5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
2.3.2. Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hóa Nhập khẩu
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ nước ngoài của khách hàng hoặc từ đại lý của công ty
Sau khi giao hàng có người chuyên chở, đại lý của công ty Chiến Thắng ở nước ngoài gửi thông báo lô hàng nhập (Shipping Advice – S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email. Nội dung của S/A là thông báo cho Chiến Thắng những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập như sau:
- Tên và địa chỉ người gửi - Tên và địa chỉ người nhận - Tên hàng, tên tàu, số container - Ngày đi (ETD), ngày đến (ETA) - Số HB/L, MB/L… Người nhận (Consignee) Cty Chiến Thắng (Forwarder) Hãng Tàu (Shipping Lines)
Người gửi (Shipper)
Đại lý giao nhận của Cty Chiến Thắng (Agent) Hải quan (Customs ) Hình 2.2.2. Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng sea nhập
41
Bước 2: Liên hệ thông báo với người nhận hàng về lô hàng sắp nhập khẩu
Có thể liên hệ bằng điện thoại hoặc bằng email.
Bước 3: Trình HB/L cho hãng tàu
Hãng tàu sẽ phát hành MB/L cho Chiến Thắng và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ mail HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu.
Nhân viên chứng từ phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đôi khi sơ suất, hãng tàu không gửi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chủ đủ.
Bước 4: Làm tờ khai hải quan
- Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp...
- Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác.
Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên tờ khai (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)
Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng. Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân
loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá.
- Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT... Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.
- Phụ trách bộ phận khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.
42
- Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.
- Gửi TK in thử cho khách hàng kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của khách hàng, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý.
- Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:
Luồng xanh: In TK, chờ khách hàng nộp thuế, sau đó đến hải quan giám sát làm
nốt thủ tục thông quan.
Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân
viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu
rõ về lô hàng, hỏi khách hàng xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính...
- Nộp thuế nhập khẩu và VAT
Sau khi có kết quả phân luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế.
Bước 5: Nhận giấy báo hàng đến của hãng tàu
Khi tàu cập cảng, hãng tàu gửi giấy báo hàng đến. Trên giấy báo thể hiện đầy đủ các chi tiết liên quan đến lô hàng như số kiện, số kgs, loại hàng, tên tàu vì đôi khi tàu ghi trên vận đơn khác với tàu ghé cảng đến nếu có chuyển tải.
Bước 6: Gửi giấy báo cho người nhận
Chiến Thắng làm giấy báo hàng đến gửi cho khách hàng và cũng thông báo những chi phí đã được sự chỉ dẫn thu từ đầu bên đại lý phải đóng để khách hàng chuẩn bị khi lên lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order).
43
Chiến Thắng sẽ mang B/L và giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng và Manifest. Trong trường hợp MB/L (Surrendered, Sea waybill) chỉ cần mang giấy giới thiệu. Nếu cước trên MB/L là “Collect”, chúng ta phải đóng tiền cước và phí D/O. Nếu cước phí là “Prepaid” chúng ta chỉ đóng phí D/O.
Bước 8: Làm Thủ tục thông quan
Nếu khách hàng yêu cầu công ty làm dịch vụ hải quan thì Chiến Thắng sẽ tiến hành các bước khai hải quan như sau:
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan điện tử: 1 bản (in từ phần mềm)
+ Commercial Invoice: 1 bản photo có chữ ký Giám đốc và đóng dấu doanh nghiệp. Lưu ý: Ở Hải Phòng thì không được đóng dấu “Sao y bản chính”, nhưng ở Hà Nội và Tp. HCM thì lại phải có dấu “Sao y bản chính”);
+ Vận đơn: 1 bản HBL có dấu doanh nghiệp + 1 bản HBL có dấu FWD (nếu có) + 1 bản MBL có dấu của hãng tàu;
+ Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: 1 bản gốc (nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành);
+ C/O: 1 bản gốc (nếu có);
Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q)... khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.
+ Cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ. + Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ.
+ Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ:
Nếu hồ sơ không đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan hoặc đem về bảo quản.
Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì người đi làm hiện trường sẽ liên hệ về văn phòng để được trợ giúp.
44
Hải quan trả lại: 1 TK hải quan điện tử đã thông quan, hoặc cho phép đưa hàng về kho bảo quản. Bạn cũng có thể lấy phản hồi từ phần mềm và in tờ khai từ máy tính của mình.
