Từ kết quả nghiên cứu cho thấy hiệu quả hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai – Chi nhánh Vĩnh Tường còn hạn chế bởi một số nguyên nhân sau đây:
3.3.3.1. Về tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động
Việc thành lập Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh và có các chi nhánh ở cấp huyện đã đem lại rất nhiều kết quả tích cực trong việc giải quyết hồ sơ đất đai. Tuy nhiên, hiện này hồ sơ đất đai ở các địa phương trong huyện Vĩnh Tường đều trong tình trạng quá tải, số lượng hồ sơ tồn đọng, hồ sơ khó còn nhiều gây bức xúc cho nhân dân và các tổ chức. Bên cạnh đó, thời gian thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai ngắn mà hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế, không đầy đủ, đồng bộ nhất là hồ sơ địa chính gây mất thời gian trong việc khai thác thông tin để thực hiện, giải quyết hồ sơ. Mặt khác, người sử dụng đất nộp hồ sơ có thành phần theo quy định mà không phải tự hoàn thiện hồ sơ như trước thời điểm Luật Đất đai 2013 chưa có hiệu lực, khi phát sinh nội dung hoặ cần đi xác minh hồ sơ cán bộ Văn phòng đăng ký tự đi kiểm tra thẩm định và phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan giải quyết trong khi nhân lực hạn chế. Ngoài ra, khi hoàn thiện hồ sơ cấp đổi, cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Văn phòng đăng ký đất đai chuyển hồ sơ theo đường bưu điện tới Văn phòng đăng đất đai tỉnh Vĩnh Phúc thẩm định và ký giấy chứng nhận. Thời gian chuyển vận chuyển hồ sơ qua nhiều khâu, nhiều cơ quan mất nhiều thời gian dẫn tới quá hạn trả kết quả theo quy định.
3.3.3.2.Về trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác không đủ đầy đủ, không đáp ứng yêu cầu công việc. Trụ sở làm việc đã cũ, nhỏ hẹp và đã xuống cấp. Máy móc, trang thiết bị ( máy in, máy tính,..) tại Văn phòng đăng ký được cấp hầu hết đã lạc hậu, sử dụng hết khấu hao, thường xuyên hỏng hóc, phải sửa
chữa. Gây khó khăn trong công tác in GCN, cài đặt sử dụng các phần mềm như VLIS,....
Hệ thống dữ liệu đất đai đặc biệt là dữ liệu thuộc tính còn chưa đầy đủ ( Bản đồ địa chính mới thự hiện đo đạc theo hiện trạng sử dụng đất), trong khi bản đồ giản thửa ( bản đồ 299) có độ chính xác không cao và chưa được chuẩn hóa một cách trọn vẹn. Công tác đăng ký biến động đất đai, chỉnh lý hồ sơ địa chính chưa được cập nhật kịp thời, thường xuyên từ các xã, thị trấn đến huyện.
3.3.3.3.Về trình độ, năng lực và ý thức, trách nhiệm của cán bộ
Đội ngũ cán bộ của Văn đăng ký tuy trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn nhưng vẫn còn hạn chế về kinh nghiệm làm việc, kỹ thuật, nghiệp vụ.
Vẫn còn tình trạng một số cán bộ ý thức, trách nhiệm chưa cao, chưa nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ người dân, còn có biểu hiện tiêu cực trong giải quyết thủ tục hồ sơ về đất đai. Ngoài ra, số lượng cán bộ ít trong khi lượng hồ sơ nhiều, nhất là nguồn lương của cán bộ Văn phòng không cập với chi phí sinh hoạt.
3.3.3.4. Chính sách pháp luật
Thực tế, hiện nay có quá nhiều văn bản pháp luật trong lĩnh vực đất đai, hơn nữa những văn bản này luôn thay đổi, Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh, huyện triển khai đến các xã, thị trấn và đến người dân để hoàn chỉnh hồ sơ mất một khoảng thời gian. Do vậy, người dân phải đi lại nhiều lần để chuẩn bị các giấy tờ cần thiết. Bên cạnh đó, việc xác định nguồn gốc thửa đất và quyền sử dụng đất gặp nhiều vướng mặc; tài liệu địa chính từ trước để lại không đầy đủ, không đáp ứng được nhu cầu công việc. Hơn nữa, thời gian thực hiện thủ tục hành chính lại rút ngắn, đối với các hồ sơ cần sự phối hợp của các cơ quan của huyện cần phải luân chuyển, thẩm định mất nhiều thời gian dẫn tới chậm thủ tục hành chính.
3.3.3.5. Sự tham gia của các bên liên quan
Nhận thức của người dân về pháp luật đất đai còn nhiều hạn chế, dẫn đến người sử dụng đất khi thực hiện các thủ tục hành chính phải bổ sung thông tin nhiều lần, kéo dài thời hạn giải quyết.
Cán bộ tại địa phương năng lực còn hạn chế, thiếu cập nhật về luật pháp, chính sách có liên quan dẫn tới tham gia thực hiện hiệu quả công việc chưa cao.
3.3.4. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh Vĩnh Tường