B/ PHẦN NỘI DUNG
1.5.3.1. Khái niệm về động viên
Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao.
Hình 10:Chuỗi hành động tạo động cơ
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, TS. Trương Quang Dũng, 2015) 1.5.3.2. Các lý thuyết về động viên
1.5.3.2.1. Thuyết phân cấp các nhu cầu của A. Maslow
Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ thấp đến cao về tầm quan trọng. Cụ thể:
Nhu cầu sinh lý: đây là nhu cầu cơ bản để duy trì cuộc sống của con người.
Nhu cầu an toàn: là những nhu cầu con người muốn được an toàn về tính mạng, về công việc,...
Nhu cầu xã hội: là nhu cầu về tình yêu, bạn bè,... được xã hội chấp nhận.
Nhu cầu tôn trọng: là nhu con người muốn được người khác tôn trọng. Nhu cầu này dẫn tới sự thỏa mãn trong quyền lực, uy tín, địa vị,...
Nhu cầu tự thể hiện: đây là nhu cầu cao nhất tronh phân cấp của Maslow. Đây là mong muốn đạt được sự hoàn thiện của bản thân ở mức tối đa.
1.5.3.2.2. Thuyết E.R.G của Clayton Alderfer
Giáo Sư Clayton Alderfer tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu cuả Maslow. Ông
cũng cho rằng hành động cuả con người là bắt nguồn từ nhu cầu, song có ba loại nhu cầu như sau:
Thứ nhất, nhu cầu tồn tại: gồm nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn. Thứ hai, nhu cầu quan hệ: nhu cầu quan hệ qua lại giữa các cá nhân, nhu cầu quan hệ xã hội. Thứ ba, nhu cầu phát triển: là nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng.
1.5.3.2.3. Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
Herzberg đã xây dựng lý thuyết về động lực bằng cách liệt kê các yếu tố giữ chân và thúc đẩy nhân viên.
Đầu tiên, các yếu tố duy trì: Các yếu tố làm việc bình thường như điều kiện làm việc, tiền lương, nguyên tắc tổ chức, mối quan hệ với cấp trên, sự giám sát ... Người quản lý
trong các yếu tố ảnh hưởng này sẽ không mang lại sự nhiệt tình hơn trong công việc. Tiếp đến, yếu tố tạo động lực: bao gồm các yếu tố như tôn trọng sự đóng góp của nhân viên, giao trách nhiệm cho họ, tạo điều kiện cho họ phát triển, tạo điều kiện cho họ làm công việc mà họ yêu thích và có ý nghĩa .... . Nhưng nếu không có các yếu tố thúc đẩy thì chúng vẫn hoạt động bình thường.
1.5.3.2.4. Thuyết mong đợi của Victor. H. Vroom Lý thuyết này được khái quát theo công thức sau: Lý thuyết này được khái quát theo công thức sau:
Động lực = mức độ đam mê * Đạt được kỳ vọng * Cam kết.
Mức độ nhiệt tình: giá trị hấp dẫn của phần thưởng đối với người thực hiện nhiệm vụ. Hoàn thành mong đợi: nhiệm vụ có thể đạt được đối với người thực hiện và các nhà quản trị mong đợi nó được hoàn thành.
Sự cam kết của nhà quản trị: chắc chắn sẽ trao phần thưởng xứng đáng cho người thực hiện nhiệm vụ. Theo đó, để tạo động lực trong công việc, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến việc giao cho nhân viên những công việc phù hợp với khả năng của họ để họ yên tâm thực hiện công việc. Thu hút nhân viên bằng các loại phần thưởng có giá trị.
1.5.4. Thông tin
Để đưa ra quyết định đúng đắn, người quản lý phải thu thập và xử lý các thông tin cần thiết. Để nhân viên hiểu được mục tiêu phát triển của tổ chức và các nhiệm vụ họ cần hoàn thành, nhà quản lý cần truyền đạt thông tin cho họ. Để nắm được tiến độ thực hiện, những khó khăn cản trở tiến độ công việc và giải quyết đúng thời hạn, nhà quản trị phải thu thập và phân tích thông tin, lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên, từ cấp quản lý cấp trên xuống. Điều này cho thấy thông tin có vai trò rất quan trọng trong quản trị. Thông tin có thể coi như máu trong cơ thể sống, không có máu để nuôi dưỡng cơ thể thì sự sống sẽ chấm dứt! Nếu không có thông tin.