Bước 9: Giao D/O cho người nhận
Sau khi công ty đã nhận được D/O, người nhận hàng đem theo B/L do shipper gửi và giấy giới thiệu đến để nhận D/O và đóng những khoản phí cần thiết như: phí D/O, Phí làm hàng (Handling fee) – nếu là khách hàng trực tiếp, CFS (nếu là hàng lẻ),… Đại lý giao nhận phải kiểm tra các điều kiện trong B/L đã thực hiện đầy đủ chưa, sau đó mới phát lệnh giao hàng và bộ chứng từ để khách hàng tự nhận hàng.
Thủ tục lấy hàng:
- Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ TK đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:
Lệnh giao hàng: 1 bản gốc + 1 bản copy Giấy cược cont: 1 bản gốc
- Nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong, kiểm tra lại số cont, chì. - Cảng trả lại những giấy tờ:
Phơi lệnh nâng
Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ…)
45
2.4. Điểm khác biệt của nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất nhập khẩu trên thực tế và lý thuyết
Trong quy trình lý thuyết không có bước “Nhận chứng từ nhập khẩu từ khách hàng” và bước “Tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách hàng” như trong quy trình thực tế. Nguyên nhân của sự khác biệt này là do Công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng không phải là chủ lô hàng mà là người forwarder, thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu trọn gói cho chủ hàng là công ty khác.
Bên cạnh đó, trên lý thuyết việc giao nhận hàng hóa chủ yếu thực hiện trên vận đơn gốc, tuy nhiên như ở quy trình trên, việc trao đổi chứng từ lại chủ yếu là vận đơn surrender. Việc làm này, sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, tiền bạc cho các doanh nghiệp.
Trên lý thuyết thì việc làm thủ tục Hải quan là do người gửi hàng, người nhận hàng phụ trách. Nhưng trên thực tế công việc này có thể do nhân viên của công ty forwarder làm. Việc này được làm theo yêu cầu của khách hàng (người nhận hàng nhập khẩu), và khách hàng sẽ phải trả thêm một khoản phí cho người giao nhận.
Mặc dù giữa hai quy trình có những khác biệt, và trong quy trình lý thuyết các bước thực hiện không được nêu một cách cụ thể, nhưng về cơ bản thì hai quy trình khá giống nhau. Quy trình lý thuyết một phần nào đã giúp em áp dụng được những kiến thức ấy vào quy trình thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty, đặc biệt khi được thực tập ở bộ phận chứng từ. Quá trình thực tập giúp em hiểu rằng lý thuyết khi áp dụng vào thực tế sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh, đòi hỏi chúng ta phải đi vào thực tế, tìm hiểu, nắm bắt thông tin về ngành chúng ta một cách chính xác kết hợp với khả năng ứng xử nhanh nhạy, linh hoạt trước mọi tình huống thì mới có thể hoàn thành tốt công việc.
46
2.5. Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty
2.5.1 Ưu điểm
Qua nhiều năm hoạt động công ty đã tự vượt qua những khó khăn ban đầu để khẳng định mình. Hiện nay công ty đã đứng vững, gặt hái được nhiều thành công trong hoạt động giao nhận hàng hóa. Quan trọng hơn hết là công ty đã tạo được uy tín trên thị trường cả trong và ngoài nước.
+ Về nhân sự: Công ty Cổ phần quốc tế Chiến Thắng có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi,
năng động, khá lành nghề từ việc tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng cho đến việc xử lý các quy trình xử lý chứng từ cho hàng hóa xuất nhập khẩu, hỗ trợ cho nhau trong công việc. Chế độ lương bổng hợp lý, hậu hĩnh.
+ Về đối tác và đại lý: Công ty còn có hệ thống đại lý uy tín và chuyên nghiệp ở một
số nước lớn. Điều này làm cho quy trình của công ty ngày càng hoàn thiện và rút ngắn thời gian cho khách hàng trong việc hoàn tất bộ chứng từ đúng thời hạn.
2.5.2 Hạn chế
a. Nguồn vốn còn hạn chế
Chiến Thắng hiện còn là một công ty có quy mô chưa lớn. Do đó, nguồn vốn là một khó khăn cũng như thách thức đối với công ty so với các công ty có tuổi thọ lâu trên thương trường và hiện diện sớm hơn tại Việt Nam. Vốn yếu, thiếu vốn là trở lại ngại lớn đối với việc tiếp nhận các đơn hàng từ khách hàng và chi phí để đầu tư cho cơ sở vật chất tàu cảng cũng bị hạn chế theo.
