Nhằm chuẩn hoá, hội nhập và tự động hoá các khâu công tác thư viện, hiện nay TVQG VN đang tiến hành áp dụng các chuẩn biên mục quốc tế vào công tác xử lý thông tin tài liệu. Các chuẩn nghiệp vụ ấy bao gồm:
- Khổ mẫu biên mục MARC21;
- Bảng phân loại thập phân Dewey(Dewey Decimal Classification. Viết tắt là DDC hoặc DC);
- AACR2…
* Khổ mẫu biên mục MARC21: (còn gọi là khổ mẫu biên mục đọc máy). Nó quy định nên các biểu ghi có cùng cấu trúc - format thống nhất để chúng để chúng ta có thể nhập tin dễ dàng. Nó là khổ mẫu biên mục quốc tế nên tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 2709 – quy định việc phân các dữ liệu thư mục ra thành các trường từ 0XX đến 9XX.
+ Trong đó, cấu trúc một biểu của MARC21 ghi gồm các phần: - Đầu biểu (Leader)
- Danh mục (Directory):
Chứa thông tin về các trường có trong biểu ghi. Kết thúc bằng dấu kết thúc trường
- Các trường dữ liệu
Mỗi trường kết thúc bằng một mã kết thúc trường Mã kết thúc biểu ghi
+ Cấu trúc của một trưòng dữ liệu theo MARC21 gồm các yếu tố sau: -Thứ nhất: Nhãn trường: đây là một con số biểu thị các thứ tự của trường.
-Thứ hai: các chỉ thị: là 2 con số đứng đầu sau nhãn trường. Nó sẽ yêu cầu máy thực hiện một lệnh nào đó mà người biên mục yêu cầu theo quy tắc mô tả.
♦ Những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng :
Thuận lợi:
+ MARC 21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình
tài liệu thư viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp; Khả năng chia sẻ và sử dụng các biểu ghi thư mục giữa các thư viện với nhau được dễ dàng không chỉ giữa các thư viện trong nước mà cả với thư viện nước ngoài
+ Tài liệu khổ mẫu MARC21 rút gọn xuất bản 2005 có bổ sung một số công cụ hỗ trợ tạo thống nhất cho người biên mục: danh mục mã ngôn ngữ theo tiêu chuẩn ISO 639-2; mã nước theo tiêu chuẩn ISO 3166; từ và cụm từ viết tắt dùng trong biên mục; nguồn hệ thống phân loại, thuật ngữ.
Khó khăn:
+ Một số vấn đề về tiêu đề mô tả hình thức (đối với sách) theo qui tắc mô tả của Việt Nam khi chuyển sang biên mục trên MARC21 không biết xếp vào đâu cho đúng với qui tắc biên mục của Việt Nam như tài liệu pháp luật, tài liệu tiêu chuẩn …
+ Đối với tài liệu luận án khoa học trước kia theo ISIS cơ quan bảo vệ thường để sau vùng thông tin về trách nhiệm sau dấu gạch xiên nay chuyển sang MARC21 lại để ở phần phụ chú như vậy sẽ ảnh hưởng đến các vị trí trong mô tả trên phiếu mục lục truyền thống. Mặt khác, theo qui tắc mô tả của Việt Nam và của MARC21 có sự khác nhau về mô tả vị trí giữa nơi, năm hoàn thành luận án và nơi, năm bảo vệ.
+ Trong MARC 21 rút gọn xuất bản 2005 có ví dụ mô tả luận văn nhưng chưa có sự phân biệt rõ ràng và còn trùng lặp giữa trường 260 và 502. Đây là dạng tài liệu không công bố nên không có nhà xuất bản nhưng trong ví dụ tại trường 260$b ghi [K.nh.x.b.]
+ Giữa mã tên nước, mã ngôn ngữ in trong phụ lục của MARC 21 rút gọn và của chuẩn MARC21 không giống nhau sẽ dẫn đến việc không thống nhất trong biên mục gây khó khăn cho người biên mục.
*Bảng phân loại DDC :
Bảng phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classifcation) ra đời từ cuối thế kỷ XIX do nhà thư viện học nổi tiến của Mỹ Melvil Dewey biên soạn.
