5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
2.1.3. Nhiệm vụ của Công ty
Chủ tích hội đồng quản trị:
+ Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị
+ Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị
+ Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị
+ Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị + Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Tổng giám đốc:
+ Là người có quyền quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty liên quan đến vốn, phương hướng kinh doanh, các mục tiêu chiến lược của công ty...
+ Ban hành các quy chế quản lý nội bộ
Chủ tịch hội đồng quản trị
Bộ phận sales chứng từBộ phận Bộ phận giao nhận Bộ phận kế toán Tổng giám
30 + Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý
Bộ phận Sales:
+ Phối hợp với phòng xuất- nhập khẩu để giải quyết các thông tin bán hàng.
+ Lên kế hoạch bán hàng và thăm hỏi khách hàng hàng tuần, lập chỉ tiêu sản lượng phấn đấu mục tiêu đạt được cho hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
+ Viết báo cáo sau mỗi lần gặp khách hàng, phối hợp với trưởng phòng để giải quyết các vấn đề ngoài thẩm quyền.
+ Phối hợp với mạng lưới giao nhận ở nước ngoài trong việc khai thác thông tin, tìm nguồn hàng, khai thác danh sách khách hàng (Sales list) do đại lý, chi nhánh gửi đến và viết danh sách khách hàng, hướng dẫn đại lý, chi nhánh tiếp cận với khách hàng ở nước ngoài để có quyết định hàng chỉ định.
+ Lập phần mềm để thống kê, lập danh sách phân loại khách hàng để có đối sách và chế độ thích hợp.
+ Dựa trên bảng đánh giá của hãng tàu, xem xét tình hình cạnh tranh từng thời điểm để lập một bảng giá cước của công ty và một bảng giá dịch vụ phụ trợ khác.
+ Dự báo và đề xuất với trưởng phòng về đối pháp Marketing thích hợp cho từng thời điểm.
Bộ phận chứng từ:
+ Tổ chức thực hiện lịch gửi hàng hàng ngày, phân công cụ thể cho nhân viên hiện trường thực hiện các lô hàng đuợc giao để phân định các lô hàng cụ thể.
+ Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng...
+ Kiểm tra giám sát toàn bộ các lô hàng xuất đi trong ngày, kiểm tra lại việc cân đếm (trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, thể tích).
31
+ Tập trung, thống kê và chuyển toàn bộ chứng từ đã lập trong ngày cho phòng kinh doanh để viết Pre-alert hoặc Shipping advice cho đại lý nuớc ngoài cũng như đôn đốc, kiểm tra với các hãng tàu hoặc đại lý giao nhận về tuyến đường đi và thời gian vận chuyển lô hàng.
+ Lập các thống kê, so lưu, lập hồ sơ cho các lô hàng xuất trong ngày, tuần, tháng. + Quản lý và lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, công văn liên quan.
Bộ phận giao nhận:
+ Tiến hành nhận hàng tại các địa điểm mà chủ hàng thông báo trong thư huớng dẫn đã lập sẵn.
+ Đưa hàng vào kho cảng, bốc dỡ lưu kho nếu có yêu cầu. + Kiểm tra tình trạng bao bì, đóng gói, nhãn hiệu.
+ Kiểm tra tính hợp lệ, đúng đắn của các chứng từ do khách hàng cung cấp (giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói).
+ Khai báo hải quan: Lập tờ khai, kiểm hoá hải quan, thanh lý tờ khai. + Cân, đo, đong, đếm xếp hàng vào container.
+ Liên hệ với các hãng tàu phát hành vận đơn chủ (Master bill of lading-MB/L) + Lập vận đơn nhà (House Bill of Lading- HB/L)
+ Lập tờ khai hàng hoá (Cargo manifest) cho các lô hàng gom. Bộ phận kế toán:
+ Kiểm tra các chứng từ xuất nhập khẩu, hoạch toán kết quả kinh doanh, làm chứng từ xin phép thông quan.
