Một trong những biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ thông tin - thư viện là tăng cường hoạt động Marketing cho Thư viện nhằm thực hiện một chính sách giao tiếp có hệ thống, đổi mới được bộ mặt của Thư viện. Marketting là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Marketting sẽ góp phần quan trọng làm thay đổi đáng kể sự phát triển của các cơ quan thông tin - thư viện và mở ra những khả năng to lớn của các cơ quan này đối với sự phát triển xã hội nói chung.
Có thể tổ chức một bộ phận Marketing ở ngay phòng Đọc để kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho người đọc đến đọc sách tại Thư viện. Thực tế các hoạt động phục vụ tại phòng Đọc từ trước tới nay đã có một nề nếp tốt nhưng ít có tính sáng tạo, chỉ phục vụ theo yêu cầu của người đọc là chính, chưa có những tác động tích cực vào sự tìm tòi của người đọc nên nhiều khi những tài liệu có giá trị vẫn chưa đến được với người cần sử dụng và nhiều người không biết hiện nay ở Thư viện Quốc gia Việt Nam có những tài liệu gì. Có thể làm các trang quảng cáo về từng phần của kho sách dưới dạng các tờ rơi hay trên các phương tiện thông tin đại chúng để thu hút người đọc hơn nữa.
Hệ thống sổ sách với mẫu biểu ghi đã quá cũ, không còn thích hợp với yêu cầu thống kê hiện nay. Vì vậy, cần phải thay bằng mẫu biểu khác, với thiết kế phù hợp hơn, bỏ bớt những mục không thích hợp, đưa vào những mục cần thiết sẽ giúp cho việc theo dõi và nghiên cứu người đọc được chi tiết và chính xác hơn. Khi đó những con số thống kê đó mới phản ánh đúng giá trị đích thực của công tác phục vụ. Đây là giải pháp tạm thời nhưng rất cần thiết, không tốn kém và không ảnh hưởng đến các khâu công tác khác.
Việc phân chia phòng Đọc theo các nhóm người đọc khác nhau (như phòng cho sinh viên, phòng cho cán bộ nghiên cứu...), Thư viện chưa thực hiện được do điều kiện cơ sở vật chất hạn chế. Trong tuơng lai, khi dự án xây dựng Thư viện được hoàn thiện sẽ có điều kiện để cải thiện tình trạng này.
Tài liệu của Thư viện cần được gìn giữ, bảo quản để đỡ bị hư hỏng theo thời gian và qua việc sử dụng của con người. Ngoài những yêu cầu về xây dựng kho tàng, các biện pháp bảo vệ, giáo dục ý thức của người sử dụng thì Thư viện nên học hỏi kinh nghiệm các Thư viện của một số nước tiên tiến: Họ chỉ phục vụ những tài liệu dưới dạng bản sao đối với những tài liệu quý hiếm, hoặc chỉ cho người đọc photocopy qua các bản sao, vì tài liệu sách báo thường ở dạng hữu cơ, dễ bị phân huỷ trong môi trường không khí, sách báo nếu photocopy nhiều sẽ làm tăng độ giòn của giấy, dễ dẫn đến hư hỏng tài liệu. Đây là một kinh nghiệm bổ ích mà Thư viện có thể áp dụng với một số tài liệu của Thư viện như sách Hán Nôm, kho sách Đông Dương.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu của Thư viện.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin là một quá trình tin học hoá vào quy trình xử lý, chế biến thông tin trên cơ sở các phương tiện máy tính, trên các đĩa CD- ROM.
+ Bổ sung: Chọn tài liệu trên đĩa hoặc CSDL tra cứu trực tuyến, quản lý tự động hoá.
+ Biên mục: Chọn các thư mục có sẵn trên mạng, CD-ROM (sửa đổi đánh ký hiệu phân loại; ký hiệu lên giá...).
+ Cho mượn: Quản lý người đọc bằng hệ thống mã, yêu cầu hợc đặt trước tài liệu từ xa.
+ Tra cứu: Trên nhiều vật mang tin khác nhau CD-ROM, Lan, OPAC và có thể tra cứu siêu văn bản.