Bảng phân loại DDC là một bảng phân loại theo đẳng cấp, có 10 lớp chính có ký hiệu bằng số Ả Rập với 3 con số và có 2 số 0 ở cuối thể hiện như sau :
000 Tổng loại
100 Triết học và các khoa học có liên quan 200 Tôn giáo 300 Các khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ học 500 Các khoa học tự nhiên 600 Các khoa học ứng dụng 700 Nghệ thuật 800 Văn nghệ 900 Địa lý. Lịch sử và các khoa học phụ trợ
Các lớp chính lại lần lượt được chia nhỏ ra 10 lớp con, mỗi lớp con được chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn.
Những khó khăn khi sử dụng Bảng Phân loại DDC ở TVQG VN :
Khi chuyển phân loại tài liệu theo khung phân loại mới cán bộ phân loại gặp một số khó khăn khi phân loại như sau:
- Đã sử dụng bảng phân loại BBK hơn 20 năm nên đã quá quen thuộc khi chuyển sang khung phân loại mới với những nguyên tắc, tư duy phân loại khác hẳn BBK gây bỡ ngỡ;
- Kí hiệu BBK là kí hiệu định sẵn ngay trong bảng khi ghép với kí hiệu từ bảng phụ chỉ việc thêm vào kí hiệu chính nên thuân lợi. Nhưng sang DDC kí hiệu phân loại là kí hiệu được tạo lập được ghép nối sau bảng chính và các bảng phụ theo những qui định khá phức tạp. Khi ghép với bảng phụ bắt buộc phải xem mục đó được ghép với một số 0, hai số 0, hay 09 hoặc ghép thẳng không cần qua số 09. Kí hiệu chỉ dùng toàn số nên cũng dễ nhầm khi nhập tin;
- Khi in nhãn cho kho tự chọn theo BBK CBTV chi cần loại khỏi kho theo những trợ kí hiệu phân loại z71, z72... Nhưng khi sang DDC, CBTV không thể loại trừ theo trợ kí hiệu của phân loại được mà phải loại trù theo từ khoá, loại trừ các trường có chứa những từ khoá đó.
- Bảng phân loại này là bảng phân loại biên soạn phù hợp với nước Mỹ với cơ cấu tổ chức xã hội khác với Việt Nam nên khi phân loại một số tổ chức xã hội của Việt Nam rất khó xếp như Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ...
- Một số mục ở phần mở rộng cho Việt Nam so với qui định chung không được rõ ràng dẫn đến khó khăn cho người biên mục như mục tác phẩm văn học. Ở phần hướng dẫn B3 tr. 18 có ghi tác phẩm của 1 tác giả cá nhân, hay nhiều tác giả giới hạn cho một thể loại cụ thể, một thời kì cụ thể : chỉ số cơ bản + thể loại nhưng sang mục tác phẩm văn học Việt Nam thì lại ghép chỉ số cơ bản+thể loại+thời kì.
- Bảng chỉ mục quan hệ có những chỉ dẫn chưa được rõ ràng như mục văn học thiếu nhi. Trong bảng chỉ mục ghi văn học thiếu nhi 808.8, nhưng khi xem vào bảng chính 808.8 là sưu tập văn bản văn học của ba nền văn học trở lên...
- Đối với những tác phẩm văn học nước ngoài trên sách không rõ thông tin về tác giả, không ghi dịch từ nguyên bản tiếng gì, tra cứu trên mạng không có thì xếp vào nền văn học nào
- Luật dân sự của Việt Nam khác với luật dân sự của Mỹ. Nếu xếp theo bảng này thì luật dân sự của Việt Nam phù hợp với luật tư pháp của Mỹ.
Trên đây là những khó khăn trong việc áp dụng Khung phân loại DDC ở TVQG VN nhưng chỉ là những khó khăn bước đầu trong thời kỳ chuyển giao từ Khung phân loại BBK sang DDC. Nhưng giờ đây, với sự nỗ lực của tất cả CBTV mọi chuyện đã trở nên đơn giản và dần trở nên quen thuộc với việc sử dụng các chuẩn nghiệp vụ này.