vụ: phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để kiểm tra sát sao các hoạt động của phòng ban này vì đây là phòng ban trực tiếp tạo ra sản
phẩm cho công ty bằng cách tham dự các gói thầu xây lắp, thực hiện các gói thầu.
Phòng Tài chính Kế toán:
-Thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm.
-Xây dựng “kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh”. -Lên kế hoạch sử dụng các nguồn tài chính có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm trong chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội bộ. Phòng kinh doanh
-Chức năng:
Tìm kiếm, khai thác thông tin, tiếp cận khách hàng về lĩnh vực xây lắp Xây dựng phương án, kế hoạch triển khai công tác tiếp thị dự án, tổ chức thực hiện các công tác tiếp thị, thực hiện công tác thị trường và mở rộng thị trường quảng bá hình ảnh công ty trên thị trường Tham mưu cho Tổng giám đốc về các hoạt độg kinh doanh, xu thế thị trường, định hướng khách hàng của công ty.
-Nhiệm Vụ:
Đảm bảo doanh thu được giao dựa theo bảng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ phòng kinh doanh 2 đã trình.
Chăm sóc các khách hàng và tiếp nhận những khách hàng mới của công
Tham gia họp giải quyết các vấn đề liên quan tới dự án được giao Soạn thảo hợp đồng và biên bản bàn giao hoặc hồ sơ liên quan tới dự án phụ trách.
Trung tâm tư vấn thiết kế xây dựng:
-Nhiệm vụ tư vấn thiết kế các công trình nhà máy, tư vấn thiết kế các công trình công nghiệp, dân dịch, xây dựng cơ sở hạ tầng. -Triển khai thiết kế thi công.
-Hoạch định nguồn nhân lực, đào tạo và tuyển dụng nhân sự. -Làm chế độ lương thưởng, bảo hiểm, tuyển dụng các công văn, hợp đồng.
-Quản lý tài sản của công ty và các dịch vụ cho thuê, quản lý nhân sự. -Soạn thảo và ban hành các loại văn bản, quyết định, hợp đồng, công văn, thông báo….và giao đến bộ phận phòng ban có liên quan.
-Xúc tiến khách hàng nước ngoài. Phòng Kỹ thuật-Vật tư:
-Tham mưu cho Ban lãnh đạo xây dựng quy trình, quy phạm kỹ thuật áp dụng vào sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Quản lý kỹ thuật các công trình xây lắp theo pháp luật của nhà nước.
-Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh theo mệnh lệnh của Tổng giám đốc.
-Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Cấpp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu theo nhu cầu sản xuất kiih doanh của Công ty. Phòng Kiểm tra Chất lượng sản phẩm(KCS):
- Chức năng: Kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào và các cấu kiện đầu ra của nhà máy.
- Nhiệm vụ: Kiểm tra quá trình sản xuất của công nhân để đảm bảo hàng hóa được sản xuất theo đúng bản vẽ, đúng tiêu chuẩn; Lập biên bản đối với các tập thể, cá nhân có hành vi vi phạm quy trình kỹ thuật làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; Dừng sản xuất nếu phát hiện các hành vi gây mất an toàn lao động.
Phòng kế hoạch thi công:
- Tham mưu giúp việc Hội đồng quản trị, ban Tổng Giám đốc về quản lý đôn đốc tiến độ, chất lượng thi công, máy móc thiết bị phục vụ thi công, an toàn lao động theo đúng quy phạm pháp luật và yêu cầu của chủ đầu tư trong các hợp đồng thi công xây dựng,
- Kết hợp cùng với các chỉ huy trưởng, chủ nhiệm công trường thực hiện các công việc khi hợp đồng được ký với chủ đầu tư.
Phòng sản xuất:
- Chức năng: Đảm bảo tiến độ sản xuất kịp thời, số lượng hàng hóa đạt các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng theo đúng kế hoạch đề ra.
- Nhiệm vụ: Nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, phân tích số liệu, lập kế hoạch, lịch trình sản xuất; Theo dõi, đề xuất phương án điều chỉnh nếu phù hợp; Lập báo cáo theo dõi, thống kê sản xuất.