Việc tạo lập trang WEB giới thiệu về Thư viện và các CSDL của Thư viện trên mạng Internet để nhanh chóng cung cấp những thông tin về kho tàng tài liệu vô giá đến với mọi người là việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay, góp phần mở rộng được phạm vi hoạt động của TVQG VN.
Để tạo điều kiện cho công tác phục vụ tại phòng Đọc được tốt hơn, Thư viện Quốc gia Việt Nam cần nghiên cứu để xây dựng được một chương trình quản lý người đọc và lượt sách luân chuyển hàng ngày. Nếu thiết kế được phần mềm quản lý này sẽ có ý nghĩa thực tiễn to lớn, sẽ khắc phục được tình trạng phổ biến hiện nay của phòng Đọc là có người đang giữ nhiều sách nhưng vẫn tiếp tục mượn, từ đó phần nào giảm bớt lượng phiếu từ chối hàng ngày, hơn nữa giúp thủ thư trả lời được nhanh nhất về địa chỉ của những cuốn sách đang vắng mặt trong kho. Khi đó, mọi công tác thống kê, theo dõi người đọc và kiểm soát sách sẽ ra vào kho nhanh chóng và chính xác hơn hiện nay.
- Tăng cường các sản phẩm và dich vụ thông tin.Việc tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện cần được thực hiện như sau:
+ Đối với dịch vụ thông tin: Để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của người dùng tin tại Thư viện thì việc phát triển thêm các dịch vụ thông tin thư viện mới là rất cần thiết cụ thể:
Dịch vụ cho mượn liên thư viện: là một loại dịch vụ cho phép người dùng tin mượn tài liệu của các cơ quan thông tin - tư liệu khác nhau trong nước và quốc tế một cách dễ dàng và thuận tiện.
Dịch vụ chỉ dẫn nguồn: là một loại dịch vụ cung cấp cho bạn đọc nguồn tìm kiếm tài liệu không có trong thư viện, cung cấp cho bạn đọc những trang web để có thể tìm những thông tin mà họ cần.
Dịch vụ cung cấp các thư mục chuyên đề: giúp người dùng tin nắm bắt đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời các nguồn tài liệu về những vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm chi phí thời gian và công sức tìm kiếm thông tin.
Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc: là dịch vụ cung cấp thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin. Dịch vụ thông tin có chọn lọc được thực hiện dựa trên hợp đồng ký kết giữa thư viện với người dùng tin, thư viện sẽ cung cấp thông tin mới nhất, được chọn lọc, thích hợp với yêu cầu của người dùng tin theo định kỳ đã thoả thuận.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu theo yêu cầu. Điều này phù hợp với nhiều người ở xa không đến Thư viện được hoặc ít có thời gian ngồi đọc tại Thư viện.
Dịch vụ cung cấp trọn gói CSDL trên đĩa CD-ROM nhằm tạo điều kiện cho người đọc tiếp xúc với các CSDL của Thư viện và thuận lợi cho việc tìm tin.
+ Đối với sản phẩm thông tin. Sản phẩm thông tin phản ánh khả năng cũng như trình độ của của cán bộ thư viện trong việc xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin. Thư viện cần phát triển hơn nữa các loại hình ấn phẩm thông tin
của mình, đặc biệt là các loại thông tin theo chuyên đề hay các chuyên ngành khoa học, các vấn đề thời sự, các tác phẩm văn học...mà người đọc quan tâm. Đồng thời, cần tăng cường các sản phẩm thông tin có giá trị cao, tức là những thông tin được cung cấp bởi nhiều nguồn, đã được phân tích, đánh giá, cô đọng và được rút ra từ những dữ liệu, đó là những bản tổng quan, tổng thuật...Vì vậy, việc tăng cường và đa dạng hoá các sản phẩm thông tin thư viện là việc làm cần thiết nhằm nâng cao khả năng tài liệu cuả Thư viện.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ thư viện lớn mạnh hơn nữa cả về số lượng và chất lượng. Việc đào tạo cán bộ thư viện phải dựa trên ba yếu tố: Trình độ kiến thức nghiệp vụ, kiến thức tổng hợp và ngoại ngữ.
