5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
2.3.1. Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hóa Xuất khẩu
(Nguồn: Công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng)
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng, chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hàng khảo sát các lô hàng được xuất khẩu:
Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì. Từ việc phân loại hàng, công
ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất Người gửi (Shipper)
Cty Chiến Thắng (Forwarder) Hãng Tàu (Shipping Lines) Người nhận (Consignee)
Đại lý giao nhận của Cty Chiến Thắng
(Agent)
Đại lý của hãng tàu (Agent) Hải quan
(Customs )
36
hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
Về số lượng hàng: ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing
list cho hàng khi xếp lên tàu.
Khách hàng (shipper) sẽ gửi mail về Mặt hàng xuất khẩu, Trọng lượng hàng hóa, Loại container cần book, Cảng đi (POL), Cảng đến (POL), Ngày tàu chạy (ETD)
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu
Phía khách hàng:
Chiến Thắng cung cấp lịch trình của tàu chạy cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy, thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như tuyến đường, phương thức vận chuyển phù hợp, làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu.
Phía hãng tàu:
Mỗi hàng tàu sẽ có cách gửi Booking Request khác nhau: + Gửi qua email cho bộ phận phụ trách Booking của hãng tàu + Submit booking trên website của hàng tàu
Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu.
Bước 3: Gửi Booking confirmation cho khách hàng
+ Trong mail gửi booking confirmation nên nhắc khách hàng kế hoạch đóng hàng sớm nếu khách hàng chưa gửi.
+ Khi có kế hoạch đóng hàng nhân viên chứng từ sẽ phối hợp với bộ phận trucking công ty sắp xe lấy container rỗng để đi lấy hàng.
37
Bước 4: Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL
+ Nên hỏi khách hàng sử dụng loại B/L nào (Original Bl hay Surrendered Bl)
+ Làm House B/L trên website của hãng tàu hoặc Làm draft bill trên biểu mẫu có sẵn của từng hãng vận tải dựa trên những chi tiết khách hàng cung cấp.
38
Khi lập House B/L để giao cho khách hàng, người giao nhận chú ý đến điều kiện cước phí đã được thỏa thuận:
- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào)
- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ.
Bước 5: Tiến hành thủ tục hải quan
Công việc này có thể do nhân viên chứng từ hoặc bộ phận khác của công ty thực hiện. Đối với công ty cổ phần quốc tế Chiến Thắng thường khách hàng sẽ tự khai hải quan hàng xuất bằng đường biển.
Bước 6: Hãng tàu gửi Draft Master B/L
Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên House B/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành Master B/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On Board”. Sau đó hãng tàu sẽ gửi draft master B/L cho công ty qua email để kiểm tra thông tin. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered B/L, Original MB/L hay Seawaybill.
Kiểm tra thông tin trên Draft B/L và gửi thông tin cho khách hàng xác nhận có cần sửa Draft B/L hay không, Nếu có chỉnh sửa phải sửa trước. Deadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định.
Bước 7: Hãng tàu phát hành B/L
- Khi khách hàng lấy B/L gốc thì hãng tàu sẽ phát hành B/L vào ngày tàu chạy (ETD)
- Nếu khách hàng lấy B/L Surrendered thì thông thường sau khi thanh toán, hãng tàu sẽ Surrendered B/L
39
Bước 8: Gửi chứng từ cho đại lý của công ty
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ: MB/L, HB/L, Invoice, Packing list, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gửi thông báo lô hàng cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
40
Đối với hàng xuất đến Mỹ hay Canada thì công ty sẽ gửi Manifest, tờ khai ISF (Importer Security Filing) cho đại lý của mình ở nước đó để đại lý khai hải quan.