3. Phạm vi nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu
2.7.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: là người có thẩm quyền đưa ra các quyết định về điều hành của chi nhánh, có quyền ra quyết định về kinh doanh, định hướng kinh doanh để chi nhánh hoạt động được tốt nhất. Để làm tốt công tác quản lý điều hành
- Trực tiếp tổ chức điều hành chi nhánh VIB Lạch Tray, thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Ngân hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam về các quyết định của mình.
- Quy định nhiệm vụ cho các phòng nghiệp vụ, nội quy lao động, lề lối
làm việc thuộc chi nhánh VIB Lạch Tray
- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo, bãi nhiệm kỉ luật và khen thưởng cán bộ công nhân viên của đơn vị. Đại diện chi nhánh kí hợp đồng với khách hàng…
- Thực hiện cơ chế lãi suất, tỷ lệ hoa hồng, lệ phí và tiền thưởng,áp dụng từng thời kỳ cho khách hàng quan hệ cung cầu trên thị trường tiền tệ phù hợp với quy định của Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam .
- Xử lý hoặc kiến nghị các cấp có thẩm quyền xử lý các tổ chức hoặc cá nhân vi phạm chế độ tiền tệ, tín dụng của chi nhánh.
Phòng khách hàng cá nhân: Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với
khách hàng là các cá nhân để khai thác vốn là nội tệ và ngoại tệ.
Chức năng:
- Tham mưu cho cho lãnh đạo chi nhánh xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng kì và để xuất các biện pháp để thực hiện với mảng khách hàng cá nhân. - Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh với khách hàng cá nhân. - Thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến tín dụng, quản lí các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của ngân hàng Á Châu. Quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các khách hàng cá nhân.
33
- Phát triển mối quan hệ với các đối tác phân phối hàng hóa dịch vụ tiêu dùng (bảo hiểm, chứng khoán, các siêu thị ...) để tránh tình trạng các khách hàng này bị các đối thủ cạnh tranh lôi kéo.
- Thường xuyên đến thăm đối tác có tiềm năng để kịp thời nắm bắt được nhu cầu hợp tác của họ và xúc tiến liên kết với ngân hàng
- Phát triển cơ sở khách hàng tiềm năng :
Tổ chức thu nhập, mua hoặc hợp tác chia sẻ danh sách khách hàng
tiềm năng để phân đoạn chào bán phù hợp với từng sản phẩm dịch vụ khách hàng cá nhân.
Tổ chức bán chéo sản phẩm dịch vụ ngân hàng cá nhân trong các khách hàng doanh nghiệp và định chế của ngân hàng.
- Lập kế hoạch khai thác khách hàng: khai thác khách hàng theo từng
khu vực, địa bàn chi nhánh được phân công trên cơ sở chỉ tiêu định hướng của Trưởng phòng; kế hoạch khai thác khách hàng chi tiết cụ thể đến số khách hàng và doanh số cho từng sản phẩm.
- Hướng dẫn hồ sơ và thẩm định khách hàng: Thực hiện hướng dẫn khách
hàng hồ sơ vay vốn và tiến hành thẩm định khách hàng theo quy định và hướng dẫn của VIB theo các thức chuyên nghiệp, khách quan, trung thực và đảm bảo tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp.
- Luôn đảm bảo các hoạt động kinh doanh hoàn toàn tuân thủ các quy
- Luôn đảm bảo các hoạt động kinh doanh hoàn toàn tuân thủ các quy tắc hành vi ứng xử và đạo đức nghề nghiệp của ngân hàng
Phòng khách hàng doanh nghiệp: là phòng nghiệp vụ trực tiếp quan hệ với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức.
Chức năng:
- Tham mưu cho Ban giám đốc về phát triển khách hàng. - Xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng. - Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng. - Tổng hợp và phân tích thị trường.
Nhiệm vụ chính:
- Thiết lập, duy trì và mở rộng các mối quan hệ với khách hàng doanh nghiệp: Tiếp thị tất cả các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng TMCP Á Châu với các khách hàng doanh nghiệp, trực tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng.
34
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ, và thực hiện nghiệp vụ theo quy chế.