+ Đào tạo và nâng cao trình độ kiến thức nghiệp vụ của cán bộ. Cán bộ thư viện phải có kiến thức vững vàng về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện, phải biết định hướng đúng các nguồn thông tin trên thế giới nhằm tiếp cận nhanh với chúng. Thư viện cần có kế hoạch đào tạo lại và bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn cho cán bộ bằng nhiều hình thức khác nhau như tham quan, hội thảo trong và ngoàii nước...để mở mang kiến thức, học hỏi kinh nghiệm nghề nghiệp ở những nơi khác.
+ Đào tạo kiến thức tổng hợp. Ngoài kiến thức về chuyên môn, người cán bộ làm việc ở Thư viện Quốc gia Việt Nam cần được trang bị thêm những kiến thức về tâm lý học, về những ứng xử lịch sự mang tính văn hoá trong giao tiếp với người đọc. Đối với một thư viện khoa học tổng hợp như Thư viện Quóc gia Việt Nam thì đội ngũ cán bộ thư viện (nhất là hàng ngũ cán bộ lãnh đạo, chủ chốt) phải là những người có kiến thức vững vàng về mọi mặt, am hiểu, nắm vững công việc, lòng yêu nghề, có chí tiến thủ mới làm tốt được công việc và xây dựng Thư viện ngày càng lớn mạnh.
Đào tạo trình độ ngoại ngữ cho cán bộ thư viện. Cán bộ thư viện phải thực sự trở thành người trung gian giữa ngân hàng thông tin với người dùng tin, và trong thời đại ngày nay, phải thông thạo ít nhất một thứ tiếng nước ngoài, trước hết là tiếng Anh, vì các sản phẩm thông tin có thể khai thác trên máy tính đều sử dụng bằng tiếng Anh. Người đọc đến Thư viện không chỉ có người Việt Nam, mà còn có cả người nước ngoài. Vì vậy, việc đào tạo nâng cao trình độ ngoại ngữ của cán bộ thư viện sẽ giúp họ giao tiếp, hướng dẫn người đọc là người nước ngoài dễ dàng hơn, thu hút ngày càng đông đảo bộ phận người nước ngoài đến với Thư viện.
Ngoài ba yếu tố để xây dựng đội ngũ cán bộ thì Thư viện còn đào tạo cho cán bộ lòng say mê, tận tuỵ với nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức tổ chức kỷ luật tốt. Ngoài ra, Thư viện phảỉ có những chính sách khuyến khích, ưu đãi đối với cán bộ thông tin - thư viện giúp họ hăng say trong công việc cũng như trong công tác phục vụ sự nghiệp Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước.
- Đào tạo người dùng tin.
Người dùng tin là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ hệ thống thư viện nào, và họ được nhìn nhận qua hai khía cạnh: Họ vừa là đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin - thư viện, là khách hàng , là người tiêu thụ sản phẩm của dịch vụ thông tin - thư viện; Họ cũng chính là người sản xuất ra những nguyên liệu thông tin cho các hoạt động của thư viện. Để đào tạo người dùng tin, Thư viện Quốc gia Việt Nam cần thực hiện một số giẩi pháp như sau:
+ Cách thức đào tạo có thể qua các bản hướng dẫn đặt tại phòng Đọc, phòng Cấp thẻ, hoặc tổ chức một bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn những người đến Thư viện, đặc biệt là những người đến Thư viện lần đầu, để họ biết cách sử dụng thư viện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xây dựng một đội ngũ cộng tác viên từ những người đọc thường xuyên, am hiểu về Thư viện, có uy tín, có trình độ nghề nghiệp chuyên môn cao để họ có thể tư vấn cho Thư viện về nhiều mặt như công tác bổ sung, phân loại, tuyên truyền, giới thiệu sách...làm sao cho tốt nhất, khoa học nhất.