1.5.5 Quản trị xung đột
Quản lý xung đột là một trong mười vai trò của nhà quản trị. Các nhà quản lý hiệu quả cần biết cách chủ động thay đổi, quản lý xung đột và giữ xung đột trong giới hạn có thể
chấp nhận được. Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là một phương sai trong một tổ chức, trong khi quan điểm hành vi cho rằng xung đột là hệ quả tự nhiên không thể tránh khỏi của bất kỳ tổ chức nào. Quan điểm này cũng cho rằng xung đột là có hại và nên tránh. Một quan điểm tương tác mới nổi gần đây cho rằng một số xung đột là cần thiết để một tổ chức hoặc đơn vị hoạt động hiệu quả. Quan điểm này phân biệt giữa hai loại xung đột có lợi và có hại cho hoạt động. Các lưu ý khi giải quyết xung đột: Thứ nhất, phải làm dịu cảm xúc để lắng nghe nhau. Thứ hai, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của xung đột. Thứ ba, đứng trên quan điểm công việc để giải quyết mâu thuẩn.
1.6 Chức năng kiểm soát
1.6.1 Khái niệm
Theo Trương Quan Dũng (2015) cho biết rằng: “Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu”. Khi bắt đầu thực hiện một kế hoạch hoặc dự án, cần tiến hành kiểm tra để có thể phát hiện ra những sai lệch và có hành động khắc phục kịp thời. Trong nhiều trường hợp, kiểm soát giúp dễ dàng hơn trong việc đặt ra các mục tiêu mới, lập kế hoạch mới, cải tiến cơ cấu tổ chức và thay đổi các kỹ thuật kiểm soát. Công cụ kiểm soát quản lý là các tỷ lệ, tiêu chuẩn, số liệu thống kê và các dữ kiện cơ bản khác có thể được biểu diễn bằng các biểu đồ, bảng và biểu khác nhau để làm nổi bật các dữ kiện quan trọng đối với chúng.
1.6.2 Tiến trình kiểm soát
Hình 11:Tiến trình kiểm soát
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học, TS. Trương Quang Dũng, 2015) 1.6.3 Các nguyên tắc kiểm soát
Đầu tiên, kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. Tiếp theo, công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị. Sau đó tự kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu. Kế tiếp kiểm soát phải khách quan. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp. Cuối cùng việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động.
1.6.4 Các loại hình kiểm soát1.6.4.1 Kiểm soát lường trước 1.6.4.1 Kiểm soát lường trước
Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát tiến hành trước khi hoạt động thật sự nhằm dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Kiểm soát lường trước cũng có thể được hiểu là quá trình kiểm soát đầu vào, với những nội dung như kiếm soát chất lượng vật tư, nhân lực, công nghệ, thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất hoặc phương án kinh doanh trước khi thực hiện.
Mục đích của kiểm soát lường trước là nắm chắc những vấn đề nảy sinh trước khi thực hiện kế hoạch, để đối chiếu với kế hoạch và kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thấy cần thiết. Cơ sở của kiểm soát lường trước là dựa vào những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và môi trường nội bộ của doanh nghiệp dung nó để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đã lập ra, có còn phù hợp hay không; nếu không phù hợp thì chủ động điều chỉnh kế hoạch ngay từ đầu.
1.6.4.2 Kiểm soát trong khi thực hiện
Kiểm soát trong khi thực hiện là kiểm soát bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện trong khi hoạt động đang xảy ra.
Mục đích của kiểm soát trong khi thực hiện là nằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại hoặc những sai lệch xảy ra trong quá trình thực hiện để đảm bảo cho
doanh nghiệp đạt được những mục tiêu, nhiệm vụ đã dự kiến trong kế hoạch bằng việc thường xuyên giám sát, theo dõi, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện
1.6.4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện
Kiểm soát sau khi hoạt động là thực hiện đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với các mục tiêu đặt ra ban đầu sau khi sản phẩm đã được hoàn thiện.