32
+ Thường xuyên cập nhật thong tin về tỉ giá ngoại tệ trong ngày + Giao dịch ngân hàng
+ Làm thủ tục mở L/C, hay thanh toán cho hàng hóa xuất khập khẩu
+ Làm các thủ tục chứng từ khi xuất khẩu hàng để giao cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền + Giải quyết bộ chứng từ bất hợp pháp, để được làm thủ tục hải quan và để được xuất ra khỏi cảng
+ Nộp thế xuất nhập khẩu và giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước
+ Hạch toán và xử lí chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kì và hạch toán vào sổ kế toán và phần mềm
+ Theo dõi và hỗ trợ phòng sales trong việc đốc thúc và thu hồi công nợ của khách hàng + Chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Thanh toán các khoản tạm ứng, các chi phí phát sinh.
+ Chịu trách nhiệm về các công tác liên quan tới nhân sự: quản lý, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và thực hiện các chương trình xây dựng văn hóa công ty
33
2.2Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty CPQT Chiến Thắng trong 3 năm gần đây
Biểu đồ 2.2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh công ty Chiến Thắng 3 năm gần đây
Đơn vị tính: triệu đồng
(Nguồn: Công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng)
Doanh thu, lợi nhuận và chi phí trong ba năm gần đây của công ty Chiến Thắng liên tục tăng, đặc biệt là từ doanh thu của năm 2018 tăng gần gấp đôi năm 2017 (từ 25163 triệu đồng tăng lên 46390 triệu đồng). Do lúc đó công ty đã thay đổi cơ cấu chiến lược, tìm kiếm được nhiều khách hàng mới, đối tác mới, mở rộng kinh doanh, công ty đã có cơ hội chuyển mình thành công. Công ty Chiến Thắng đang cung cấp các dịch vụ chủ yếu là: xuất nhập khẩu bằng vận tải biển (container), xuất nhập khẩu bằng đường hàng không. Bên cạnh đó, các chi phí cũng có sự gia tăng đáng kể, đặc biệt là chi phí bảo trì và chi phí sử dụng cho các thiết bị đầu tư ban đầu, chi phí tìm kiếm khách hàng của công ty Chiến Thắng. Cho đến năm 2020, do ảnh hưởng bởi tình hình dịch bệnh Covid-19, hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng nặng nề nên tác giả dự đoán doanh thu và lợi nhuận của công ty Chiến Thắng sẽ giảm so với năm 2019.
Biểu đồ dưới đây cho thấy, công ty đang có thế mạnh trong vận tải xuất nhập khẩu bằng đường biển với tỷ trọng là 40% cho hàng xuất và 22% cho hàng nhập. Trong khi
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 2017 2018 2019 Đ ơn vị : T ri ệu đ ồ n g
34
đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng thấp hơn với 13% cho hàng xuất và 25% cho hàng nhập. Như vậy, tỷ trọng hàng xuất bằng đường biển gấp hơn 2.5 lần hàng xuất bằng đường không, và con số đối với hàng nhập là 2 lần.
Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thông thường, chi phí thấp hơn 5 lần so với vận tải bằng đường hàng không. Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu của thị trường, công ty Chiến Thắng không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cách thỏa thuận giá cước tốt nhất với các hãng tàu.
Biểu đồ 2.2.2. Tỷ trọng dịch vụ của công ty Chiến Thắng trong 3 năm gần đây
Đơn vị tính: %
(Nguồn: Công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng) 13%
25%
40% 22%
Tỷ trọng dịch vụ của công ty Chiến Thắng trong 3 năm gần đây 2017,2018,2019
Air Export Air Import Sea Export Sea Import
35
2.3 Hoạt động thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất nhập khẩu đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế Chiến Thắng
2.3.1 Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng)
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng, chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hàng khảo sát các lô hàng được xuất khẩu:
Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì. Từ việc phân loại hàng, công
ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất Người gửi (Shipper)
Cty Chiến Thắng (Forwarder) Hãng Tàu (Shipping Lines) Người nhận (Consignee)
Đại lý giao nhận của Cty Chiến Thắng
(Agent)
Đại lý của hãng tàu (Agent) Hải quan
(Customs )
36
hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
Về số lượng hàng: ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing
list cho hàng khi xếp lên tàu.
Khách hàng (shipper) sẽ gửi mail về Mặt hàng xuất khẩu, Trọng lượng hàng hóa, Loại container cần book, Cảng đi (POL), Cảng đến (POL), Ngày tàu chạy (ETD)
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu
Phía khách hàng:
Chiến Thắng cung cấp lịch trình của tàu chạy cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy, thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như tuyến đường, phương thức vận chuyển phù hợp, làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu.
