2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và việc xây dựng hệ thống quản trị định hớng chất lợng theo tiêu chuẩn ISO
2.3.3.Trách nhiệm các bộ phận trong doanh nghiệp
Công ty May 10 là công ty đã triển khai áp dụng và đợc chứng nhận hệ thống đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002: 1994, nên về hoạt động tổ chức đã đợc chuẩn hoá. Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc, dới Tổng giám đốc là 2 Phó tổng giám đốc và 1 Đại diện lãnh đạo về chất lợng (QMR). Tiếp dới là các phòng ban và xí nghiệp may.
Trách nhiệm và quyền hạn.
- Tổng giám đốc:
+ Xác lập, phê duyệt chính sách chất lợng và các mục tiêu chất lợng. + Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lợng.
+ Phê duyệt sổ tay chất lợng và một số quy trình chung thuộc hệ thống chất lợng.
+ Phê duyệt các hợp đồng kinh tế, các văn bản liên quan đến nhân sự kể cả các kế hoạch đào tạo nhân viên.
+ Chủ tịch hội đồng đánh giá phê duyệt danh sách nhà thầu phụ đợc chấp nhận.
+ Chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của hệ thống chất lợng. + Chủ trì các cuộc họp định lỳ xem xét của lãnh đạo.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A
+ Trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. + Giải quyết trực tiếp các công việc khi cần thiết
- Phó Tổng giám đốc 1:
+ Trực tiếp theo dõi và tổ chức thực hiện xuất nhập khẩu các hợp đồng kinh doanh thơng mại xuất khẩu (FOB).
+ Trực tiếp đàm phán và ký kết một số hợp đồng kinh tế và trong lĩnh vực xây dựng cơ bản khi đợc Tổng giám đốc uỷ quyền
+ Nhận lệnh và báo cáo trực tiếp các vấn đề liên quan đến chất lợng cho Tổng giám đốc.
+ Trực tiếp phụ trách công tác văn phòng
+ Trực tiếp phụ trách ban đầu t về kỹ thuật, chất lợng và an toàn trong xây dựng.
- Phó Tổng giám đốc 2:
+ Phụ trách trực tiếp công tác đào tạo
+ Phụ trách chuẩn bị sản xuất của các xí nghiệp may và các Công ty liên doanh trong nớc theo đúng kế hoạch và tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế của toàn công ty.
+ Phụ trách công tác kỹ thuật, chất lợng, quản lý sử dụng thiết bị và điện trong sản xuất sinh hoạt.
+ Đại diện lãnh đạo về chất lợng trong hệ thống quản lý chất lợng.
+ Xây dựng và trình Tổng giám đốc duyệt các quy chế quản lý, thởng phạt chất lợng và tổ chức thực hiện các quy chế đó.
+ Phụ trách công tác bảo vệ an toàn lao động.
+ Nhận lệnh và báo cáo trực tiếp các vấn đề liên quan đến chất lợng cho Tổng giám đốc
- Đại diện lãnh đạo về chất lợng (QMR)
+ Chủ trì xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9000
+ Đảm bảo hệ thống chất lợng và duy trì chơng trình đào tạo về chất lợng cho mọi cấp của công ty.
+ Lập chơng trình cải tiến chất lợng
+ Phê duyệt kế hoach đánh giá nội bộ, chỉ định các trởng đoàn đánh giá và chỉ đạo việc thực hiện đánh giá nội bộ
+ Đại diện cho công ty để liên hệ vớ các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A
+ Báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc mọi vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng của công ty .
+ cung cấp nguồn lực để duy trì hệ thống chất lợng + Phân công trách nhiệm cho cán bộ thuộc quyền
Cơ cấu lãnh đạo cao nhất trong công ty là nhiều, hoạt động có chỗ thừa chỗ thiếu, cha thực sự hiệu quả và linh động trong kinh doanh. Vấn đề là ở chỗ công ty để 2 Phó Tổng giám đốc và một đại diện lãnh đạo về chất lợng. nh vậy, dới Tổng giám đốc và ở trên các phòng ban có 3 chức danh. Chính vì vậy, đôi khi trong công việc trách nhiệm và quyền hạn về một vấn đề bị phân tán. Nếu là một vấn đề về chất lợng nguyên vật liệu đầu vào cho hàng FOB, có hai ngời có trách nhiệm giải quyết là Phó tổng giám đốc 1 và QMR., đồng thời lại phải giải quyết vấn đề sản xuất do thiếu nguyên liệu giữa QMR và Phó tổng giám đốc 2. Mà trong một vấn đề mỗi cá nhân đều có quyền lợi và trách nhiệm riêng trong bổn phận của mình. Mỗi vấn đề các cá nhân này đều phải báo cáo lên Tổng giám đốc, Tổng giám đốc lại là ngời đi cân nhắc tính toán cuối cùng trong khi có 3 lãnh đạo cấp dới, nh vậy là Tổng giamd đốc đi giải quyết công việc của 3 cấp dới chứ không phải họ giúp Tổng giám đốc giải quyết công việc. Do đó về cơ cấu lãnh đạo ở cấp cao nhất còn cha thực sự hợp lý.