Mục đích của kiểm soát sau khi thực hiện là nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra những bài học kinh nghiệm về sự thành công hay thất bại trong quá trình thực hiện thông qua việc tìm hiểu các nguyên nhân. Điều này rất cần thiết để cho công việc quản trị trong tương lai đạt hiệu quả cao hơn.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY MICROSOFT
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1. Lịch sử hình thành
Microsoft thuộc loại hình là Công ty cổ phần, được thành lập vào 4 tháng 4 năm 1975 tại New Mexico bởi Bill Gates và Paul Allen. Trụ sở chính của Microsoft đặt tại
Redmond, Washington, Hoa Kỳ. Ngành nghề kinh doanh của công ty tập trung chủ yếu vào: phần mềm máy tính, phần cứng máy tính, điện thoại di động, thiết bị viễn thông, phân phối kỹ thuật số, điện tử tiêu dùng, trò chơi điện tử, tư vấn công nghệ thông tin, quảng cáo trực tuyến, bán lẻ, phần mềm ô tô,...
Vào năm 2000, Steve Ballemer đã thay thế Bill Gates ở vai trò CEO, tái định hướng công ty và bước vào thị trường sản xuất máy tính vào năm 2012, thâu tóm thiết bị và dịch vụ của Nokia để thành lập Microsoft Mobile. Đến năm 2014, sau khi Staya Nadella đảm nhận vai trò CEO thì công ty đã chuyển trọng tâm từ sản xuất phần cứng sang làm dịch vụ điện toán đám mây.
2.1.2. Quá trình phát triển
Microsoft đã trãi qua bốn giai đoạn phát triển. Đầu tiên là giai đoạn thành lập và thống trị thế giới. Giai đoạn thứ hai là giai đoạn Internet và kỷ nguyên 32 – bit thế hệ mới. Giai đoạn thứ ba là giai đoạn Window và office được nâng cấp toàn diện. Cuối cùng là giai đoạn phát triển và ra mắt nhiều phần mềm mới.
Vào năm 1975, khi chiếc máy tính MITS Altair 8800 xuất hiện thì đã kích thích trí sáng tạo của Paul Allen cũng như Bill Gates. Trong tháng sau đó, họ bắt đầu tạo ra ngôn ngữ lập trình đầu tiên dành cho máy tính (BASIC) cá nhân rồi bán nó cho MITS. Đến tháng 4 thì công ty ra đời mặc dù chưa có tên chính thức và tới tháng 6 thì công ty cho ra mắt phiên bản thứ hai của ngôn ngữ BASIC đã bắt đầu được phát hành. Năm 1978, đây là năm đầu tiên hãng bước ra thị trường thế giới bằng việc mở văn phòng tại Nhật Bản vào ngày 1/11 với tên gọi ASCII Microsoft. Vào ngày 1/1/1979, Allen và Gates chính thức triển khai kế hoạch dời công ty về Bellevue, Washington. Steve Ballmer lần đầu về làm cho Microsoft vào ngày 11/6/1980, để rồi sau này ông trở thành CEO của tập đoàn. Đến ngày 25/6/1981, công ty tái cấu trúc và Bill Gates trở thành tổng giám điêm kiêm chủ tịch hội đồng quản trị. Sau đó một năm, ngày 25/6, James A. Towne được đưa lên làm chủ tịch và thay thế mọi vai trò của Bill Gates trong việc điều hành các hoạt động thường ngày của công ty. Nếu Microsoft có thể sắp xếp thứ hạng cho những cột mốc quan trọng thì 1985 chắc chắn sẽ đứng gần trên đầu, khi đó doanh thu công ty đã cán mốc 140 triệu USD. Năm 1987, năm này có khá nhiều diễn biến xảy ra: Microsoft ra mắt con chuột mới, Excel for Windows cũng xuất hiện và không thể không kể đến PowerPoint. Mãi cho đến năm 1993, Windows trở thành hệ điều hành có giao diện đồ họa được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới.