+ Tổ chức Hội nghị bạn đọc để tăng cường mối quan hệ giữa Thư viện và người dùng tin. Qua đó, có thể đánh giá được sự hoạt động của Thư viện, tìm ra mặt mạnh, mặt yếu cần được khắc phục trong thời gian tiếp theo. Việc nhận những thông tin phản hồi và những ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng thư viện là một trong những cơ sở cho việc hoàn thiện ngày một tốt hơn công tác phục vụ thông tin - thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Qua Hội nghị bạn đọc biểu dương những bạn đọc tích cực, khích lệ mọi người đến với Thư viện ngày càng nhiều hơn.
- Tăng cường mở rộng liên kết với các cơ quan thông tin - thư viện trong và ngoài nước.
Trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng mối liên hệ thường xuyên giữa các thư viện khoa học nhằm tạo điều kiện cho sự trao đổi, hỗ trợ chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau, tạo điều kiện cho cán bộ thư viện học hỏi, trao đổi kinh nghiệm công tác lẫn nhau. Qua đó, khắc phục những thiếu sót, những hạn chế của thư viện mình và kịp thời bổ sung, tiếp thu những kinh nghiệm tiên tiến của thư viện bạn.
Quá trình mở rộng liên kết giữa các các cơ quan thông tin - thư viện được thực hiện bằng một số hình thức sau:
+ Hình thức tổ chức các cuộc nói chuyện trao đổi kinh nghiệm, các hội thảo về công tác phục vụ giữa các thư viện với nhau hay đi thăm quan thực tế ở các thư viện khác nhau trong và ngoài nước. Như vậy, chắc chắn chất lượng công tác phục vụ sẽ cải thiện hơn.
+ Phát triển phương thức cho mượn liên thư viện.
+ Đẩy mạnh sự hợp tác quốc tế trong lĩnh vực trao đổi thông tin tư liệu với các nước trong khu vực và trên thế giới; Tranh thủ sự hợp tác, giúp đỡ của các thư viện và tổ chức nước ngoài về mặt chuyển giao tri thức và công nghệ thông tin, đào tạo cán bộ và trang thiết bị kỹ thuật...
+ Học hỏi kinh nghiệm của các nước tiên tiến trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động Thư viện ngày càng phát triển, tiến tới xây dựng cho Thư viện một tiềm lực thông tin đủ mạnh để hoà nhập vào mạng thông tin quốc tế. Từ đó, có thể khai thác thông tin thuân lợi, phục vụ kịp thời những yêu cầu thông tin đa dạng của người đọc.
* Đối với Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội
Sau thời gian được tiếp xúc thực tế với công việc theo chuyên ngành mình học trong tương lai tôi thấy mình đã trưởng thành hơn, hiểu sâu sắc hơn về chuyên ngành Thông tin – Thư viện. Điều ý nghĩa nhất mà tôi rút ra được sau quá trình thực tập. Đó là con đường từ lý thuyết đến thực tiễn có khá nhiều khác biệt và tôi hiểu mình cần phải học tốt lý thuyết thì mới có thể áp dụng linh hoạt vào thực tiễn được. Vì vậy tôi xin được đưa ra một số ý kiến của riêng mình đối với Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn hoá – Thông tin & Xã hội nói riêng như sau:
- Tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên trong trường được học chuyên sâu về chuyên ngành, sử dụng quỹ thời gian học một cách khoa học, ngoài học lý thuyết cần dành phần lớn thời gian cho việc thực hành.
- Tổ chức những chuyến đi thực tế tại các cơ quan thông tin – thư viện để sinh viên nhận thức được công việc trong tương lai và ứng dụng thực tế, đồng thời mở rộng thực tập ngoài cơ quan để có thể tiếp xúc thực tế nhiều hơn, hay làm quen, khái quát được các công việc.
- Luôn luôn đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập để tạo sự hứng thú, niềm đam mê cho sinh viên.
- Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu, trò chuyện giữa giảng viên và sinh viên về chuyên ngành để hiểu hơn về tâm tư, nguyện vọng của sinh viên đối với chuyên ngành mình theo học.
- Nhà trường, Khoa Văn hoá Thông tin & xã hội cần quan tâm hơn nữa đối với đoàn thực tập tại các cơ quan. Luôn nắm bắt thông tin, tình hình để có thể giúp đỡ học sinh – sinh viên trong quá trình thực tập còn gặp nhiều khó khăn.