2.3.4. Văn bản hoá hệ thống chất lợng
Thông thờng các doanh nghiệp đều thuê các Công ty t vấn để tiến hành triển khai ISO 9000 nhng Công ty đã không thuê t vấn mà chỉ mời chuyên gia đến tổ chức các khoá đào tạo và phổ biến nội dung tiêu chuẩn ISO 9000 cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cán bộ của Công ty tự biên soạn văn bản. Công việc này rất khó khăn và tốn nhiều khó khăn công sức. Cán bộ chịu trách nhiệm chính đã dịch toàn bộ tài liệu tham khảo để xây dựng hệ thống văn bản ISO 9000 ( khoảng 200 trang từ tiếng Anh sang tiếng Việt) . Trên cơ sở nắm rõ nội dung yêu cầu của ISO 9000 và các tài liệu tham khảo khác cộng với việc rà soát lại các tài liệu mà Công ty đã có, Công ty bắt tay vào biên soạn hệ thống văn bản ( gồm sổ tay chính sách chất lợng, sổ tay thủ tục và sổ tay hớng dẫn công việc).
Công ty tiến hành từng thủ tục một. Sau khi dự thảo, cán bộ phụ trách đã gửi tài liệu này đến thủ trởng các đơn vị có liên quan , đề nghị đọc kỹ và tổ chức cuộc họp đóng góp ý kiến. Sau khi thống nhất ý kiến Công ty đã ban hành hệ thống văn bản. hệ thống văn bản quản lý chất lợng ISO 9000 của Công ty gồm 450 trang, quy định cụ thể các trách nhiệm và cách tiến hành công việc hàng ngày của từng cá nhân, của từng đơn vị trong toàn Công ty .
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A
Công việc này đợc kiểm soát thờng xuyên để mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có liên quan đến chất lợng sản phẩm đều đạt hiệu quả tối - u.
2.3.5. Tổ chức đào tạo hớng dẫn
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực , giáo dục, đào tạo, đợc lập thành văn bản hàng năm do phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm . Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể của Công ty , căn cứ vào kế hoạch kỹ thuật, và việc đổi mới đầu t dây chuyền công nghệ thiết bị mới .
Công ty thực hiện kế hoạch đào tạo hàng năm nhằm đảm bảo mọi thành viên có đủ trình độ, năng lực, kỹ năng để thực hiện công việc đợc giao, qua đó không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, chất lợng lao động tạo niềm tin với khách hàng.
Trên cơ sở phân tích nhu cầu và kế hoạch đào tạo, việc đào tạo cán bộ của Công ty đợc thực hiện theo nhiều cách khác nhau: cử đi học ở các khoá đào tạo do bên ngoài tổ chức , hợp đồng thuê giáo viên bên ngoài giảng dạy, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, cán bộ quản lý do Công ty tổ chức .
Công ty khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nhân viên trong việc đào tạo và nâng cao trình độ , hoàn thiện mình.
Với phơng châm coi cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng là khách hàng ( khách hàng bên trong) Công ty luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi về nơi làm việc, đảm bảo chế độ tiền lơng, phụ cấp, khen thởng. Thoả mãn nhu cầu tinh thần : tổ chức các hoạt động thể thao văn hoá văn nghệ, tổ chức tham quan picnic, thực hiện đầy đủ quyền lợi của công nhân về chế độ nghỉ ngơi hàng năm…
Khuyến khích cán bộ công nhân tích cực tham gia vào quá trình thực hiện, triển khai việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lợng theo ISO 9000 : mỗi nhân viên đều có một sổ tay chất lợng cá nhân, thực hiện kiểm tra kiến thức hàng kỳ, tham gia các cuộc thi về kiến thức ISO do Tổng Công ty tổ chức.
2.4. Đánh giá chung về hoạt động quản trị chất lợng tại công ty May 10.