Nếu như năm 1994 là năm im ắng của Microsoft thì chỉ một năm sau, công ty đã hướng mọi sự chú ý về mình với việc ra mắt Windows 95. Microsoft bước chân vào lĩnh vực truyền hình khi ra mắt một kênh cáp riêng gọi là MSNBC chạy suốt 24 tiếng vào năm 1996. Vào ngày 18/5/1998, Microsoft bị Bộ nội vụ Hoa kỳ và hơn 20 luật sư kiện vì lợi
dụng vị trí độc quyền của mình, đến ngày 5/11/1999, Microsoft lại bị cáo buộc rằng đã sử dụng vị thế độc quyền của mình để làm hại đến cả người dùng lẫn đối thủ cạnh tranh. Từ năm 2000 đến năm 2005, Microsoft cho ra mắt thị trường nhiều phầm mềm và sản phẩm mới, trong đó có Windows 2000, Windows Me, Windows XP, Office XP, máy chơi game Xbox, Office 2003, Windows XP Starter Edition, Windows XP Media Center Edition 2005,...
Năm 2006, Bill Gates bắt đầu lên kế hoạch rời khỏi vị trí trưởng nhóm kiến trúc phần mềm. Theo kế hoạch kéo dài 2 năm của ông, Roy Ozzie - CTO đương nhiệm của công ty - sẽ lên thay thế ông, còn Gates vẫn tiếp tục giữ một ghế trong hội đồng quản trị của công ty với vai trò tư vấn cho các dự án chủ chốt. Ngày 22/1/2009, Microsoft thông báo sa thải 5% lực lượng lao động khoảng 5000 người nhằm cắt giảm chi phí hoạt động đi 1,5 tỉ USD trong năm đó. Đến tháng 8, Microsoft quay lại tòa và bị thua kiện công ty I4i khiến hãng phải thay đổi cấu trúc file Word vì vi phạm một bản quyền liên quan đến file XML. Năm 2010, Microsoft Office 365 ra mắt được giới thiệu như là một nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp. Tháng 10 năm này, Windows Phone 7 lần đầu tiên xuất hiện để thay thế cho Windows Phone với giao diện và cách dùng hoàn toàn mới mẻ so với Windows Phone trước đó. Tháng 7/2012, Microsoft lần đầu tiên báo cáo kinh doanh lỗ khi hãng phải chi ra 6,2 tỉ USD để mua lại công ty quảng cáo và marketing trực tuyến aQuantive, tức là hãng bị lỗ 500 triệu USD trong Qúy 2/2012. Cho tới một năm sau, Microsoft bắt đầu cho thế giới thấy rõ nỗ lực tiến vào thị trường thiết bị di động bằng việc mua lại nhánh mobile của Nokia. Cũng trong năm 2013 có một biến cố quan trọng với công ty khi mà Steve Ballmer thông báo ông sẽ rời khỏi vị trí CEO để rồi sau đó đưa Satya Nadella lên thay cho mình vào đầu năm sau. Cho đến ngày 24/6/2021, Microsoft đã tạo ra những làn sóng lớn trong cộng đồng khi công ty cho ra mắt Windows 11.
Trong suốt 46 năm hoạt động, tập đoàn Microsoft đã không ngừng tăng trưởng với một tốc độ đáng kinh ngạc, công ty luôn nhận được sự chú ý cũng như quan tâm của công
chúng. Cho đến nay, Mircosoft đã có một chổ đứng trên thị trường bên cạnh những đối thủ mạnh khác.
2.2 Phân tích các chức năng quản trị tại công ty Microsoft
2.2.1 Phân tích chức năng hoạch định
Sứ mạng
Trong thời kì đầu tiên, sứ mạng của Microsoft là “mỗi gia đình sẽ có ít nhất một chiếc máy tính để bàn”. Nhưng sau khi thay đổi về sứ mạng của Tổng giám đốc thứ ba của Microsoft, ông Staya Nadella, Microsoft có một sứ mạng mới đó là “trao toàn bộ quyền năng cho các tổ chức và cá nhân trên thế giới để cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn”. Tập đoàn Microsoft quan tâm đến sự đa dạng và toàn cầu hóa, Microsoft tạo lập một môi trường trong công ty để thiết lập nên sự hòa nhập từ những ý tưởng và giải pháp mà các nhân viên đưa ra nhằm đáp ứng những nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Microsoft trở thành nhà cung cấp hàng đầu trên thế giới về các giải pháp công