Phía hãng tàu:
Mỗi hàng tàu sẽ có cách gửi Booking Request khác nhau: + Gửi qua email cho bộ phận phụ trách Booking của hãng tàu + Submit booking trên website của hàng tàu
Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu.
Bước 3: Gửi Booking confirmation cho khách hàng
+ Trong mail gửi booking confirmation nên nhắc khách hàng kế hoạch đóng hàng sớm nếu khách hàng chưa gửi.
+ Khi có kế hoạch đóng hàng nhân viên chứng từ sẽ phối hợp với bộ phận trucking công ty sắp xe lấy container rỗng để đi lấy hàng.
37
Bước 4: Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL
+ Nên hỏi khách hàng sử dụng loại B/L nào (Original Bl hay Surrendered Bl)
+ Làm House B/L trên website của hãng tàu hoặc Làm draft bill trên biểu mẫu có sẵn của từng hãng vận tải dựa trên những chi tiết khách hàng cung cấp.
38
Khi lập House B/L để giao cho khách hàng, người giao nhận chú ý đến điều kiện cước phí đã được thỏa thuận:
- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào)
- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ.
Bước 5: Tiến hành thủ tục hải quan
Công việc này có thể do nhân viên chứng từ hoặc bộ phận khác của công ty thực hiện. Đối với công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng thường khách hàng sẽ tự khai hải quan hàng xuất bằng đường biển.
Bước 6: Hãng tàu gửi Draft Master B/L
Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên House B/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành Master B/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On Board”. Sau đó hãng tàu sẽ gửi draft master B/L cho công ty qua email để kiểm tra thông tin. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered B/L, Original MB/L hay Seawaybill.
Kiểm tra thông tin trên Draft B/L và gửi thông tin cho khách hàng xác nhận có cần sửa Draft B/L hay không, Nếu có chỉnh sửa phải sửa trước. Deadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định.
Bước 7: Hãng tàu phát hành B/L
- Khi khách hàng lấy B/L gốc thì hãng tàu sẽ phát hành B/L vào ngày tàu chạy (ETD)
- Nếu khách hàng lấy B/L Surrendered thì thông thường sau khi thanh toán, hãng tàu sẽ Surrendered B/L
39
Bước 8: Gửi chứng từ cho đại lý của công ty
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ: MB/L, HB/L, Invoice, Packing list, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gửi thông báo lô hàng cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
40
Đối với hàng xuất đến Mỹ hay Canada thì công ty sẽ gửi Manifest, tờ khai ISF (Importer Security Filing) cho đại lý của mình ở nước đó để đại lý khai hải quan.
2.3.2 Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ nước ngoài của khách hàng hoặc từ đại lý của công ty
Sau khi giao hàng có người chuyên chở, đại lý của công ty Chiến Thắng ở nước ngoài gửi thông báo lô hàng nhập (Shipping Advice – S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email. Nội dung của S/A là thông báo cho Chiến Thắng những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập như sau:
- Tên và địa chỉ người gửi - Tên và địa chỉ người nhận - Tên hàng, tên tàu, số container - Ngày đi (ETD), ngày đến (ETA) - Số HB/L, MB/L… Người nhận (Consignee) Cty Chiến Thắng (Forwarder) Hãng Tàu (Shipping Lines)
Người gửi (Shipper)
Đại lý giao nhận của Cty Chiến Thắng (Agent) Hải quan (Customs ) Hình 2.2.2. Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng sea nhập
41
Bước 2: Liên hệ thông báo với người nhận hàng về lô hàng sắp nhập khẩu
Có thể liên hệ bằng điện thoại hoặc bằng email.
Bước 3: Trình HB/L cho hãng tàu
Hãng tàu sẽ phát hành MB/L cho Chiến Thắng và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ mail HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu.
Nhân viên chứng từ phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đôi khi sơ suất, hãng tàu không gửi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chủ đủ.
Bước 4: Làm tờ khai hải quan
- Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp...
- Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác.
Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên tờ khai (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)
Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng. Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân
loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá.
- Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT... Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.
- Phụ trách bộ phận khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.
42
- Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.
- Gửi TK in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý.
- Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được