- Chăm sóc toàn diện khách hàng, tiếp nhận các yêu cầu về tất cả dịch vụ ngân hàng của khách hàng, chuyển đến các phòng liên quan giải quyết nhằm thỏa mãn tối ưu nhu cầu của khách hàng
- Phân tích doanh nghiệp, khách hàng vay theo quy trình nghiệp vụ, cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin của khách hàng trong quá trình thẩm định và tái thẩm định, thực hiện chấm điểm, xếp hạng tín nhiệm đối với khách hàng có nhu cầu quan hệ giao dịch và đang có quan hệ giao dịch tín dụng với chi nhánh, thực hiện nhiệm vụ thành viên hội đồng tín dụng, tổng hợp ý kiến tham gia của các đơn vị chức năng và ra quyết định tín dụng, đề xuất hạn mức tín dụng với từng khách hàng.
- Quản lý hậu giải ngân, thực hiện cho vay, thu nợ theo quy định. Cập nhật, phân tích thường xuyên tình hình tài chính và khả năng tài chính của khách hàng đáp ứng yêu cầu quản lí hoạt động tín dụng.
- Xử lý gia hạn nợ, đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, thực hiện các biện pháp thu nợ.
- Quản lí các tài sản đảm bảo theo quy định của ngân hàng
- Phản ánh kịp thời những vấn đề vướng mắc cơ chế, chính sách, quy trình nghiệp vụ và những vấn đề mới nảy sinh, đề xuất biện pháp về trình giám đốc chi nhánh.
- Xem xét, giải quyết hoặc kiến nghị lên cấp trên giải quyết. - Lưu trữ hồ sơ, số liệu, làm báo cáo theo quy định hiện hành.
Phòng giao dịch ngân quỹ: Gồm bộ phận giao dịch, bộ phận dịch vụ
khách hàng, bộ phận thanh toán quốc tế.
Bộ phận giao dịch:
- Tìm kiếm, mở rộng hệ thống khách hàng, cung ứng đa ngành nghề dịch vụ.
- Phát triển thị trường tiềm năng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trong công tác quản trị và phát triển công nghệ.
35
- Thực hiện các nhiệm vụ từ trụ sở chính yêu cầu. - Hạch toán phụ thuộc theo quy định.
Bộ phận dịch vụ khách hàng:
- Huy động vốn trong nước bằng cả nội tệ và ngoại tệ của mọi tổ chức
dân cư, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế theo quy định về các hình thức huy động vốn trong hệ thống ngân hàng TMCP Quốc Tế.
- Chịu trách nhiệm về hồ sơ tài khoản tiền gửi của khách hàng và giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
- Mở tài khoản tiền gửi và thực hiện các dịch vụ chuyển tiền trong và ngoài nước. Thực hiện thu chi tiền mặt; đảm bảo quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá, quản lý tốt tài sản và trang thiết bị làm việc.
- Các hoạt động liên quan đến thẻ ATM, tiếp nhận và trả lời các thông
tin về khoản tiền gửi, trả sao kê, sổ phụ giấy báo cho khách hàng
- Thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ ngân
hàng cung cấp tới khách hàng để Ban lãnh đạo ngân hàng có hướng điều chỉnh phù hợp.
Phòng Chuyên viên khách hàng ưu tiên: Phụ trách quản lý danh mục
khách hàng, phát triển, duy trì quan hệ với khách hàng ưu tiên đồng thời tìm kiếm khách hàng mới cùng phân khúc. Qua việc tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu khách hàng, chủ động đề xuất những dịch vụ mà khách hàng đang quan tâm.
Bộ phận ngân quỹ:
- Kiểm đếm, thu tiền mặt cho khách hàng
- Thực hiện đóng gói tiền mặt theo đúng quy định
- Thu, chi hộ tại các đơn vị của khách hàng khi có yêu cầu. - Giao nộp tiền cho thủ quỹ
- Kiểm đếm lại số tiền chi cho khách hàng khi được khách hàng yêu cầu
- Kiểm đếm tồn quỹ cuối ngày của giao dịch viên chuyển về nhập quỹ chi nhánh/phòng giao dịch.
36
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.