b. Nguồn nhân sự còn ít và tay nghề chuyên môn chưa cao
Lượng nhân viên team vận hành của công ty chỉ có gần 25 người. Số lượng đơn hàng xử lý trong một ngành của một nhân viên là rất lớn. Nhân viên phải làm tất cả các khâu từ đầu đến cuối chu trình cho tới khi hàng đã đến đầu bên kia. Sự chuyên môn hóa không cao và hàng hóa được phân chia cho các nhân viên khác nhau. Do đó, khi một nhân viên nghỉ thì hàng hóa của họ sẽ bị ứ đọng lại mà không được giải quyết. Nhân sự mới không thể đáp ứng được yêu cầu ngay lập tức. Điều này xảy ra thường xuyên có thể dẫn đến mất uy tín của công ty. Đồng thời, nhân viên còn chưa có sự thống nhất trong
47
chuyên môn. Mỗi người làm theo một phương thức riêng theo tinh thần đề cao sự độc lập và linh hoạt của công ty. Do vậy, quy trình hàng hóa không được làm thành thể thống nhất. Hệ thống nhân sự trong công ty còn rời rạc và chưa có mối liên hệ gắn kết với nhau. Lượng hàng của mỗi nhân viên quá lớn dẫn đến nhân viên phải làm nhiều việc cùng lúc. Số giờ làm việc ngoài giờ của nhân viên rất nhiều nhưng không có khoản hỗ trợ làm ngoài giờ từ phía công ty. Điều này một phần làm giảm động lực làm việc của nhân viên. Việc chuyên môn hoá cũng dẫn đến sự nhàm chán và căng thẳng cho nhân viên.
c. Số lượng đơn hàng còn hạn chế
Chiến Thắng chủ yếu đang nhận các đơn hàng có tính thời vụ, như các sản phẩm nông sản theo mùa, hoặc là các sản phẩm gia công số lượng nhỏ và có bị gián đoạn theo thời gian. Mà để thu hút được nhiều khách hàng thì công ty vẫn đang phải đưa ra mức giá cho việc giao nhận hàng hóa thấp nhằm lấy sự tin tưởng từ khách hàng. Do vậy, lợi nhuận của công ty thu về là chưa lớn.
2.5.3 Nguyên nhân của hạn chế
Nguyễn nhân chủ quan:
Vì Chiến Thắng là một công ty nhỏ với số vốn không lớn nên không tránh khỏi những khó khăn:
- Nhiều mảng dịch vụ còn phải thuê ngoài như: vận tải nội địa…
- Thỉnh thoảng làm chứng từ lô hàng xuất nhập khẩu vẫn còn sai sót do quá nhiều lô hàng mà đội ngũ nhân viên không đủ.
- Hình thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán dịch vụ, do đó phương tiện vận tải, kho bãi là một trong những phương tiện chủ yếu của công ty để thực hiện kinh doanh. Tuy nhiên hiện nay công ty vẫn chưa có kho bãi riêng để thực hiện đóng hàng.
- Lượng khách hàng còn khiêm tốn, các tuyến vận tải còn ít: không đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cao, ổn định cho công ty. Trong mùa đại dịch Covid- 19, số lượng lô hàng xuất nhập khẩu cũng giảm đáng kể do cơ chế phong tỏa của một số nước.
48 Nguyên nhân khách quan
- Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đều chịu sự ảnh hưởng nặng nề, thiệt hại vô cùng lớn từ dịch bệnh Covid 19. Các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ, trong đó có Chiến Thắng, lần đầu đối diện với đại dịch, chắc chắn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, chưa có phương án dự phòng từ trước.
- Môi trường pháp lý trong nước luôn thay đổi cũng ảnh hưởng lớn tới kinh doanh giao nhận nói chung và kinh doanh vận tải nói riêng. Các công ty cung ứng dịch vụ vận tải phải tuân theo những nguyên tắc quy định trong luật pháp Việt Nam cũng như trong các đạo luật đã được ban hành.
- Đối với dịch vụ làm vận tải và làm đại lý hải quan thì giá cả cũng ảnh hưởng không nhỏ. Giá đầu vào của dịch vụ giao nhận chính là chi phí để thanh toán cho dịch vụ làm thủ tục hải quan và chi phí để chi trả cho quá trình làm dịch vụ vận tải. Khi giá đầu ra là cố định thì giá đầu vào ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của dịch vụ. Giá đầu vào tăng sẽ làm lợi nhuận của công ty giảm còn nếu giá đầu vào giảm thì lợi nhuận của công ty sẽ tăng lên. Đối với dịch vụ vận tải quốc tế (vận chuyển bằng đường biển) giá cả càng ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ. Khi giá cả của các sản phẩm đầu vào đối với dịch vụ giao nhận vận tải tăng lên, chẳng hạn: các chi phí khấu hao về điện thoại, cước